2014년도 기록물 관리지침

2014. 2.

	광주광역시서부교육지원청
	[학교운영지원과]

◈ 목  차 ◈

제1장 기록관리의 이해	01

제1절 기록관리의 개요	01

1. 기록관리의 목적	01

2. 기록관리의 방향	01

3. 기록관리의 대상	01

4. 기록관리 대상 기관	01

제2절 용어의 정의	02

제2장 기록물 관리

제1절 기록물의 정리	04

1. 기록물 정리 및 생산현황 통보 개요	04

2. 기록물 정리 전(前) 점검사항	05

3. 기록물의 분류	06

4. 기록물의 공개여부 분류	10

5. 기록물의 등록 및 편철관리	12

6. 개인정보가 포함된 기록물의 관리지침	21

제2절 기록물 생산현황 통보	28

1. 생산현황 통보 절차	28

2. 통보대상 및 방식	29

3. 유형별 생산현황 통보	30

4. 생산현황 통보서식	31

제3절 기록물 이관	40

1. 처리과에서 기록관으로 기록물 이관	40

2. 기록관에서 영구기록물관리기관으로 기록물 이관	52

3.  비공개기록물 이관연장

제4절 지방이전 정부기관의 기록물 관리	58

제5절 폐지(한시)기관의 기록물 관리	61

제6절 기록물의 평가 및 폐기	65

◈ 목  차 ◈

2. 기록관에서 영구기록물관리기관으로 이관(기록관)	42

제4절 기록물 평가 및 폐기	46

제3장 기록물의 종류ㆍ형태별 관리

제1절 조사ㆍ연구ㆍ검토서 관리	50

제2절 회의록 관리	52

제3절 간행물관리	55

* 참고자료 A : 간행물 발간번호 등록 및 송부지침

제4절 시청각기록물 관리	71

제5절 행정박물 관리	76

제6절 비밀기록물 관리	81

제4장 전자기록물 관리

제1절 전자기록물의 관리(기록관)	83

제2절 전자기록물 보존포맷 변환·관리(기록관)	86

제3절 RMS를 이용한 기록물 이관(기록관)	94

※ 참고사항

1. 광주광역시교육청 연간 기록관리업무	99

2. 기록관리 업무담당자 연락처	100

주요 내용 및 변경 사항

제 1 장 기록관리의 이해

2014년도 기록물 관리지침

제 1 장 기록관리의 이해

제1절 기록관리의 개요

1. 기록관리의 목적

□ 교육기관의 투명하고 책임 있는 행정의 구현

□ 공공기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용

2. 기록관리의 방향

□ 기록정보에 대한 투명성, 신뢰성, 설명책임성 확대

□ 종이기반에서 전자기반 기록관리 체제로 전환

□ 보존하고 있는 기록정보에 대한 서비스 기반 확충

□ 기록관리 인식제고를 위한 교육 및 지도점검 강화

3. 기록관리의 대상

□ 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물

□ 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 페기, 보존, 공개 활용 등의 기록물관리 활동

4. 기록관리 대상 기관

□ 광주광역시교육청	(기록관)
○ 본청의 실·과	(처리과)
○ 본청의 관할 직속기관	(처리과)
○ 본청의 관할 각급학교	(처리과)
□ 동부교육지원청	(기록관)
○ 동부교육지원청의 실과	(처리과)
○ 동부교육청의 관할 각급학교	(처리과)
□ 서부교육지원청	(기록관)
○ 서부교육지원청의 실과	(처리과)
○ 서부교육청의 관할 각급학교	(처리과)

제2절 용어의 정의

1. “법률”이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」을 말한다.

2. “각급기관”이란 광주광역시교육청, 교육지원청, 직속기관, 각급학교를 말한다.

3. “본청”이란 광주광역시교육청을 말한다.

4. “지원청”이란 광주광역시동부교육지원청과 광주광역시서부교육지원청을 말한다.

5. “각급학교”란 공립유치원, 초등학교, 중학교, 고등학교, 특수학교를 말한다.

6. “기록물”이란 각급기관에서 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서․도서․대장․카드․도면․시청각물․전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.

7.  “기록물관리”란 기록물의 생산․분류․정리․이관․수집․평가․폐기․보존․공개․활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.

8.  “처리과”란 본청 및 교육지원청의 실․과와 직속기관 및 각급학교를 말한다.

9.  “기록관”이란 본청 및 지원청의 기록관을 말한다.

10. “영구기록물관리기관”이란 안전행정부의 국가기록원을 말한다.

11.  “등록”이란 전자기록물이 생산되고 획득되었음을 확인하기 위해 업무관리시스템 에 입력할 때 고유한 식별자를 부여하는 행위를 말한다.

12. “업무관리시스템”이란 행정(공공)기관이 업무처리의 전 과정을 과제관리카드 및 문서관리카드 등을 이용하여 전자적으로 관리하는 시스템을 말한다.

13.  “기록관리시스템”이란 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

14.  “영구기록관리시스템”이란 국가기록원에서 영구기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

15. “행정정보시스템”이란 각급기관이 행정정보를 생산·수집·가공·저장·검색·제공·송신·수신하고 활용할 수 있도록 하드웨어·소프트웨어·데이터베이스 등을 통합한 시스템을 말한다.

16.  “전자기록물”이란 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송ㆍ수신 또는 저장되는 전자문서, 웹기록물 및 행정정보 데이터세트 등의 기록정보자료를 말한다.

17. “행정정보 데이터세트”란 각급기관에서 업무상 사용하고 있는 행정정보시스템에서 생산되는 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다.

18.  “웹기록물”이란 각급기관의 웹사이트에 포함된 모든 형태의 기록정보자료와 웹사이트 운영 및 구축과 관련된 관리정보를 말한다.

19. “개인정보”란 살아 있는 개인에 관한 정보로서 성명, 주민등록번호  및 영상 등을 통하여 개인을 알아볼 수 있는 정보를 말한다.

20. “개인정보의 처리”란 개인정보의 수집, 생성, 기록, 저장, 보유, 가공, 편집, 검색, 출력, 정정, 복구, 이용, 제공, 공개, 파기, 그 밖에 이와 유사한 행위를 말한다.

21.  “단위과제” 이란 정부기능분류체계의 소기능을 유사성, 독자성 등을 고려하여 영역별, 절차별로 세분한 업무를 말한다.

제 2 장 기록물 관리

2014년도 기록물 관리지침

제 2 장 기록물 관리

제1절 기록물의 정리

1. 기록물 정리 및 생산현황 통보 개요

□ 법적 근거

○ 법률 제18조(기록물의 등록ㆍ분류ㆍ편철 등), 제19조(기록물의 관리 등)

○ 동법 시행령 제24조(기록물의 정리), 제33조(처리과의 기록물 생산현황 통보) 및 제42조(기록물 생산현황 통보)

○ 동법 시행규칙 제14조(기록물의 정리), 제21조(기록물 생산현황의 작성 시기) 및 제27조(기록물 생산현황 통보)

○ ｢처리과 기록관리 업무처리 절차｣ 제5절ㆍ제7절(NAK/S 3:2013(v2.1))

□ 기록물의 정리 및 생산현황 통보 개요

영구기록물관리기관 (국가기록원)	…	기록물관리지침 수립ㆍ시행
↓
기 록 관 (본청,교육지원청)	…	기록물 정리계획, 생산현황 통보지침 수립ㆍ시행(관련교육 포함)
↓
처 리 과 (본청 및 교육지원청 실·과, 각급기관 및 학교)	…	【기록물 정리】: 2월 말까지 - 업무관리시스템 □문서관리카드, 메모보고, 지시사항 등의 종결 수행 □기록물철별 보존기간 확정 【생산현황 통보】: 5월 31일까지 - 업무관리시스템 : 이관 처리	…	○ 업무관리시스템
↓
기 록 관 (본청,교육지원청)	…	【생산현황 확인 및 취합】 □인수일정 수립 □검수, 인수 및 인수 통보 □생산현황 누락 처리과 확인 【생산현황 통보】: 8월 31일까지 □처리과 생산현황 취합 후 국가기록원에 통보	…	○ 기록관리시스템
↓
영구기록물관리기관 (국가기록원)	…	【생산현황 접수 및 취합】 □향후 이관 Data 활용 □기록물 이관 중장기계획 반영	…	○ 영구기록관리시스템

※  업무관리시스템의 경우 처리과에서 이관처리 후 기록관에서 생산현황을 통보하는 체계임

2. 기록물 정리 전(前) 점검사항

내 용	시스템
○ 업무관리시스템 정리 - 생산자(문서관리카드, 메모보고) : 본인 생산문서의 문 서 카드 관리정보 수정(열람범위 재조정ㆍ공개여부 재분류), 과제가 미분류된 메모보고에 대한 단위 과제 지정 - 과제카드담당자(단위과제카드) : 내용 및 취지, 과제 이력 보완, 열람범위 재조정 - 진행 중인 문서 유무 확인 및 처리(발송 및 담당자 확인)	업무관리 시스템
○ 업무관리시스템의 기록물(문서)등록대장에 등록되지 않은 기록물이 있는지 여부를 확인하여 추가 등록 - 대면결재, 민원신청서, 회계기록 등 종이로 생산된 기록물 누락여부 확인 후 누락사항 추가 등록	업무관리 시스템
○ 기록물등록대장의 등록사항과 실제 기록물이 일치 하는지 여부를 확인한 후 미비사항 보완	업무관리 시스템
○ 기록물철별로 보존기간 책정 등 보존분류 사항을 확인 하고, 변경이 필요한 경우 기록물철등록부에 변경사 항을 기재 ○ 결재 진행 중인 기록의 결재 완료, 접수 후 담당자 미 확인 또는 미편철 기록의 편철 완료	업무관리 시스템
○ 기록물(문서)등록대장상의 쪽수와 실제 기록물의 쪽 수가 일치 되는지 여부를 확인한 후 기록물철 단위 의 면표시를 최종적으로 확정ㆍ표기	비전자 기록물
○ 기록물철 안에 남아있는 철침 등 이물질을 제거	비전자 기록물
○ 기록물철의 색인목록과 실제 편철상태가 일치하는지 여부 확인	비전자 기록물

3. 기록물의 분류

□ 법적 근거

○ 법률 제19조(기록물의 관리 등)

○ 동법 시행령 제25조(기록관리기준표) 및 시행규칙 제16조(기록관리기준표)

○ ｢처리과 기록관리 업무처리 절차｣제6절ㆍ제10절(NAK/S 3:2013(v2.1))

○ ｢기록관리기준표 작성 및 관리절차｣제4절ㆍ제5절(NAK/S 4:2012(v2.1))

□ 기록물 분류 원칙

○  각급기관에서는 기록물의 보존기간, 공개여부, 비밀여부 및 접근권한 등을 분류하여 관리

○  기록물을 분류할 때에는 정부기능분류체계(BRM)의 단위과제별로 작성하는 것을 원칙으로 하되, BRM을 적용할 수 없는 경우 관할 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 별도의 기능분류방식 사용

○  기록물의 분류 및 편철은 등록ㆍ접수와 동시에 실시

□ 기록물의 분류체계 운영 방안

○ 정부기능분류체계(BRM) 도입기관 : 기록관리기준표 운영

▣ 기록관리기준표 개념▣

구 분	기록관리기준표
개념	▪정부기능분류체계(BRM)상의 단위과제에 보존기간, 보존기간 책정사유, 비치기록물ㆍ공개여부 등의 기록관련 기준정보 부여 ▪단위과제 하위에 과제카드를 생성하여 기록물을 분류할 수 있도록 한 업무기반의 기록물분류체계
분류단위	▪정책분야ㆍ정책영역ㆍ대기능ㆍ중기능ㆍ소기능ㆍ단위과제의 6단계
기본단위	▪단위과제
적용시스템	▪업무관리시스템, 기록관리시스템

□ 기록관리기준표 운영

○ 각급기관에서는 정부기능분류체계(BRM)에 기반한 기록관리기준표를 작성ㆍ운영

※ 단, 대규모사업에 한해 “사업별”로 단위과제 책정

○ 현재 ‘기능’ 중심의 기록관리체계를 보완하여 대규모 투자사업*에 대해서는 ‘사업 단위’로 기록물을 통합 관리하도록 해 책임소재를 보다 엄격하고 용이하게 함으로써 사실상의 ‘정책이력관리’가 가능토록 함

- (적용대상) ① 중앙행정기관 : 예비타당성 검토사업 및 민간투자 심의사업
② 지자체 : 총사업비 300억 이상* 모든 투자사업

○ 또한, 대규모 투자사업 관련 자료는 역사기록물로 장기보존

- 대규모 투자사업에 관한 기록물도 업무기능에 따라 보존기간이 다르게 운영되어 왔으나, 앞으로는 모두 준영구 이상으로 책정하여 국가기록원에 이관되어 역사의 기록으로 보존되도록 함

- (적용방안) 대규모사업을 추진하는 경우 업무관리시스템에서 구체적 사업명으로 단위과제를 설정하여 관련 기록물 모두를 해당 단위과제로 종합관리(1사업 1단위과제 원칙)하며, 보존기간 준영구 이상 책정

≪예시≫

대규모 정부 투자사업명	현황조사 결과 (잘못된 예)		➠	시정요청 (올바른 예)
	단위과제	보존 기간		단위과제	보존 기간
○○ 도시개발사업	도시개발사업	준영구		○○○ 도시개발사업	준영구 또는 영구 중 택일
	도시개발사업시행	30년
	도시개발사업특별회계운영	5년

< 관련사항 :「대규모 투자사업에 대한 정책실명제 강화방안」(’12.8.7 국무회의 보고) >

- 기록관에서는 2014년 1월 1일을 기준으로 그 이후에 신설되었거나, 아니면 단위과제의 명칭이나 보존기간이 변경된 단위과제에 대하여 매년 10월 31일까지 관할 영구기록물관리기관과 협의하여야 하며, 영구기록물관리기관은 단위과제별 보존기간 검토 결과를 매년 12월 31일까지 해당 기록관에 통보

- 기록관에서는 매년 기록물 정리기간 종료 직후에, 위와 같이 관할 영구기록물관리기관과 협의하여 통보 받은 신설․변경 단위과제명, 업무설명, 보존기간 등을 관보 또는 당해기관 홈페이지 등 정보통신망에 고시하여야 함

- 기록관에서는 신설․변경 단위과제에 비밀 관련 정보가 포함되어 있는 경우 서면으로 작성하여 영구기록물관리기관에 제출하고, 영구기록물관리기관으로 제출한 자료의 예고문은 제출일로부터 1개월이 경과한 달의 말일에 파기

[기록관리기준표 단위과제 보존기간 검토 프로세스]

(CAMS)

○ 기록관리기준표 관리항목

- 업무설명, 보존기간, 보존기간 책정사유, 비치기록물 여부, 공개여부, 접근권한 등

※ 단, 공개여부 및 접근권한 등은 기록관별로 달리 정할 수 있음

○ 보존기간

- 기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분

- 대통령ㆍ수사ㆍ재판ㆍ정보ㆍ보안관련 기록물은 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 소관 중앙행정기관의 장이 보존기간 구분

- 보존기간의 기산일은 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일로 함

<예시> 2013년 12월 20일 기록물이 완결된 경우, 2014년 1월 1일부터 해당 보존기간을 적용

- ｢공공기록물관리에 관한 법률 시행령｣제26조 제1항관련 별표1(보존기간별 책정기준), 기록관리 표준(기록관리기준표 작성 및 관리 절차*),  해당 기관의 ｢기록물 보존기간 준칙｣ 및 ｢공통업무 기록물 보존기간표｣를 참조하여 보존기간 책정

* 국가기록원 홈페이지 > 기록관리란? > 기록관리표준 > 표준화현황

* 국가기록원 홈페이지 > 기록관리란? > 기록관리 업무안내 > 처리과 > 기록관리기준표

○ 비치기록물 지정

- 업무의 계속적 활용이 필요한 기록물은 기록관리시스템에서 비치기록물로 지정하여 처리과에서 보관할 수 있음

- 비치기록물의 비치기간이 종료된 경우에는 다음 연도 중에 기록관으로 이관

- 비치기간 경과 후 기록관 이관된 기록물중 보존기간 기산일로부터 10년이 경과한 기록물로서 보존기간이 30년 이상인 기록물은 인수한 다음 연도 중 영구기록물관리기관으로 이관

※ 기록물의 보존기간별 책정 기준 : 법률 시행령 제26조 제1항[별표 1]참조

4. 기록물의 공개여부 분류

□ 법적 근거

○ 법률 제35조(기록물의 공개여부 분류)

○ 동법 시행령 제72조(기록물의 공개여부 분류)

○ 기록물 공개관리 업무-제1부(NAK/S 19-1:2012(v1.1))

□ 기록물의 공개여부 분류

○ 기록물 이관시 공개여부 분류

- 각급기관에서는 기록물을 이관하는 때에는(처리과⇒기록관, 기록관⇒영구기록물관리기관) 기록물의 공개여부를 재분류하여 이관

※ 단, 기록관이 영구기록물관리기관으로 기록물을 이관하는 경우 기록물을 이관하기 전 최근 5년의 기간 중 해당 기록물의 공개여부를 재분류 한 경우에는 공개여부 재분류 절차를 생략하고 이관할 수 있음

- 공개여부 구분은 기록물 건 단위 또는 쪽 단위로 하고 이관 시에 비공개기록물은 비공개 사유를 함께 제출

○ 비공개기록물의 주기적 재분류

- 기록관에서는 비공개로 재분류된 기록물에 대하여 재분류된 연도부터 매 5년마다 공개여부를 재분류

○ 비공개기록물은 생산연도 종료 후 30년이 경과하면 모두 공개함을 원칙으로 함

○ 영구기록물관리기관 소장 기록물 중 30년 경과되어 비공개 기간 연장이 필요한 경우

- 연장시기 및 사유 등을 해당 비공개기록물의 보존기간 기산일부터 30년이 지난해의 전년도 말까지 영구기록물관리기관의 장에게 제출

- 영구기록물관리기관에서 기록물공개심의회 및 국가기록관리위원회의 심의를 거쳐 비공개기간 연장 결정

□ 재분류 절차

○ 비공개기록물 재분류 대상 선정

- 보유하고 있는 비공개기록물 중 재분류 시점으로부터 5년이 도래한 재분류 대상 목록 추출

⇒ 2014년 재분류 대상 : 기록관에서 보유하고 있는 비공개기록물 중 2009년도에 이관된 기록물

※ 인수 기록물은 법률 제35조 제1항 및 동법시행령 제72조 제1항의 규정에 따라 기록물 이관시 처리과에서 공개여부를 재분류하여 이관하도록 규정하고 있어 인수 시점으로부터 5년이 도래한 기록물이 재분류 대상임

- 처리과별, 기록물 유형별 특성 파악 및 비공개 대상정보 기준을 마련하기 위해 재분류 대상 기록물을 처리과별, 기록물 유형별로 구분하여 정리

○ 공개여부 구분

- 처리과별, 기록물 유형별 재분류 기준서 및 건별 재분류 검토서를 작성하면 편리함

- 재분류 대상기록물을 생산한 처리과 대상으로 의견 청취

- 처리과 의견조회 결과 의견이 다를 경우 충분히 협의ㆍ조정하고, 그 결과를 기준서 및 검토서에 반영

○ 정보공개심의회 심의 권장

- 생산기관 의견조회 및 조정을 거쳐 확정된 재분류 결과는 정보공개심의회를 심의를 받아 확정할 수 있음

- 공개여부 결정이 어렵거나, 처리과와 의견이 상이한 경우 기록물정보공개심의회에서 충분히 검토될 수 있도록 심의자료 준비

○ 공개여부 확정

- 정보공개심의회의 심의를 마친 재분류 결과는 기록관의 관리기관장의 결재를 거쳐 확정

- 공개로 결정된 기록물 목록은 기관 홈페이지 등을 통하여 게시 및 대국민 서비스 실시

〔비공개 대상정보 기준〕

번호	비 공 개 대 상 정 보	근 거
1	다른 법률 또는 법률이 위임한 명령(국회규칙ㆍ대법원규칙ㆍ헌법재판소규칙ㆍ중앙선거관리위원회규칙ㆍ대통령령 및 조례에 한한다)에 의하여 비밀 또는 비공개 사항으로 규정된 정보	공공기관의 정보공개에 관한 법률 제9조 제1항 제1호
2	국가안전보장ㆍ국방ㆍ통일ㆍ외교관계 등에 관한 사항으로서 공개될 경우 국가의 중대한 이익을 현저히 해할 우려가 있다고 인정되는 정보	공공기관의 정보공개에 관한 법률 제9조 제1항 제2호
3	공개될 경우 국민의 생명ㆍ신체 및 재산의 보호에 현저한 지장을 초래할 우려가 있다고 인정되는 정보	공공기관의 정보공개에 관한 법률 제9조 제1항 제3호
4	진행중인 재판에 관련된 정보와 범죄의 예방, 수사, 공소의 제기 및 유지, 형의 집행, 교정, 보안처분에 관한 사항으로서 공개될 경우 그 직무수행을 현저히 곤란하게 하거나 형사피고인의 공정한 재판을 받을 권리를 침해한다고 인정할만한 상당한 이유가 있는 정보	공공기관의 정보공개에 관한 법률 제9조 제1항 제4호
5	감사ㆍ감독ㆍ검사ㆍ시험ㆍ규제ㆍ입찰계약ㆍ기술개발ㆍ인사관리ㆍ의사결정과정 또는 내부검토과정에 있는 사항 등으로서 공개될 경우 업무의 공정한 수행이나 연구ㆍ개발에 현저한 지장을 초래한다고 인정할만한 상당한 이유가 있는 정보	공공기관의 정보공개에 관한 법률 제9조 제1항 제5호
6	당해 정보에 포함되어 있는 이름ㆍ주민등록번호 등 개인에 관한 사항으로서 공개될 경우 개인의 사생활의 비밀 또는 자유를 침해할 우려가 있다고 인정되는 정보	공공기관의 정보공개에 관한 법률 제9조 제1항 제6호
7	법인ㆍ단체 또는 개인의 경영ㆍ영업상 비밀에 관한 사항으로서 공개될 경우 법인 등의 정당한 이익을 현저히 해할 우려가 있다고 인정되는 정보	공공기관의 정보공개에 관한 법률 제9조 제1항 제7호
8	공개될 경우 부동산 투기ㆍ매점매석 등으로 특정인에게 이익 또는 불이익을 줄 우려가 있다고 인정되는 정보	공공기관의 정보공개에 관한 법률 제9조 제1항 제8호

5. 기록물의 등록 및 편철관리

□ 법적 근거

○ 법률｣ 제18조(기록물의 등록ㆍ분류ㆍ편철 등)

○ 동법 시행령 제20조(기록물의 등록) 내지 제23조(편철 및 관리)

○ 동법 시행규칙 제4조(기록물의 등록) 내지 제13조(기록물철의 분류번호 표시)

○ ｢처리과 기록관리 업무처리 절차｣제5절ㆍ제6절(NAK/S 3:2013(v2.1))

□ 기록물의 관리범위

○ 각급기관의 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각기록물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물

- 공문서, 조사ㆍ연구 또는 검토서, 회의록

- 교육감 및 교육장 등 주요 직위자의 업무관련 메모ㆍ일정표ㆍ방문객명단 및 대화록

- 조사ㆍ연구 또는 검토서 작성과 관련한 문서가 결재 또는 검토과정에서 반려되거나 중요한 내용의 수정을 위하여 재 작성된 경우 반려된 문서 또는 재작성 전의 원본문서

- 각급기관의 주요행사ㆍ사업에 관한 시청각 기록물

- 각급기관의 업무와 관련하여 발간한 간행물

- 각급기관의 업무수행과 관련하여 생산ㆍ활용한 형상기록물(행정박물)

- 각급기관이 폐지되는 경우 폐지된 기관의 기록물

- 특히 연간주요업무계획, 중장기업무계획 등 기관(처리과)의 주요한 업무사항이 누락되지 않도록 하여야 함

○ 업무관리시스템으로 생산ㆍ접수된 기록물뿐만 아니라, 행정정보시스템으로 작성ㆍ보유하고 있는 자료도 기록관리 대상임

□ 기록물의 등록

○ 기록물을 생산ㆍ접수 또는 배부한 때에 업무관리시스템에 등록 관리

- 각급기관에서 운영하고 있는 각종 위원회(승진심사위원회, 징계위원회 등) 회의록 등의 기록물은 담당업무를 관장하고 있는 부서에 등록

○ 전자문서 붙임 파일 첨부시 암호화, 보안솔루션(DRMS)적용 또는 압축파일 금지

- 붙임 파일에 비밀번호를 설정할 경우 해당 비밀번호를 지속적으로 관리할 수 없어, 이 경우 붙임 파일에 대한 내용 확인이 불가하여 문서로서의 효력 상실

※ 개인정보 등이 포함되어 있는 붙임 파일은 업무관리시스템의 문서 보안 또는 열람 범위 지정 기능을 활용하여 열람을 제한하는 방법 활용

- 압축파일(zip, alzip 등)은 업무관리시스템에 등록되는 파일수와 실제 파일수가 상이하여 전자문서의 진본성 입증 곤란

※ 압축파일을 첨부할 경우 시스템은 1개의 파일이 해당 전자문서에 첨부된 것으로 관리되어지지만, 해당 압축 파일을 해제할 경우 다수의 파일이 발생

- 암호 설정 또는 압축 파일은 문서보존포맷 변환 불가

※ 제36조(기록관의 전자기록물 보존) ① 기록관의 장은 인수가 종료된 전자기록물중 보존기간이 10년 이상인 경우에는 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 문서보존포맷 및 장기보존포맷으로 변환하여 관리하여야 한다.

○ 전자문서의 붙임으로 실제 파일이 아닌 연결정보(링크) 파일 첨부 금지

- 기록물 이관 시 연결정보(링크) 오류 발생, 실제 파일 변경 등 무결성 훼손

○ 첨부물의 분리등록

- 기록물의 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 별도 관리가 필요한 경우 분리등록을 하여 동일한 관리번호에 따라 별도 관리가 이루어질 수 있도록 함

<예시>

- 기록물의 본문과 첨부물의 규격차이가 심한 경우

→ 도면, 사진, 녹음동영상, 카드류, 정부간행물 등

- 상호 다른 기록매체로 구성되어 별도 관리가 필요한 경우 등

→ 종이문서, 사진·영화필름, 녹음테이프, 마이크로필름, 광디스크 등

- 첨부물 분리등록번호의 구성요소 : 본문의 생산(접수)등록번호에 첨부일련번호를 추가(문서등록대장 분리항목에서 확인 가능)

- 분리등록한 첨부물의 경우｢법률 시행규칙｣【별표 1】에 따라 등록하고, 관련 문서관리카드 본문(업무관리시스템)의 해당문서를 출력하여 분리 등록한 첨부물과 함께 보관 [업무관리시스템에서 출력한 문서는 반드시 원본대조확인(원본대조필 날인)을 하여야 함]

○ 생산등록번호의 부여시기

- 결재권자가 결재하거나 보고받은 기록물 : 결재 또는 보고가 끝난 후

- 조사ㆍ연구서ㆍ검토서의 반려 문서 또는 재작성 전 원본문서  : 반려된 직후 또는 재 작성된 문서로 교체된 직후

- 업무관리시스템 이 반려 또는 재작성 전 문서를 원본의 첨부형태로 관리하는 경우 : 별도 등록번호를 부여하지 않을 수 있음

- 사진ㆍ필름류의 시청각기록물 : 보존 기록물로 적합한 대상을 선정한 후

- 영화ㆍ비디오ㆍ오디오류의 시청각기록물 : 촬영ㆍ녹화 또는 녹음된 기록물을 편집하여 기록물이 완성된 후

- 편집장비를 보유하지 않은 경우 : 편집되지 않은 상태의 기록물 등록

○ 접수등록번호의 부여시기 : 접수기록물은 접수와 동시에 부여

○ 기록관 직접 수집한 기록물의 경우 : 기록관리시스템에 의해 획득된 시점

□ 기록물 등록번호의 표시

○ 생산등록번호의 표시방법

- 문서관리카드는 관리정보의 문서번호란에 생산등록번호 표기

- 생산등록번호란 또는 문서번호란이 없는 문서ㆍ카드류ㆍ도면류 : 당해 기록물의 좌측 상단 여백에 생산등록번호 표기

- 사진 또는 필름류의 기록물 : 사진 뒷면이나, 당해 사진ㆍ필름 등을 넣은 봉투 또는 당해 사진ㆍ필름 등을 부착한 종이의 좌측 상단의 여백에 표기

‧ 동일한 내용의 사진과 필름 등은 동일한 생산등록번호를 표기

- 테이프ㆍ디스크ㆍ디스켓류 : 당해 기록물과 그 보존용기에 생산등록번호를 표기

- 기록물의 재질 또는 규격상 기록물 자체에 생산등록번호를 표기하기 곤란한 기록물 : 당해 기록물을 넣은 봉투 또는 보존용기에 생산등록번호를 표기

○ 접수등록번호의 표시방법

- 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물외의 접수기록물 : 우측 상단의 여백에 접수등록번호 표기

- 생산등록번호 또는 접수등록번호를 그 기록물에 표기시 처리과기관코드는 처리과명으로 표기

- 전자기록물의 경우에는 당해 등록번호를 등록정보로 관리하는 것으로 등록번호 표기를 대체

[시행규칙 별표 1]

등록번호의 표시방법(제5조 관련)

1. 생산등록번호

가. 문서ㆍ카드류ㆍ도면류 등 보통 규격 이상의 기록물					나. 사진ㆍ필름ㆍ테이프ㆍ디스켓 등 소형규격의 기록물
등록번호		↑ ｜ ｜ ｜ 2.5㎝ ｜ ｜ ｜ ↓		↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓		등록	(등록번호)
등록일자							(등록일자)
처 리 과						←---------------- 3.5㎝ -----------------→
←------------------ 5㎝ -----------------→

2. 접수등록번호

가. 문서ㆍ카드류ㆍ도면류 등 보통규격 이상의 기록물					나. 사진ㆍ필름ㆍ테이프ㆍ디스켓 등 소형규격의 기록물
접수번호		↑ ｜ ｜ ｜ 2.5㎝ ｜ ｜ ｜ ↓		↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓		접수	(접수번호)
접수일시							(접수일시)
처 리 과						←------------------ 3.5㎝ ----------------→
←------------------ 5㎝ -----------------→

□ 기록물의 편철관리

○ 단위과제별 기록물의 편철

- 각급 기관은 단위과제별로 1개 이상의 기록물철 또는 단위과제카드를 만들어 해당 기록물을 편철

- 처리과의 장은 단위과제별 기록물철 작성기준을 마련하여 체계적으로 기록물을 편철관리

- 업무관리시스템으로 기록물 분류정보를 부여

‧ 업무관리시스템 사용기관 : 단위과제별로 분류

- 비전자 기록물은 기록물 분류 및 기록물 종류별 관리에 적합한        보존용 파일 및 용기에 넣어 관리

□ 일반문서류의 편철 및 관리(비전자)

○  처리과에서 업무가 진행 중에 있거나 또는 업무에 활용중인 문서는 진행문서파일에 위에서부터 아래로 사안의 발생순서에 따라 끼워 넣어 관리

○  사안이 종결되면 진행문서파일의 기록물을 꺼내어 공공기록물법시행규칙 제8조 [별표2]의 기록물철표지 및 [별지 제1호서식]의 색인목록을 출력한 다음 문서를 순서대로 배열하여 편철한 후 보존용표지를 씌움

○  기록물철표지는 업무관리시스템을 이용하여 출력(또는 직접작성)

- 기록물철 표지의 연도표시는 시작연도-끝년도(종료년도)로 하며, 기록물 이관시의 기준은 끝난 년도가 됨

※ 업무관리시스템 등록 기록물은 표지를 직접 작성하여 사용(국가기록원 홈페이지→ 기록관리란?→기록관리표준→지침 및 매뉴얼→ ‘표지 및 색인목록’ 서식 참조)

○  기록물철의 편철순서는 위로부터 기록물철 표지, 색인목록(시행규칙 별지 제1호 서식), 문서의 순서대로 편철

[시행규칙 별지 제1호서식]

색  인  목  록

1. 일반문서류

기록물철 제목

분류번호* :                                            (생산연도 :         )

일련 번호	일 자	등록번호	제 목	보낸 기관	받은 기관	쪽표시	전자문서 여 부	비 고

* 분류번호 : 공문서분류번호, 단위업무코드, 단위과제명(주의 : 단위과제코드 아님) 등

○  처리 완결된 일반문서류는 진행문서파일에서 분리하여 보존용 표지를 추가로 씌워 편철용 클립 또는 집게로 고정시킨 후 보존상자에 생산연도별‧보존기간별로 구분하여 넣기

- 보존상자의 측면에는 보존상자표지를 부착

- 기록물철당 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로 하며, 편철하여야 할 기록물의 양이 과다한 경우에는 2권 이상으로 나누어 편철함

- 각 기록물철에는 동일한 제목과 분류번호를 부여하고 괄호 안에 권호수를 다르게 표기함

<예시>

기록물의 편철관리(2-1), 기록물의 편철관리(2-2)

- 업무관리시스템에 등록한 비전자 문서의 철제목은 ‘단위과제카드명’으로 하되, 필요시 본제목(단위과제카드명)의 우측에 부제목 추가

<예시>

기록물 이관 관리 : 기록물인수인계서(중앙행정기관) (2-1)

↳ 단위과제카드명   ↳ 부제목                     ↳권호

※ 본제목과 부제목간 구분은 ‘쌍점(:)’

○ 문서의 면 표시는 문건별 면수를 중앙 하단에, 문서철별 면수를 우측 하단에 위에서 아래의 순으로 부여하되 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 면수 부여

- 동일한 문서철을 2권 이상으로 나누어 편철한 경우 제2권부터는 앞 권호의 마지막 면수에 이어서 일련번호 부여

- 접혀있는 기록물은 펼친 상태에서 우측하단에 면 표시

- 표지 및 색인목록을 제외한 본문부터 면 표시

☞ 기록물 편철 정리의 순서 요약

업무 진행중	→	진행문서파일
처리 완결시	→	보존용 표지로 씌우고 클립으로 고정
		보존상자 편성
		보존상자 표지 부착

□ 카드류의 편철 및 관리

○  처리과에서 비치활용기간이 종료될 때까지 편철하지 않고 카드보관함에 넣어 관리하며, 비치활용이 끝나면 카드류 보존봉투에 넣어 편철한 후 이를 보존상자에 넣어 관리

○ 보존봉투에 넣을 때는 각 봉투의 맨 위에는 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 배열, 보존봉투당 카드 편철량은 30건(매) 이내

○ 카드의 면 표시는 문서의 면 표시 방법과 같음

□ 도면류의 편철 및 관리

○ 도면류는 기록물철단위로 도면류 보존봉투에 편 상태로 넣어 관리

○ 편철하는 경우에는 맨 위에 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 도면을 배열, 보존봉투당 도면의 편철량은 30매 이내

○ 보존봉투는 도면보관함에 편 상태로 눕혀 관리

○ 도면의 면 표시는 문서의 면 표시 방법과 같음

□ 기록물 보존

○ 보존방법

- 기록물의 전자적 보존관리가 원칙

- 보존기간 준영구 이상 비전자기록물의 보존방법(법 시행령 [별표2])

① 원본과 보존매체를 함께 보존하는 방법

② 원본을 그대로 보존하는 방법

③ 원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법

①  비전자기록물중 보존매체만 보존하는 것으로 결정된 기록물은 마이크로필름 등 육안으로 식별 가능한 보존매체에 수록

②  보존가치가 매우 높은 전자기록물의 경우 마이크로필름 등 육안으로 식별 가능한 보존매체에 수록

- 보존매체 수록의 원칙

○ 보존장소

- 기록관 : 보존기간 10년 이하 기록물

- 영구기록물관리기관 : 보존기간 30년 이상 기록물

‧ 비치기록물로 사료적 가치가 높지 않다고 지정한 기록물은 이관하지 않고 기관에서 관리

6. 개인정보가 포함된 기록물의 관리지침

□ 배 경

○ 각급기관 에서는 개인정보가 포함된 기록물의 처리 시 운영상의 혼선 발생

- 개인정보의 보유기간 만료 시 법률 제27조에 따른 평가 절차 없이 개인정보 보호법 제21조에 따라 즉시 파기가 가능한지 여부

○ 개인정보가 포함된 기록물의 체계적인 관리를 위해 명확한 지침 제시

◈ 각급기관에서는 개인정보가 포함된 기록물의 생산・관리 시 법률에 따른 기록관리 절차를 누락 없이 준수하도록 안내

- 개인정보가 포함된 기록물의 미등록 및 무단파기 방지 등 체계적인 기록관리  절차 제공

필요

□ 개인정보가 포함된 기록물 개요

구분		기록물	개인정보
관련 법규		- 공공기록물 관리에 관한 법률 - 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 - 공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙 - 기록물 관리 지침	- 개인정보 보호법 - 개인정보 보호법 시행령 - 개인정보 보호법 시행규칙 - 개인정보 보호 지침
적용대상		- 각급 기관 및 학교가 생산·접수한 공공기록물(법률 제2조)	- 공공·민간부문의 모든 개인정보(법 제2조)
정의		- (기록물) 각급 기관 및 학교가 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(법률 제3조) - (전자기록물) 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송신·수신 또는 저장되는 전자문서, 웹기록물 및 행정정보 데이터세트 등의 기록정보자료(시행령 제2조)	- 살아있는 개인을 식별할 수 있는 정보 - 다른 정보와 쉽게 결합하여 개인을 알아 볼 수 있는 정보(법 제2조)
관리 및 처리절차		- 생산, 등록, 분류, 편철, 정리, 이관, 공개 재분류, 평가 및 폐기, 이용 등(법률 제16조, 제18조, 시행령 제19조, 제20조 등)	- 개인정보의 수집, 생성, 기록, 저장, 보유, 가공, 편집, 검색, 출력, 정정, 복구, 이용, 제공, 공개, 파기, 그 밖에 이와 유사한 행위(법 제2조)
폐기 (파기)	용어	- 평가 및 폐기	- 파기
	운영 주체	- 기록관(기록물관리 전문요원)	- 개인정보처리자
	시점	- 기록물의 보존기간 만료 후 법령상의 평가 및 폐기 절차를 거쳐 수행	- 개인정보의 보호기간 경과 후 수행
	절차	- 생산부서 의견조회, 기록물관리 전문요원 심사, 기록물평가심의회 심의를 거쳐 보존 기간 재책정, 보류 또는 폐기(시행령 43조)	- 즉시 파기(파기 계획수립 및 개인정보 보호책임자의 승인을 받아 파기 수행) 다만, 다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우에는 그러하지 아니함(법 제21조)

○ 기록물과 개인정보의 비교

※ 법률에 따라 관리되어야 하는 개인정보가 포함된 기록물은 개인정보 보유기간이 경과한 경우에도 해당 기록물의 보존기간까지 관리하여야 하며 법률이 정한 절차에 따라 폐기 수행

※ 법률에 관리 대상이 아닌 개인정보는 개인정보 보호법에 따라 보유기간이 경과하면 즉시 파기

○ 기록관리 및 개인정보 처리 흐름도 : 처리과 및 기록관 단계

○ 개인정보가 포함된 기록물의 유형

구 분	내 용	사 례
유형1	- 업무관리시스템 기록물에 포함된 개인정보	전자문서의 본문 및 붙임파일에 포함된 개인정보
유형2	- 행정정보시스템 보유 개인정보	- 교육행정정보시스템의 학생생활기록부 등
유형3	- 서면신청, 홈페이지 등 기타방식으로 수집한 개인정보	홈페이지(회원신청, 전자접수) 오프라인 서면 신청서 등

□ 적용 대상

○ 법률 제3조 및 시행령 제3조에 따른 각급기관 및 학교

- 국가기관, 지방자치단체, 그 밖에 대통령령으로 정하는 기관*

* 「초․중등교육법」 및 「고등교육법」에 의하여 설립된 각급 학교

□ 유형별 기록관리 절차

	< 관리 방침 >
◈ 업무관리시스템 기록물에 포함되어 등록·관리되는 개인정보는 공공기록물법에 따른 기록관리 절차에 따라 관리 ◈ 개인정보가 포함된 기록물의 암호화 금지 및 기록물 공개 시 개인정보를 식별하지 못하도록 조치

⍌【유형1】업무관리시스템 기록물에 포함된 개인정보

○ 기록관리 대상

- 업무관리시스템의 본문(기안문) 및 붙임파일에 포함된 개인정보는 기록관리 대상

○ 기록관리 절차

- (등록․관리) 업무관리시스템의 개인정보가 포함된 기록물은 분류, 편철, 정리, 이관, 평가 및 폐기 등 공공기록물법의 규정 따라 관리

‧ 업무관리시스템에 구현된 기록관리 기능에 따라 관리하며, 기록관리시스템으로 이관하여 보존․활용

‧ 개인정보가 포함된 기록물은 보존기간 만료 시 공공기록물법 시행령 제43조에 따라 기록물의 평가 및 폐기 절차 수행

※ 개인정보 보호법 제21조에 따른 개인정보 파기 대상에 미 해당

- (암호화 관련) 붙임파일 첨부 시 암호화 금지

‧ 붙임파일을 암호화 할 경우 비밀번호의 지속적 관리가 어려우며, 파일내용 확인이 불가하므로 문서로서의 효력 상실

‧ 개인정보 등이 포함되어 있는 기록물은 업무관리시스템 문서보안, 보안결재, 열람범위 지정 및 열람제한 기능 활용

❙ 개인정보가 포함되어 업무관리시스템에 등록·관리되는 기록물 사례 : 본문

			국 가 기 록 원
수신
(경유)
제목	국민신문고 민원에 대한 회신

1. 우리원 업무에 관심을 가져주셔서 감사합니다.

2. ○○○님께서 요청하신 국민신문고(접수번호 : 2AA-0000-000000) 민원건에 대한 답변을 붙임과 같이 송부합니다.

붙임  국민신문고 민원에 대한 회신 1부.  끝

❙ 개인정보가 포함되어 업무관리시스템에 등록·관리되는 기록물 사례 : 붙임파일

[붙임]  ‘기록관리 ○○○ 질의’에 대한 회신서

<수신자>

○○○ 귀하 (우 000-000, 대전 ○○구 ○○동 ○○아파트 000-000)

신청경로	국민신문고 (접수번호 2AA-0000-000000)	신청일	2013. 5. 00
전화번호	042-000-0000	이메일	aaa@korea.kr

귀하께서 문의하신 .......

	< 관리 방침 >
◈ 행정정보시스템 보유 개인정보 중 기록관리 대상은 기록물 보존기간까지 보존·관리 ◈ 개인정보 보유기간이 경과하였으나 해당 개인정보가 포함된 기록물의 보존기간이 만료되지 않은 경우 개인정보를 파기하지 않도록 주의

⍌【유형2】행정정보시스템 보유 개인정보

○ 기록관리 대상

- 행정정보시스템은 법률 시행령 제3조에 따른 전자기록생산시스템에 해당하므로, 행정정보시스템에서 생산된 행정정보 데이터세트는 기록관리 대상

‧ 교육행정정보시스템(NEIS)의 학생생활기록부 등

○ 기록관리 절차

- 개인정보가 포함된 행정정보 데이터세트는 법률 적용 대상이므로 법률의 규정에 따라 관리

‧ 기록물 보존기간 만료 시 법률 시행령 제43조에 따라 기록물의 평가 및 폐기 절차 수행

향후 행정정보시스템의 등록, 분류, 평가 및 폐기, 이관 등 행정정보데이터세트의 세부 기록관리 방안 마련 예정(각급 기관 및 학교)

※ 개인정보 보호법 제21조에 따른 개인정보 파기 대상에 미해당

- 행정정보 데이터세트가 업무관리시스템과 연계되어 등록・관리되는 경우에는【유형1】의 관리 절차에 따름

	< 관리 방침 >
◈ 홈페이지, 서면신청 등 기타방식으로 생산한 기록물에 포함된 개인정보는 업무관리시스템 에 등록하여 관리 ◈ 개인정보 보유기간이 경과하였으나 해당 개인정보가 포함된 기록물의 보존기간이 만료되지 않은 경우 개인정보를 파기하지 않도록 주의

⍌【유형3】홈페이지, 서면신청 등 기타방식으로 수집한 개인정보

○ 기록관리 대상

- 온라인(홈페이지를 통한 수집 등) 및 오프라인(신청서를 통한 서면 수집 등) 방식으로 생산한 기록물에 포함된 개인정보

‧ 법률 및 해당 업무수행과 관련된 개별 법령에서 기록물로 등록하여 관리하도록 규정되어 있는 경우 기록관리 대상

‧ 민원의 소지가 있거나 법적 증거력의 확보를 위해 관리해야 하는 경우 기록관리 대상

○ 기록관리 절차

- (등록․관리) 홈페이지, 서면신청 등 기타방식으로 수집한 개인정보 중 기록관리 대상은 공공기록물법 적용 대상이며 공공기록물법의 규정에 따라 관리

‧ 기록관리 대상은 업무관리시스템에 등록하여 관리

‧ 기록관리 대상은 기록물 보존기간 만료 시 법률 제43조에 따라 기록물의 평가 및 폐기 절차 수행

‧ 기타방식으로 수집된 개인정보 중 기록관리 대상에 해당하지   않는 경우, 개인정보 보호법에 따라 처리 및 파기

- 홈페이지를 통해 수집한 개인정보가 포함된 기록물 중 업무관리시스템과 연계되어 등록․관리되는 경우【유형1】, 행정정보시스템과 연계되어 등록․관리되는 경우【유형2】의 관리 절차에 따름

제2절 기록물 생산현황 통보

1. 생산현황 통보절차

○ 처리과 ➡ 기록관 : 5월 31일

○ 기록관 ➡ 영구기록물관리기관 : 8월 31일

2. 통보대상 및 방식

○ 생산현황 통보대상 : 2013년도에 생산ㆍ접수 완료한 기록물

- 전자ㆍ비전자문서[문서(대장포함), 도면, 카드] 생산ㆍ보유현황

- 조사ㆍ연구ㆍ검토보고서 생산현황[법률 시행령 제17조관련]

- 회의록 생산현황[법률 시행령 제18조관련]

- 시청각기록물 생산ㆍ보유현황[법률 시행령 제19조관련]

- 비밀기록물 생산현황[법률 시행령 제71조관련]

- 행정박물 보유목록[법률 제24조관련]

- 간행물 생산현황[법률 제22조관련]

○  생산현황 통보 방식【기록관 ➡ 영구기록물관리기관(국가기록원)】

- 시스템 파일 : 기록관리시스템(RMS) 및 기록물생산현황시스템(SORA)

- [서식 1~19] 현황 : 기록물생산현황시스템(SORA)

구 분	생산현황 통보 방식
전자ㆍ비전자 문서	❖제1장 제2절 유형별 생산현황 통보서식에 따라 생산목록 시스템파일 및 서식현황 제출 * 시스템파일 : 기록관리시스템(RMS) → 중앙영구기록관리시스템(CAMS)으로 제출 * 그 외 시스템파일 및 서식현황 → 기록물생산현황시스템(SORA)에 접속하여 제출 ※ 시스템 파일의 경우 반드시 사전 오류검사를 통한 오류 수정 후 SORA에 제출 ❖각 처리과의 생산현황은 기록관에서 취합
조사ㆍ연구검토서
회의록
시청각기록물
비밀기록물
행정박물
간행물
보존매체수록목록

※ 비밀기록물은 수량만 SORA에 입력하고, 목록은 별도 제출

3. 유형별 생산현황 통보

( ○ : 사용 중인 시스템)

유형구분	업무관리시스템		기록관시스템		비고
	업무관리시스템	업무관리시스템	기록관리 시스템	자료관 시스템
유형①	○		○		광주광역시교육청

⍌ 유형① : 업무관리시스템 + 기록관리시스템(RMS) 사용

○ 처리과 ➡ 기록관 : 이관처리

- 처리과 조치사항

㉠처리과 내 단위과제카드가 제대로 정리되었는지 확인

※  개별 기록물의 분류 및 보존기간을 결정하는 사항으로 반드시 올바른 단위과제에 편철하여야 함.

㉡이관실시

㉢기관기록관담당자 : 각 부서의 이관이 기록관리시스템으로 제대로 전송되고 있는지 부서별 상태 점검

※  업무관리시스템으로 생산된 기록물은 매1년 단위로 전년도 생산기록물을 기록관으로 이관(시행령 제32조)

○ 기록관 ➡ 영구기록물관리기관 : 생산현황 통보

- 기록관 기록물관리담당자 조치사항

㉠접수처리 : 이관대상 바이러스 체크 및 메타데이터 규격검증 결과조회(기록물 인수→연계인수→접수처리)

㉡검수처리 : 기록물 인수→연계인수 →검수처리→상태값 선택(접수완료)→조회→검수

※ 필요시 육안검수

㉢인수 : 기록물 인수→연계인수→ 인수현황 인수여부(미인수)→조회→인수통보

※ 인수현황 : 인수여부 확인(기록물 인수→연계인수→인수현황)

㉣인수통보 기록물에 대한 생산현황(시스템 파일) 통보(기록물 인수→연계인수→생산현황통보)

※ [서식1～19]은 기록물생산현황통보시스템(http://sora.archives.go.kr/)에 접속하여 제출

4. 생산현황 통보서식

○ 기록물생산현황시스템(SORA)에 접속하여 제출

- 비밀기록물 생산목록은 기존 방식대로 공문으로 제출

○ 기록물 생산현황 통보시기 : 2014년 8월 31일까지

○ 생산현황 관리대상 서식 및 첨부파일 양식

ㆍ[서식 1] 2013년도 생산기록물 현황(총괄표)

ㆍ[서식 2] 2013년도 보유기록물 현황(총괄표)

ㆍ[서식 3] 조사ㆍ연구ㆍ검토서 생산현황

ㆍ[서식 4] 조사ㆍ연구ㆍ검토서 생산목록

ㆍ[서식 5] 회의록 생산현황

ㆍ[서식 6] 회의록 생산목록

ㆍ[서식 7] 시청각기록물 생산현황(총괄표)

ㆍ[서식 8] 시청각기록물 보유현황(총괄표)

ㆍ[서식 9] 시청각기록물 생산목록

ㆍ[서식 10] 비밀기록물 생산현황(총괄표)

ㆍ[서식 11] 비밀기록물 생산목록

ㆍ[서식 12] 행정박물 유형별 보유현황

ㆍ[서식 13] 행정박물 보유목록

ㆍ[서식 14] 간행물 생산현황

ㆍ[서식 15] 간행물 생산목록

※ 이중보존매체 생산‧보유현황, 마이크로필름‧광디스크 수록 목록 제출 생략

※ 생산현황 통보서식은 국가기록원 홈페이지에 게시되어 있음

☞ http://www.archives.go.kr→기록관리란?→기록관리 업무안내→처리과→생산현황보고

□ 기록물생산현황

[서식 1] 2013년도 생산기록물 현황(총괄표)

(기간 : '13.1.1.～ '13.12.31.)

구 분			계	영구	준영구	30년	10년	5년	3년	1년
총계		①+② 권수
비전자*		① 소 계(권)
		문 서(권) 대장포함
		카 드(권)******
		도 면(권)
전자	문서	② 문서(권**)
		문서(건)
		크기(MB)***
	메모보고 ****	단위과제카드수*****
		메모보고(건)
		크기(MB)***

<기재요령>

* 비전자 생산량 : 물리적으로 편철한 수량을 기입

** ②문서(권) : 별도 철 구분이 없는 경우 전자문서가 편철된 단위과제카드수를 집계

*** 크기 : 보존기간별 전자문서 크기(단위 : MB),‘기안문’ ‘첨부파일’용량의 합계

**** 메모보고 : 업무관리시스템상에서 해당 유형이 기록물을 생산․관리하는 기관만 제출

***** 단위과제카드수 : 메모보고가 편철 단위과제카드 수

****** 카드는 30건 이내, 도면은 30매 이내를 1권으로 환산

□ 보유기록물 현황

[서식 2] 2013년도 보유기록물 현황(총괄표)

('13.12.31 기준/'13년 생산분 포함)

구 분			계	영구	준영구	30년	10년	5년	3년	1년
총계		①+② 권수
비전자*		① 소 계(권)
		문 서(권) 대장포함
		카 드(권)******
		도 면(권)
전자	문서	② 문서(권**)
		문서(건)
		크기(MB)***
	메모보고 ****	단위과제카드수*****
		메모보고(건)
		크기(MB)***

<기재요령>

* 비전자 생산량 : 실제 물리적으로 편철한 수량 기입

** ②문서(권) : 별도 권 구분이 없는 경우 전자문서가 편철된 단위과제카드 수로 계산하되 편철된 문서의 등록년도가 다르면 별개의 카드로 간주하여 집계

*** 크기 : 보존기간별 전자문서 크기(단위 : MB),‘기안문’ ‘첨부파일’용량의 합계

**** 메모보고 : 업무관리시스템으로 해당 유형이 기록물을 생산․관리하는 기관만 제출

***** 단위과제카드수 : 메모보고가 편철 단위과제카드 수로 계산하되, 편철된 메모보고의 생산년도가 다르면 별개의 카드로 간주하여 집계

****** 카드는 30건 이내, 도면은 30매 이내를 1권으로 환산, 보존기간 20년은 30년에 포함

※ 보유현황 기준일 2013년 12월 31일 현재 기관이 보유하고 있는 일반기록물 전체 수량(2013년 생산분 포함)

(*주의사항 : 표준기록관리시스템에서의 보유현황은 업무관리시스템 에서 표준기록관리시스템으로 이관완료한 기록물 및 표준기록관리시스템에 직접 등록한 기록물의 총량임)

□ 조사ㆍ연구ㆍ검토서

[서식 3] 조사ㆍ연구ㆍ검토서 생산현황

(기간 : '13.1.1.～ '13.12.31.)

종 류	형태			총계(건)
	일반문서	간행물	기타
1. 법령의 제정 또는 개정관련 사항
2. 조례의 제정 또는 이에 상당하는 주요 정책의 결정 또는 변경
3. ｢행정절차법｣에 의하여 행정예고를 하여야 하는 사항
4. 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약ㆍ협약ㆍ협정ㆍ의정서 등
5. ｢국가재정법 시행령｣제13조 제1항 및 제14조에 해당하는 대규모 사업ㆍ공사
6. 기록물관리기관의 장이 필요하다고 인정하는 사항
총 계

[서식 4] 조사ㆍ연구ㆍ검토서 생산목록

(기간 : '13.1.1.～ '13.12.31.)

종류	①사업명	②기록물명	③부서명	④작성일자	⑤주요내용	⑥형태
1. 법령의 제정 또는 개정관련 사항
2. 조례의 제정 또는 이에 상당하는 주요 정책의 결정 또는 변경
3. ｢행정절차법｣에 의하여 행정예고를 하여야 하는 사항
4. 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약ㆍ협약ㆍ협정ㆍ의정서 등
5. ｢국가재정법 시행령｣제13조 제1항 및 제14조에 해당하는 대규모 사업ㆍ공사
6. 기타

<기재요령>

① 사업명 : 공공기록물법 시행령 제17조 제1항 각 호에 해당하는 법령명, 정책명, 사업명 등 기재

② 기록물명 : 조사ㆍ연구ㆍ검토서의 정확한 명칭 기재(영문 등이 병기되어 있는 경우 모두 기재)

③ 부서명 : 조사ㆍ연구ㆍ검토서가 만들어지는 부서명(처리과명) 기재(용역발주의 경우 용역사업을 발주한 부서명을 기재)

④ 작성일자 : 조사ㆍ연구ㆍ검토서가 작성된 일자를 기재

<예시> 문서의 첨부물로 작성된 경우 “결재일”, 간행물(책자) 형식으로 제작된 경우 “검수일”

⑤ 주요내용 : 조사ㆍ연구ㆍ검토서의 핵심내용 요약

⑥ 형태 : 일반문서, 정부간행물, 기타 중 한 가지 형태를 선택하여 작성

※ 제출파일(엑셀) 명명규칙 : 조사연구검토서_생산년도_기관명.xls(xlsx)

<예시> 조사연구검토서_2013_안전행정부.xls(xlsx)

□ 회의록

[서식 5] 회의록 생산현황

(기간 : '13.1.1.～ '13.12.31.)

회의 종류	개최횟수		회의록 작성횟수	속기록/녹음 기록 작성횟수
	회의소집	서면결의
1. 대통령이 참석하는 회의
2. 국무총리가 참석하는 회의
3. 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영하는 회의
4. 정당과의 업무협의를 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 회의
5. 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의
6. 지방자치단체장, 교육감 및 ｢지방교육자치에 관한 법률｣제34조에 따른 교육장이 참석하는 회의
7. 시행령 제17조 제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상 참석하는 회의
8. 기타
총계

[서식 6] 회의록 생산목록

(기간 : '13.1.1.～ '13.12.31.)

회의 종류	① 회의명	② 부서명	③주요 참석자	④개최횟수		⑤회의록 작성횟수	⑥속기록/녹음기록 작성횟수	⑦속기록/녹음기록 지정여부
				소집	서면
1. 대통령이 참석하는 회의
2. 국무총리가 참석하는 회의
3. 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영하는 회의
4. 정당과의 업무협의를 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 회의
5. 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의
6. 지방자치단체장, 교육감 및 ｢지방교육자치에 관한 법률｣제34조에 따른 교육장이 참석하는 회의
7. 시행령 제17조 제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상 참석하는 회의
8. 기타

<기재요령>

① 회의명 : “○○심의회 제○차회의” 등 구체적으로 명시하고, 별도의 회의명칭이 없는 경우 회의를 개최한 위원회ㆍ심의회ㆍ협의회 등의 명칭 기재

② 부서명 : 담당부서명 기재   ③ 주요참석자 : 대통령, 국무총리, 관계부처 장관 등 주요참석자 명시

④ 개최횟수 : 회의소집 개최 및 서면결의 횟수  ⑤ 회의록작성횟수 : 회의록을 작성한 횟수

⑥ 속기록/녹음기록 작성횟수 : 속기록 또는 녹음기록을 작성한 횟수

- 속기록/녹음기록 생산의무 회의는 회의를 개최하지 않았더라도 생산목록에 포함하여 제출

⑦ 속기록/녹음기록 지정여부 : 속기록 또는 녹음기록 작성회의로 지정된 경우 ‘지정’으로 표기

※ 제출파일(엑셀) 명명규칙 : 회의록_생산년도_기관명.xls(xlsx)

<예시> 회의록_2013_안전행정부.xls(xlsx)

□ 시청각기록물

[서식 7] 시청각기록물 생산현황(총괄표)

(기간 : '13.1.1.～ '13.12.31.)

구분		계	영구	준영구	30년	10년	5년	3년	1년
총계
사진/필름류
녹음/동영상류	오디오
	비디오

[서식 8] 시청각기록물 보유현황(총괄표)

('13.12.31 기준/'13년 생산분 포함)

구분		계	영구	준영구	30년	10년	5년	3년	1년
총계
사진/필름류
녹음/동영상류	오디오
	비디오

[서식 9] 시청각기록물 생산목록

생산기관명 :                                      (기간 : '13.1.1.～ '13.12.31.)

일련 번호	생산 부서	생산 일자	제목	내용	기록물 형 태	원본 매체	관 련 문서번호	전자/ 비전자	보존 기간	수량	비고
	①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩	⑪

<기재요령>

① 생산부서 : 시청각기록물을 생산한 처리과 ② 생산일자 : 시청각기록물이 생산된 일자

③ 제    목 : 시청각기록물의 제목  <예시> 2013 XXXX날 기념행사

④ 내    용 : 시청각기록물의 내용요약

<예시> 2013년 00월00일 XXXX날 기념 장관님이 현충원에서 참배하고 있다.(000장관, 000차관, 000국장,-시계방향)

⑤ 기록물형태 : 사진/필름류, 녹음동영상류

⑥ 원본매체

사진필름류 - 슬라이드필름(영상), 사진CD, 사진/필름, 인화된사진, 슬라이드필름(비영상), 그림

녹음동영상류 - 녹음테이프카세트, 녹음테이프 릴, 녹음테이프 카트리지, DVD, 음반SP, 음반LP,  음반CD, 음반LD, 음반DAT, 영화필름, 비디오CD, 비디오LD, 비디오테이프

⑦ 관련문서번호 : 해당 시청각기록물과 관련된 문서등록번호

⑧ 전자/비전자 : 전자/비전자구분

<예시> 비전자 - 사진, 필름, 오디오테잎, 비디오테잎

전  자  - 디지털카메라, 디지털캠코더, 보이스레코더 등으로 생산된 파일형식의 기록물

⑨ 보존기간 : 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년 등 기재

(※보존기간 20년은 30년에 포함하여 작성)

⑩ 수    량 : 비전자 - 점, 매, 롤로 기재 / 전자 - 건으로 기재

⑪ 비    고 : 기타 필요한 사항(앨범, 사진첩, 액자 등)

※ 제출파일(엑셀) 명명규칙 : 시청각_생산년도_기관명.xls(xlsx) <예시> 시청각_2013_안전행정부.xls(xlsx)

□ 비밀기록물

[서식 10] 비밀기록물 생산현황(총괄표)

(기간 : '13.1.1.～ '13.12.31.)

	문서류	도면ㆍ카드류	시청각류	간행물
건수	매수	건수	권수
합계	전자	비전자	합계	전자	비전자	합계	아날로그	디지털	합계	전자	비전자
(가) 생산 현황	등급별	1급	①	<작성시 주의사항> ※ 작성대상(가) : ’13년에 생산한 비밀기록물 통계를 작성 ※ 재분류(보안업무규정 제13조(재분류)) 변경 전을 기준으로 통계작성 ※ ① = ② = ③의 합계가 일치하는지 확인 - 문서류, 도면ㆍ카드류, 시청각류, 간행물 모두 확인
2급	①
3급	①
보존 기간별	1년ㆍ3년ㆍ5년	②
10년	②
30년ㆍ준영구ㆍ영구	②
보호 기간별	5년 미만	③
5～10년	③
10～20년	③
20～30년	③
30년 이상	③
그 밖의 기간	③
(나) 재분류 현황 (일반 문서)	등급별	1급	①	※ 작성대상(나) : ’13년 보유현황(라) 중 일반문서로 재분류한 통계를 작성 ※ 재분류(보안업무규정 제13조(재분류)) 변경 전을 기준으로 통계작성 예) 종이문서 A건(2급, 보존기간 30년, 보호기간 5년)이 일반문서로 재분류된 경우 ⇒ (문서류-비전자)의 등급별 “2급”, 보존기간 “30년 이상”, 보호기간 “5～10년”에 각각 1을 기재 ※ ① = ② = ③의 합계가 일치하는지 확인 - 문서류, 도면ㆍ카드류, 시청각류, 간행물 모두 확인
2급	①
3급	①
보존 기간별	1년ㆍ3년ㆍ5년	②
10년	②
30년ㆍ준영구ㆍ영구	②
보호 기간별	5년 미만	③
5～10년	③
10～20년	③
20～30년	③
30년 이상	③
그 밖의 기간	③
(다) 재분류 현황 (등급,보존ㆍ보호기간 변경)	등급별	1급	①	※ 작성대상(다) : ’13년 보유현황(라) 중 등급, 보존기간, 보호기간을 재분류한 통계를 작성 ※ 재분류(보안업무규정 제13조(재분류)) 변경 전을 기준으로 통계작성 예) 종이문서 B건(2급, 보존기간 10년, 보호기간 1년)이 3급으로 재분류된 경우 ⇒ (문서류-비전자)의 등급별 “2급”에만 수량1을 기재
2급	①
3급	①
보존 기간별	1년ㆍ3년ㆍ5년	②
10년	②
30년ㆍ준영구ㆍ영구	②
보호 기간별	5년 미만	③
5～10년	③
10～20년	③
20～30년	③
30년 이상	③
그 밖의 기간	③
(라) 보유현황	등급별	1급	①	※ 작성대상(라) : ’13년 생산현황(가) 및 ’12년까지의 보유현황(전년도 (라)) - 일반문서로 재분류된 기록물은 (라)가 아닌 (나)에 통계 기재 ※ 재분류(보안업무규정 제13조(재분류)) 변경 후를 기준으로 통계작성 ※ ① = ② = ③의 합계가 일치하는지 확인 - 문서류, 도면ㆍ카드류, 시청각류, 간행물 모두 확인
2급	①
3급	①
보존 기간별	1년ㆍ3년ㆍ5년	②
10년	②
30년ㆍ준영구ㆍ영구	②
보호 기간별	5년 미만	③
5～10년	③
10～20년	③
20～30년	③
30년 이상	③
그 밖의 기간	③

[서식 11] 비밀기록물 생산목록

① 문서류(도면ㆍ카드류 포함)

생산기관명_________                                     생산연도   2010

일련 번호	식별 번호	생산 부서	제 목	면수	비밀 등급	보존 기간	보호 기간	구분

② 간행물

생산기관명_________                                     생산연도   2010

일련 번호	식별 번호	생산 부서	제 목	면수	비밀 등급	보존 기간	보호 기간	구분

③ 시청각류

생산기관명_________                                     생산연도   2010

일련 번호	식별 번호	생산 부서	제 목	비밀 등급	보존 기간	보호 기간	구분

<기재요령>

※ (특수)기록관은 2010년도 생산분 목록 전체를 취합하되, 보존기간 30년 이상인 기록물 목록만 국가기록원으로 통보(｢공공기록물관리에 관한 법률 시행령｣ 제71조)

※ 식별번호는 비밀기록관리부 관리번호 기재

※ 제목 중 비밀관련 정보가 포함되어 있는 경우에는 해당 정보 삭제 가능

※ 비밀등급은 아라비아 숫자로 표기(예 - 2급인 경우 “2”만 기재)

※ 보존기간은 30/준영구/영구 중 택일하여 기재

※ ‘면수’는 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물의 경우에만 기재

※ ‘구분’은 전자/비전자중 하나를 선택하여 기재

□ 행정박물

[서식 12] 행정박물 유형별 보유현황

구분	관인류	견본류	상징류	기념류	상장ㆍ훈장류	사무 집기류	그 밖의 유형	총계
점수

[서식 13] 행정박물 보유목록

일련 번호	등록번호	유형	형태	생산부서	생산년도	제목 및 내용	재질	크기	수량(점)	비고
	①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩

<기재요령>

① 등록번호 : 행정박물 등록번호 기재

- 견본류 : 화폐, 우표, 훈ㆍ포장 등의 견본류 및 도안류

- 상징류 : 기관 및 업무와 관련하여 상징성을 지니는 현판, 기, 휘호, 모형, 의복, 공무용품 등의 상징물

- 기념류 : 기관의 주요 홍보, 행사, 활동 중에 생산된 홍보물 및 기념물

- 상장ㆍ훈장류 : 공공업무와 관련하여 수여받은 훈ㆍ포장 및 상장(패), 수치, 메달, 트로피 등

② 유형 : 관인류, 견본류, 상징류, 기념류, 상장ㆍ훈장류, 사무집기류, 그 밖의 유형

③ 형태 : 관인, 현판, 기, 휘호, 트로피, 수치, 메달, 기념패, 수상패, 모형, 의복, 액자, 우표, 포스터, 팜플렛, 그림, 시계, 기념품, 장식품 등 자유롭게 기입

⑤ 생산년도 : 불명확할 경우 추정년도 기입

⑥ 제목 및 내용 : 행정박물에 대한 핵심내용 기입

⑦ 재질 : 금속, 석재, 유리, 자기, 목재, 종이, 가죽, 플라스틱 등으로 기입

⑧ 크기 : 세로×가로×높이×두께(cm), 또는 대/중/소 단위로 기입

- 대 : 일반서가에 진열할 수 없는 대형규격

- 중 : 서가 1단 또는 진열대에 1개만을 진열할 수 있는 규격

- 소 : 서가 1단 또는 진열대에 여러 개를 진열할 수 있는 규격

⑨ 수량 : 행정박물 점수(點數)

⑩ 비고 : 항목에 없는 특이사항 기재

□ 간행물

[서식 14] 정부간행물 생산현황

(기간 : '13.1.1.～ '13.12.31.)

연번	기관 구분	생산기관	간행물 생산량	납본량
①	②	③	④	⑤

<기재요령>

① 연번 : 간행물의 순번

② 기관구분 : 중앙, 특별, 광역자치, 기초, 광역교육청, 지역교육청, 국공립대학 중 해당하는 유형 기재

③ 생산기관 : 발행기관명을 기재(용역, 연구보고서는 발주기관이 발행기관)

④ 간행물 생산량 : 간행물 생산량을 아라비아숫자로 기재(발간부수가 아닌 발간된 간행물의 종수(種數)를 기재)

⑤ 납본량 : 국가기록원에 납본한 수량을 기재(1종의 간행물을 3부 납본시⇒ 1)

[서식 15] 간행물 생산목록

(기간 : '13.1.1.～ '13.12.31.)

일련 번호	기관 구분	생산 기관	생산 부서	제목	발간등록번호	발행일자	납본 여부	쪽수	비고
①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩

<기재요령>

① 연번 : 간행물의 순번

② 기관구분 : 중앙, 특별, 광역자치, 기초, 광역교육청, 지역교육청, 국공립대학 중 해당하는 기관을 작성

③ 생산기관 : 발행기관명을 기재(용역, 연구보고서는 발주기관이 발행기관)

④ 생산부서 : 간행물을 발행하는 생산부서(처리과)를 조직도상의 행정조직까지 포함하여 기재함

<예시>전자정부본부 전략기획팀, 행정관리국 조직정책과, 문화재기획국 문화재기술과

⑤ 제    목 : 간행물 제목을 기재함

⑥ 발간등록번호 : 국가기록원 홈페이지를 통해 부여받은 발간등록번호를 기재함(단, 생략대상유형은 '발간등록번호 생략대상유형'임을 기재)

⑦ 발행일자 : 간행물 발간일자 기재

<예시>2013년 4월 30일 발간한 단행본의 경우 : 2013. 4. 30.

⑧ 납본여부 : 발간등록번호를 부여받은 간행물의 송부여부(O,x로 표시)

⑨ 쪽    수 : 간행물의 실제 페이지수를 기재

⑩ 비    고 : 연속간행물의 경우, 당해 간행물의 최초 발간일이나 폐간여부 등 간행물 발간과 관련한 변동사항 기재

※ 관련자료 : 2014 기록물관리지침, 2014 정부간행물 발간등록 및 송부지침 등

제3절 기록물 이관

1. 처리과에서 기록관으로 기록물 이관

□ 법적 근거

○ 법률 제19조(기록물의 관리 등)

○ 동법 시행령 제32조(기록물의 이관), 제35조(처리과 기록물 인수) 및 제40조(기록관 및 의 소관 기록물 이관)

○ ｢처리과 기록관리 업무처리 절차｣ 제9절(NAK/S 3:2013(v2.1)

※ 기록물 이관 절차(흐름도)

처리과 (업무관리시스템 )		기록관 (기록관리시스템)		영구기록물관리기관 (영구기록관리시스템)
생산현황통보		생산현황취합통보		생산현황관리
다음년도 5월말까지		다음년도 8월말까지
이관계획		수집계획 수립
이관		인수
		이관대상 제출		다음년도 수집대상 조사
		이관대상 기록물 현황 이관연장신청서		기록물 생산현황 기 이관(조기이관) 미이관 현황(비치, 이관연장) 등
		이관계획		수집계획 수립
		최종 이관목록 기록물 정리상태 등 점검		이관일정 및 대상 통보(3개월 전까지) 이관연장신청접수건 회신(1개월 전까지)
		이관		인수
				기록물 접수·검수·인수 확정 후 *가인수인계서 교환 영구기록물 관리번호 부여 후 최종인수내역 통보

□ 준비사항

○ 처리과 보유기록물의 파악 및 인계준비

- 처리과는 보존기간 기산일로부터 2년 이내의 보유기록물 및 전년도 미이관 기록물 현황을 파악하여 인계 준비

※ 이관시기가 도래된 기록물을 처리과에서 계속 활용할 경우, 공공기록물법시행규칙 별지 제3호 서식에 따라 이관시기 연장 신청

○ 처리과별 이관대상 확정 및 이관일 지정

- 기록관은 처리과 비치기록물을 제외하고 이관대상기록물 목록을 확정하여 이관일과 함께 처리과에 통보

□ 비전자기록물(문서ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각 등) 이관

○ 본 지침 제2장 제1절의 편철 및 관리요령에 따라 편철ㆍ정리 완료 후 보존 상자에 넣어 이관 준비

○ 처리과에서 기록관으로 이관시 비전자기록물철에 전자기록물 출력물(사본)이 섞여 있는 경우 이를 분리

○ 부득이하게 함께 편철시에는 원본대조확인(원본대○ 조필 날인)을 하고, 기록관은 기록물 인수시 원본대조필 표시여부 등 편철 상태를 확인

□ 업무관리시스템의 이관(처리과 ➡ 기록관)

○ 업무관리시스템 → 기록관리시스템

- 본 지침 제2장 제2절 3.유형별 생산현황 통보

(업무관리시스템 + 기록관리시스템 구축기관)에 따라 이관처리

2. 기록관에서 영구기록물관리기관으로 기록물 이관

□ 준비사항

○ 기록물 확인 및 관리

- 기록관은 처리과로부터 기록물을 인수받을 때 기록관리기준표와 기록물분류기준표및 기록물관리지침에 따라 확인 및 관리

- 기록관 관리 기록물의 영구기록물관리기관 이관을 위하여 이관 확정된 기록물의 정리 및 목록입력, 상태점검 및 보완

○ 기록관 보유기록물의 파악 및 인계준비

- 국가기록원과의 협의를 거쳐 이관이 확정된 기록물(보존기간 기산일로부터 10년이 경과한 기록물)의 이관 준비

□ 기록관 기록물의 관리

○ 비전자기록물(문서ㆍ도면ㆍ카드ㆍ시청각 등)

- 기록관에 기 이관되어 관리중인 기록물 및 각 처리과에서 자체 관리중인 비전자기록물은 기록관리(자료관)시스템의 기록물등록기능을 활용하여 입력 관리

※ 기관별로 구기록물의 DB구축사업을 수행한 기관은 DB등록정보와 기록물 실물 일치여부 확인ㆍ점검

□ 2014년도 기록물 이관(기록관 ➡ 국가기록원)

◈ 보존기간 30년 이상 기록물(2003년도 생산 기록물과 그 이전 생산분)과 국가기록원과의 협의를 거쳐 이관대상기록물로 결정된 한시기록물

☞ 이관시기 등은 기관별로 별도 통보

※ 본청 및 교육지원청의 기록관에서는 국가기록원 인수서고 수용가능정도 및 기관별 미이관 기록물 규모 등을 고려하여 우선순위를 정하여 순차적으로 이관을 진행할 예정임

□ 2015년 이관대상기록물 현황 제출

○ 이관대상기록물 현황 서식

▪일반기록물

<비전자>

(∼2004년 생산기록물)

구 분	이관대상 기록물 수량
	계	영구	준영구	30년
계
실제 이관대상
비치 및 연기대상

<전자>

(~2004년 생산기록물)

구 분			계	영구	준영구	30년
계
실제이관대상	문서	문서(건)
		문서(권)
		*크기(MB)
연기대상	문서	문서(건)
		문서(권)
		*크기(MB)

<기재요령>

* 크기(MB) : 개별 전자문서의 기안문 및 첨부파일의 합으로 단위는 MB(Mega bite)

(이관에 필요한 전체 용량이 아님. 주의할 것)

※ 이관대상기록물 현황은 2015년 기록물 이관계획 수립과 관련된 사항이며, 하반기 별도 관련공문 시행

▪시청각기록물

구 분	이관대상 기록물 수량(점/매/롤/건)
	계	영구	준영구	30년
계
실제 이관대상
비치 및 연기대상

▪비밀기록물

등록 번호	제목	생산 년도	기록물 형 태	쪽수	단위과제 명 (단위업무 명)	보존 기간	비밀 등급	보호 기간	재분류결과
계	○○건
①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩

① 업무관리시스템 의 등록번호 또는 비밀관리기록부의 관리번호

② 기록물건 제목 기입

③ 기록물 생산년도

④ 일반문서, 도면류, 사진․필름류, 녹음․동영상류, 카드류 중 선택

⑤ 첨부물을 포함한 기록물건의 총쪽수

⑥ 해당 단위과제명(통합온나라시스템) 또는 단위업무명(업무관리시스템 )

⑦ 기록물건의 보존기간 기입

⑧ Ⅰ, Ⅱ, Ⅲ등급 등 비밀 분류값 기입

⑨ 예고문에 표기된 보호기간 기입

⑩ 비밀재분류 이력 등 결과 기입

□ 2015년 이관대상기록물 파일목록 서식

일련 번호	생산 기관	처리과	기록물철제목	생산 연도	보존 기간	기록물 형태	비치 여부	공개 여부	기타

※ 표준업무관리시스템 (업무관리시스템 , 업무관리시스템 등)에서 생산한 전자기록물인 경우 이관목록은  제출하지 않는다. 단, 해당 기록물의 생산목록(시스템파일)을 정상 제출하지 않았던 경우 현재 기록물을 보유하고 있는 기관이 소급 제출 처리 할 것

○ 통보방식 : 기록물생산현황통보시스템(http://sora.archives.go.kr/)에 접속하여 2015년도 이관대상기록물 현황 입력 및 목록 업로드

▣ 기록물 이관시 체크리스트<예시> ▣

기록물 인수 체크리스트

□ 이관기관 : 안전행정부

□ 이관일자 : 2014. 3.30.

□ 이관근거 : 운영지원과-111

□ 이관수량 : 문서 20권, ......

□ 기록물 주요내용 : 인사기록카드 ......

	체크 사항	결과	비고
1	이관공문 사전 시행 여부
2	이관목록 전산파일 사전송부 여부
3	이관목록 전산파일 점검 여부
4	이관목록과 기록물의 일치 여부
5	통지목록과 이관목록의 일치 여부
6	기록물의 공개여부
7	사본이 있는 경우 원본대조필 표시 여부
8	훼손기록물이 있을시 표시 여부
9	편철ㆍ정리 상태
	1) 보존용표지 사용여부
	2) 색인목록 부착여부
	3) 철침 등 이물질 제거여부
	4) 보존상자(봉투) 사용 여부
10	기타 참고사항		◦보존매체수록 여부 -이관목록에 표기

※ 기록물의 진본여부 확인이 필요한 경우 진본여부 추가 확인

☞ 기록관에서도 처리과의 기록물 인수시 활용(권장)

제4절 기록물의 평가 및 폐기

□ 법적 근거

○ 법률 제27조(기록물의 폐기)

○ 동법 시행령 제29조(보존방법), 제43조(기록관 및  소관 기록물 평가 및 폐기)

○ 동법 시행규칙 제35조(기록물 평가심의서)

○ ｢처리과 기록관리 업무처리 절차｣ 제11절(NAK/S 3:2013(v2.1))

○ ｢기록물 평가ㆍ폐기 절차｣ 제1부 : 기록관용(NAK/S 5-1:2012(v2.1))

○ ｢한시기관 기록관리｣ (NAK/S 18:2012(v1.1))

※ 관련 표준은 국가기록원 홈페이지에 게재(http://www.archives.go.kr)

- 기록관리란?→기록관리표준→표준화현황→기록물 평가ㆍ폐기 절차 - 제1부 : 기록관용

□ 평가 내용

○ 보존기간 경과 기록물에 대한 폐기의 적정여부

○ 기록물에 대한 보존기간의 조정

○ 기타 기록물의 평가와 관련하여 각급 기관 및 학교의 장이 요청한 사항

□ 기록물 평가방법

○ 기록물의 폐기결정은 기록관에서 법령의 처리절차에 따라 수행하여야 하며, 처리과에서는 일체의 기록물을 폐기할 수 없음

※ 평가 대상 기록물을 기록관으로 이관하여 기록물 평가 수행

○  평가 대상 기록물에 대하여 처리과 의견조회, 기록물관리전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리

□ 기록물 평가 절차

①  기록관에서 보존기간 경과기록물 등 평가 대상 기록물을 선정하여 처리과에 의견조회를 의뢰함

- 생산부서 의견조회시 각 처리과 담당자는 ｢법률 시행령｣ 별표1. ‘기록물의 보존기간별 책정기준’과  ｢공통업무 기록물 보존기간표*｣를 참조하여 보존기간 책정

* 국가기록원 홈페이지 > 기록관리란? > 기록관리 업무안내 > 처리과 > 기록관리기준표

② 의견조회에 대한 회신

- 기록물을 생산한 처리과의 장은 보존기간이 만료된 심의대상 기록물에 대한 보존기간 재책정, 보류, 폐기 등에 대한 의견을 기록관에 제출하여야 함

③ 기록물관리전문요원의 심사

-  기록관의 기록물관리전문요원은 소관부서의 의견을 수렴한 후 해당 기록물에 대해 심사

-  기록물의 보존가치 등을 평가하여 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기 등에 대한 의견 작성하여 심의회 개최

④ 기록물평가심의회 구성ㆍ심의

- 구성

ㆍ기록관 관리기관의 장이 구성ㆍ운영

ㆍ기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5인 이내의 민간전문가 및 소속공무원으로 구성하되, 2인 이상의 민간전문가를 포함시켜야 함

- 심의 : 다음의 사항을 고려하여 종합적으로 판단

ㆍ처리과 의견조회 결과, 기록물관리전문요원의 심사 의견

ㆍ평가 대상 기록물의 기록관리기준표 및  해당 기록물의 관계법령에서 정한 보존기간

ㆍ평가대상 기록물의 행정적ㆍ역사적 가치 및 활용가치

⑤ 평가심의 결과 처리

- 재책정 보존기간의 반영을 위해 기록물 재정리

- 기록물평가심의회 결과의 기록관리시스템 반영

- 폐기 확정된 기록물의 처리

[시행규칙 별지 제10호 서식]

기록물평가심의서

기록물철분류번호	생산 연도	기록물철제목	보존기간만료일	처리과		기록물관리전문요원		심의회 의견
				처리 의견	사유	평가의견	사유

▣ 기록물 평가 ▣

처리과				기록관
② 의견조회에 대한 회신				① 생산부서 의견조회 ③ 기록물관리전문요원의 심사
	④ 기록물평가심의회 구성ㆍ심의
	- 기록물평가심의서 심의ㆍ의결 - 평가 및 폐기여부 등 결정
	⑤ 평가심의 결과 처리
	- 보존기간 재책정, 보류 - 폐기

	기록물 평가 및 폐기시 유의사항
○ 기록물의 폐기결정 및 처리는 기록물관리기관에서만 실시 - 처리과에서는 일체의 기록물 폐기 불가 - 기록물을 처리과에서 폐기한 경우 벌칙조항(법률 제50조)의 무단 파기에 해당하는 것으로 간주할 수 있음 ○ 기록물관리전문요원에 의한 기록물 심사 - 기록물 심사는 반드시 법에서 정한 요건을 충족하는 기록물관리전문요원이 수행하여야 함(법률 제41조, 동법 시행령 제78조 ○ 보존매체 수록 후 원본 폐기 절차(시행령 제43조) - 보존매체에 수록하고 3년이 경과한 후 폐기 절차를 수행할 수 있음 - 폐기 절차는 생산부서 의견조회, 기록물관리전문요원 심사, 기록물평가 심의회 심의, 국가기록관리위원회 심의를 거쳐야 함 - 영구기록물관리기관의 장은 폐기 대상 중 보존가치가 있는 원본은 선별 보존할 수 있음

□ 기록물 폐기 방법

○ 전자기록물의 폐기 : 해당 기록물에 포함되어 있는 모든 정보를  물리적으로 복구할 수 없도록 삭제 또는 파기

- 전자기록물의 폐기를 위하여 보존매체 또는 저장매체 등이 외부로 반출될 경우에는 기록물관리기관장의 책임 하에 보안 조치를 해야 함

- 전자기록물의 폐기 시에는 기록물관리담당자, 시스템담당자, 정보보안담당자 등의 책임 하에 집행

- 전자기록물의 폐기 방법에 대한 상세 내용은 기록관리 표준 ｢기록물의 평가ㆍ폐기 - 제1부 : 기록관용｣의 참고자료 A, B 참고

※ 국가기록원 홈페이지→기록관리란?→기록관리표준→표준화현황→기록물 평가 ㆍ 폐기 절차 - 제1부 : 기록관용

○ 비전자 기록물의 폐기 : 소각, 파쇄, 용해 등의 방식으로 처리

○ 기록관의 장은 폐기대상 기록물이 유출되지 않도록 조치

※  기록물 폐기 시행을 기관 외부의 민간업체에 위탁한 경우 기록물의  폐기가 완전히 이루어질 때까지 관련 공무원이 입회하여 감독

[기록물에 포함되지 않는 일반 자료 등의 관리]

○  문서 작성 초안, 기록물 사본, 회의자료, 기관의 업무 정보가 포함된 책자(국회제출자료, 세출예산서, 업무보고자료 등) 등 업무 수행과정에서 발생하는 일반 자료의 대외 유출을 방지하기 위한 관리 철저

○ 일반 자료는 사용이 종료되면 즉시 해당 업무 담당자의 책임 하에 문서세단기 등을 이용하여 파기하여야 하며, 폐기 대행업체에 처리를 위탁하는 경우에는 보안각서를 징구하고 반드시 폐기 전 과정을 관리·감독

○ 각급기관 기록관리 담당부서는 기록물, 일반 자료 등이 대외에 유출되지 않도록 지침 작성·시행, 교육 실시

제3 장 기록물의 종류ㆍ형태별 관리

제1절 조사ㆍ연구ㆍ검토서 관리

제 3 장 기록물의 종류ㆍ형태별 관리

□ 법적 근거

○ 법률｣ 제17조 제1항(기록물의 생산의무)

○ 동법 시행령 제17조(조사ㆍ연구ㆍ검토서의 작성)

○ 기록생산 의무이행 지침 : 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록(NAK/G 2:2010(v2.0))

□ 작성 대상

○ 법령의 제정 또는 개정 관련 사항

○ 조례의 제정 또는 개정이나 이에 상당하는 주요 정책의 결정 또는 변경

○ ｢행정절차법｣에 의하여 행정예고를 하여야 하는 사항

○ 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 조약ㆍ협약ㆍ협정ㆍ의정서 등

○ ｢국가재정법 시행령｣제 13조제1항 및 제14조에 해당하는 대규모 사업ㆍ공사

○  그 밖에 기록물관리기관의 장이 조사ㆍ연구서 또는 검토서의 작성이 필요하다고 인정하는 사항

구성요소	구성요소 설명
조사ㆍ연구ㆍ검토 배경	조사ㆍ연구ㆍ검토가 필요한 배경이 명확히 드러나도록 서술
제안자 등 관련자의 소속ㆍ직급ㆍ성명	최초 제안자 및 해당 과제를 수행하는 관련자의 소속, 직급, 성명 등을 표시
기관장ㆍ관계기관의 지시ㆍ지침 또는 의견	조사ㆍ연구ㆍ검토서의 작성과 관련하여 지시사항, 지침, 의견이 있는 경우 이를 반영
관련 현황과 검토 내용	조사 사항과 관련한 현황, 통계 등이 있는 경우 이를 포함
각종 대안과 조치 의견	조사ㆍ연구ㆍ검토서의 작성으로 도출된 대안 및 조치에 필요한 의견
예상효과 또는 결과 분석	조사ㆍ연구ㆍ검토서의 업무 반영 이후 예상되는 효과 및 결과 반영

□ 구성 요소

□ 등록 및 관리방법

○ 등록방법

- ’13년도 업무추진과정에서 조사ㆍ연구ㆍ검토서의 생산 및 등록 여부를 확인하고 미등록된 기록물은 추가 정리ㆍ등록

- 조사ㆍ연구ㆍ검토서의 보존기간은 해당 업무의 단위과제 및 단위업무와 동일하게 책정

○ 관리방법

- 조사ㆍ연구ㆍ검토서는 업무를 수행하기 전(前) 계획단계에서 생산되는 기록물로서 생산되는 경우 등록이 이루어질 수 있도록 자체 교육 시 안내

- 업무관리시스템과 같이 업무의 입안부터 중간과정을 포함하여 결과를 모두 관리할 수 있도록 한 경우에는 조사ㆍ연구ㆍ검토서를 작성하지 않고 업무관리시스템을 통해서 그 내용을 확인할 수 있으므로 별도의 조사ㆍ연구ㆍ검토서를 작성하지 않아도 됨

- 간행물 형태로 생산되는 조사ㆍ연구ㆍ검토서의 경우 간행물발간등록번호를 부여받아 관리될 수 있도록 조치

․발간등록번호 부여 방식은 본 지침 ‘제4절 간행물 관리’를 참조

※  조사ㆍ연구ㆍ검토서의 자세한 관리방법은 기록관리 표준

｢기록생산 의무이행 지침 : 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록｣참조

☞ 국가기록원 홈페이지→기록관리란?→기록관리표준→표준화현황

□ 생산현황 통보

○ ‘기록물 생산현황 통보 서식 3ㆍ4’에 따라 작성하여 기록물생산현황통보시스템(http://sora.archives.go.kr)에 접속하여 제출

제2절 회의록 관리

□ 법적 근거

○ 법률 제17조 제2항(기록물의 생산의무)

○ 동법 시행령 제18조(회의록 작성ㆍ관리)

○ 기록생산 의무이행 지침 : 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록(NAK/G 2:2010(v2))

□ 회의록 작성대상

○ 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의

○ 교육감 및 ｢지방교육자치에 관한 법률｣ 제34조에 따른 교육장이 참석하는 회의

○  제17조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상이 참석하는 회의

○  그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의

□ 회의록 구성요소 및 작성주체

○ 구성 요소

구성요소	구성요소 설명
회의명	회의 정식 명칭 기재
회의 개최 부서(기관)	회의 주관부서(기관)
일시 및 장소	회의가 개최된 일시와 장소를 기재
참석자ㆍ배석자 명단	참석자ㆍ배석자의 성명과 직위 기재
회의 진행순서	회의 개최부터 폐회까지 전체적인 진행상황 기재
상정 안건	회의에 상정된 안건명을 순서대로 기재
발언요지	참석자들의 상정안건에 대해 발언한 내용을 정리하여 기재
결정사항 및 표결내용	회의에서 결정된 사항, 표결이 있는 경우에는 표결의 결과도 기재

○ 작성 주체

- 당해 회의를 소집 또는 주관하는 각급기관에서 작성하여야 하며, 주관기관이 불분명하거나 각급 기관 및 학교가 아닌 경우에는 회의참석자 중 회의안건과 관련하여 업무의 연관성이 가장 높은 각급 기관 및 학교를 정하고 해당 각급 기관 및 학교가 작성

□ 속기록 또는 녹음기록 작성 대상

○ 회의록 작성 대상 중 영구기록물관리기관의 장이 지정하는 회의는 회의록과 함께 속기록 또는 녹음기록 중 어느 하나를 생산하여야 하며, 녹음기록의 경우 녹취록을 함께 생산

□ 등록 및 관리방법

○ ’13년도 업무추진과정에서 회의록 생산 및 등록 여부를 확인하고 미등록된 기록물은 추가 정리ㆍ등록

- 회의록은 생산과 동시에 업무관리시스템에 등록하여야 함

- 다만, 회의록이 간행물 형태로 생산되고 영구기록물관리기관으로부터 간행물발간등록번호를 부여 받은 경우 등록을 생략할 수 있음

○ 회의록을 생산하여 등록하는 경우 회의록을 단독으로 등록하거나 붙임자료로 문서 또는 시청각기록물을 첨부할 경우 회의록임이 명확히 드러나는 제목으로 명기

※ 예시 : ○○○학교 운영위원회 제○차 회의결과 보고 및 회의록

○○차 월례회의 회의 결과(회의록)

○ 회의록의 보존기간은 해당 업무의 단위과제 및 단위업무와 동일하게 책정

- 다만, 특별히 보존가치가 높다고 판단되는 경우 해당 단위과제 및 단위업무와 별도로 영구 또는 준영구로 책정 가능

○ 회의록이 간행물 형태로 생산되는 경우 간행물발간등록번호를 부여받아 관리될 수 있도록 조치

- 발간등록번호 부여 방식은 본 지침 ‘간행물 관리’를 참조

※ 회의록에 대한 자세한 관리방법은 기록관리 표준｢기록생산 의무이행 지침 : 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록｣참조

☞  국가기록원 홈페이지→기록관리란?→기록관리표준→표준화현황

□ 생산현황 통보

○ ‘기록물 생산현황 통보 서식 5ㆍ6’에 따라 작성하고 기록물생산현황통보시스템(http://sora.archives.go.kr)에 접속하여 제출 (매년 8월 31일 限)

○ ‘속기록(또는 녹음기록) 작성대상 회의인 경우 회의소집 횟수, 서면결의 횟수, 회의록, 속기록/녹음기록 생산건수 누락없이 제출

- 회의 개최 횟수나 기록물 생산건수가 없어도 해당사항 제출

제3절 간행물 관리

각급기관이 그 기관의 목적이나 업무수행의 내용을 기관 내부나 일반인에게 전달하기 위해 발간하는 자료

- 책자, CD, 전자파일 등의 형태로 생산되며 문서와 달리 여러 부가 간행됨

- 발간관련 결재문서와 원고는 일반 문서로 등록하고, 그 외 인쇄 등 다양한 형태로 여러 부를 생산할 경우 간행물로 취급

□ 법적 근거

○  법률 제22조(간행물의 관리), 동법 시행령 제55조(간행물의 관리)

○ 2014년도 정부간행물 발간등록 및 송부지침

○ ｢특수유형 기록물 관리｣ 제1부: 간행물(NAK/G 1-1:2011(v2.1))

□ 간행물 발간등록의 의미

○  여러 부가 발행되는 간행물에 기관별 발간등록번호를 부여함으로써 간행물의 체계적 관리 및 유통․배포에 활용함

▣ 간행물 발간등록 및 송부절차 ▣

□ 간행물 발간등록번호 신청

○  발간등록번호는 국가기록원 홈페이지(http://www.archives.go.kr) “간행물 발간등록번호 신청”에서 부여받은 후 사용

○  각급기관에서는 재무관 및 지출관은 간행물 발간 관련경비 집행시 발간등록번호 부여 여부를 반드시 확인하여야 함

○  발간등록번호 신청은 인쇄가 확정된 최종본을 대상으로 제목, 발행기관, 주관부서 등을 작성(번호가 부여되면 수정 불가)

○  각급기관에서는 발간된 간행물을 인쇄 후 지체없이 관할 기록관 및 국가기록원으로 3부씩 송부하여야 함

※  전자적 형태(e-book, 전자파일 등)로만 발간된 간행물의 경우, 제작 전 발간등록번호를 부여받고 CD, DVD 등의 매체에 수록 후 매체 상에 발간등록번호를 기재하여 2점을 국가기록원으로 송부

□ 송부시 확인사항

○ 간행물 생산 시 사용한 편집최종본의 전자파일을 반드시 책자와 함께 제출 (책자 3부, 파일 1점)

- 전자파일은 PDF(A)-1 형식을 권장 (*Hwp, Word, PDF 등 타 형식 제출도 가능)

○  발간등록 생략대상 유형에 해당하는 간행물은 송부를 생략함

※  생략대상 유형은 ｢2014년도 정부간행물 발간등록 및 송부지침｣의 ‘붙임1. 간행물발간등록 생략대상 유형목록’ 참조

○  송부처

-  (461-370) 경기도 성남시 수정구 대왕판교로 851번길 30번

(시흥동 231번지) 국가기록원 사회 / 경제 /특수기록관리과

○  간행물 발간 내역을 공문으로 송부 시 아래 서식 활용

간행물 송부 서식

연번	발행기관	주관부서	간행물명	발간등록번호	송부 부수
					책자	전자매체
1
2

□ 기록관에서의 간행물 관리

○  제출된 간행물은 영구보존, 보존매체수록(디지털화), 열람 등으로 활용할 수 있으며, 기록관은 기관에서 생산되는 간행물의 등록 및 관리를 위해 노력해야 함

※ 간행물 발간현황, 발간등록번호 신청 및 납본내역 관리 요망

○  송부받은 간행물의 활용가치가 없어진 경우에는 보존용 1부를 제외한 나머지 간행물 파기 가능

○  기타 발간등록제도 및 간행물 관리에 관한 사항은 관련 지침 및 매뉴얼을 참고하여 업무수행

□ 간행물 관련 제출사항

○ 발간등록번호 부여된 간행물의 납본

○ 2014년도 간행물 생산현황 통보

- 8월 31일까지 ‘13년도 간행물 생산현황 통보’

※ 기록물생산현황통보시스템(http://sora.archives.go.kr/)에 접속하여 제출

참고자료 A : 간행물 발간등록 및 송부 지침

	목 적
정부간행물의 발간등록과 보존관리에 관한 세부사항을 정하여 간행물을 체계적으로 수집․보존함으로써 정부의 정책수행 결과를 신속하게 알리고 행정자료로 적극 활용하기 위함

제3장 기록물의 종류․형태별 관리

	관련 근거
<법률> 제22조(간행물의 관리)①각급 기관 및 학교는 간행물을 발간하고자 하는 때에는 대통령령이 정하는 바에 따라 소관 영구기록물관리기관으로부터 발간등록번호를 부여받아야 한다. ②각급 기관 및 학교는 발간하는 간행물에 제1항의 규정에 따른 발간등록번호를 표기하여야 하며, 간행물을 발간한 때에는 지체 없이 당해 간행물 3부를 각각 관할 기록관 또는 과 소관 영구기록물관리기관 및 중앙기록물관리기관에 송부하여 보존 활용되도록 하여야 한다. <법률 시행령> 제55조(간행물의 관리)①다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 간행물에 대하여는 법 제22조제1항에 따른 간행물의 발간등록을 생략할 수 있다.<각호 생략> ②<생략> ③법 제22조 제2항에 따른 발간등록번호의 표기는 식별이 용이한 정도의 규격으로 간행물의 앞표지 좌측상단에 기재하는 것을 원칙으로 하며, “발간등록번호”라 쓰고 그 아랫줄에 발간등록번호를 표기하는 방법으로 한다. ④각급 기관 및 학교의 장은 발간 등록된 간행물을 발간 후 15일이 경과하기 전까지 법 제22조제2항에 따라 관할 기록관 또는 과 관할 영구기록물관리기관 및 중앙기록물관리기관에 송부하여야 한다. 이 경우 전자적 형태로 생산되지 아니한 간행물에 대한 전자파일이 있는 경우에는 이를 함께 송부해야 한다. ⑤<생략>

Ⅰ. 간행물 정의 및 중요성

1. 정부간행물의 정의

○ 정부간행물(이하 간행물)은 각급기관의 목적이나 업무수행의 내용을 기관 내부나 일반인에게 전달하기 위해 발간하는 자료

○ 책자, CD, 전자파일 등의 형태로 생산되며 문서와 달리 여러 부가 간행됨

○ 발간시 발간관련 결재문서와 원고는 일반 문서로 등록하고, 그 외 인쇄 등 다양한 형태로 여러 부를 생산할 경우 간행물로 취급함

	간행물의 유형
연감백서류, 통계류, 업무편람, 법규집, 사업보고서, 연구조사보고서(용역보고서 포함), 교육자료, 기관지, 회의자료, 목록류, 사료연혁집, 연설강연지, 전시도감화보집 등

2. 간행물의 중요성

○ 간행물은 그 기관의 업무수행 및 그 결과를 체계적으로 정리한 것으로, 정부가 예산을 투입하여 생산‧배포하는 공식 자료임

○ 간행물을 통해 국민은 국정의 현실을 올바르게 파악할 수 있으며, 정부는 정책수행과정 및 결과를 공개적으로 국민에게 알릴 수 있음

○ 또한 각종 통계자료의 경우 조사‧연구의 기초 자료로 활용되며, 장래 국가정책 입안 및 주요 행정자료로 이용됨

○ 간행물은 학술적‧사료적‧행정적으로 가치 있는 자료가 많아 체계적으로 수집‧정리하여 대국민 열람서비스 체계를 갖출 경우 유용한 활용이 예상됨

Ⅱ. 간행물 발간등록번호 신청

1. 신청 절차

	▶ 간행물 원고가 완성되면 인쇄를 위한 결재를 받기 전에 발간등록신청을 해야 하며, 그 결과를 첨부하여 회계 부서에 인쇄의뢰 ▶ 각급기관의 경리관은 간행물 발간 관련 지출원인행위 시 당해 간행물의 발간등록 여부를 확인해야 함
발간등록신청시기 및 발간등록여부확인

	▶ 국가기록원 홈페이지(www.archives.go.kr)를 통해 신청 ▶ 홈페이지 초기화면 중앙 하단 바로가기 메뉴에서 “간행물 발간등록번호 신청” 클릭 → 신청 양식 작성 후 등록
발간등록번호 신청
⇩

	▶ “발간등록번호신청/송부내역” 게시판에 부여된 발간등록번호 확인 ▶ 기관별 발간등록현황은 간행물제목, 발행기관명 등으로 검색 가능 ▶ 발간등록번호가 부여되지 않은 신청 건은 발간 등록번호란이 공란으로 나타남
발간등록번호 확인

※ 헌법기관은 자체적으로 발간등록번호를 부여, 관리

2. 신청시 등록항목

가. 신청자 인적사항

- 간행물 발간등록번호 부여를 희망하는 신청자의 인적사항을 기재

※ 국가기록원 홈페이지에 회원 가입을 하지 않아도 신청 가능

나. 신청구분

- 새로 발간등록번호 부여를 원하는 간행물은 신규 신청

- 연속적으로 발행되는 간행물은 최초에 한번 발간등록신청을 하며, 그 이후 발간되는 동종간행물은 최초 부여받은 동일한 발간등록번호 계속 사용함

※ 단, 제목․발행기관․발간주기의 변경사유 발생시 반드시 변경신청 해야 함

	발간등록번호 재부여 사례(연속간행물)
【예】1. 발행기관의 명칭(GCC: 행정표준코드)이 변경된 경우 ⇒ 보건복지부 행정표준코드가 1351000 ▶ 1352000으로 변경 【예】2. 제목이 변경된 경우 ⇒ 국가기록연보 ▶ 국가기록백서 ※ 주기적으로 간행되는 연속 간행물로서 년도만 변경하는 경우는 제외 【예】3. 발간주기가 변경된 경우 ⇒ 연간(1년 1회 발간) ▶ 격년간(2년 1회 발간)

다. 발행기관 정보

- 발행기관명은 기관의 축약명이 아닌 공식명칭을 기재

【예】 국립수산과학원(X), 농림축산식품부 국립수산과학원(o)

경남도청(X), 경상남도(o)

충남 보령시청(X), 충청남도 보령시(o)

- 발행기관명을 소속기관 단위까지 세부적으로 기재

【예】1. 문화재청 국립문화재연구소에서 간행물을 발간한 경우

⇒ ‘문화재청’이 아닌 ‘문화재청 국립문화재연구소’가 발행기관이 됨

【예】2. 경주문화재연구소 기획운영과에서 간행물을 발간한 경우

⇒ ‘문화재청’이나 ‘문화재청 국립문화재연구소’가 아닌 ‘문화재청 국립문화재연구소 경주문화재연구소’가 발행기관이 됨

【예】3. 대구광역시 상수도사업본부 경영부 정보통신과에서 간행물을 발간한 경우

⇒ ‘대구광역시’가 아닌 ‘대구광역시 상수도사업본부’가 발행기관이 됨

- 주관부서는 기관의 기구도표에 따라 국(실, 부)과 과까지 계층적으로 기재

- 용역보고서의 경우, 용역을 발주한 기관이 발행기관이고 용역 수행을 의뢰한 처리과가 처리부서가 됨

【예】 미래창조과학부 미래기술과에서 서강대학교에 연구용역을 준 경우

⇒ 발행기관은 미래창조과학부, 처리부서는 미래창조과학부 미래선도연구실 연구개발정책관 미래기술과가 됨

라. 간행물 상세정보

․ 다권본(동일 제목으로 여러 권으로 구성)이 나 총서형식으로 발간	⇒별개의 발간등록번호 사용
․ 동일 내용 간행물이 각국 언어로 발간
․ 단행본으로 개정(수정)판 발간

․ 책자와 CD로 동시 발간	⇒동일한 발간등록번호 사용

마. 저작물 이용 및 공개

- 간행물 생산자 또는 생산기관은 생산된 간행물의 대국민 정보이용 편의를 위해 영구기록물관리기관에서 인터넷 등을 이용하여 원문서비스 하는 것에 대해 저작물 이용 동의 및 공개 여부를 명시해야 함

3. 신청 시 주의사항

○ 전자적으로만 발간되는 전자간행물의 경우도 인쇄본과 마찬가지로

제작 전 발간등록번호를 부여받은 후 표지 좌측 상단에 표시

○ 종전 사무관리규정에 의해 부여된 ‘행정간행물 등록번호(’99이전)’는 더 이상 실효성이 없으며, 번호의 구성체계가 다르기 때문에 새로운 ‘정부간행물 발간등록번호(’00 이후)’를 반드시 부여받아야 함

○ 용역보고서의 경우 계약 체결 시 발간등록번호표기와 송부 관련내용을 포함하여 계약해야 함

○ 기록물관리 책임자는 업무 인수인계시 간행물의 발간등록 및 송부관련 사항을 정확히 전달하여 발간등록/송부 업무의 연속성을 유지해야 함

○ 발간등록번호 신청 전 종전에 이미 부여받은 발간등록번호가 있는지 반드시 확인해야 하며, 입력 시 오탈자가 없도록 해야 함

○ 발간등록번호 신청 시기는 최종 원고 확정 후에 신청하도록 함

○ 관할 영구기록물관리기관이 설치되지 않은 기관은 설치 시까지 중앙기록물관리기관(국가기록원)에서 발간등록번호를 부여받아야 함

○ 비밀로 생산된 간행물의 경우 이를 간행물이 아닌 비밀기록물로 취급하여 그에 준하는 절차에 따라 관리하고 발간등록을 생략함

Ⅲ. 발간등록번호 표기와 송부

1. 발간등록번호 구성

○ 발간등록번호는 영구기록물관리기관기호, 발행기관 기관코드, 등록일련번호, 발간주기 구분기호로 구성

발 간 등 록 번 호
○	○	-	○	○	○	○	○	○	○	-	○	○	○	○	○	○	-	○	○
영구기록물관리기관			발행기관 기관코드								등록일련번호							발간 주기

2. 발간등록번호 표기

○ 발간등록번호는 한글표기가 원칙이나, 필요시 영문 또는 한자표기 가능하고 영문표기 시 약자표기 가능

- 영문표기 : Government Publications Registration Number(GPRN)

- 한자표기 : 發刊登錄番號

○ 발간등록번호는 동종의 자료에 대한 고유번호로 간행물의 수집, 정리, 열람 시 자료관리와 접근의 기본단위로 사용됨

【예 시】

	↕2cm
↔	발 간 등 록 번 호	↕	2cm
	00-0000000-000000-00
1cm
	4.5cm
	간 행 물 제 목

※ 발간등록번호는 식별이 용이한 정도의 규격으로 간행물의 앞표지 좌측 상단에 기재하는 것을 원칙으로 하되, 상업적 출판 등 특수한 발간 여건인 경우 예외적으로 뒷표지에 발간등록번호 표기 가능

※ 반드시 “발간등록번호”라 표기하고, “행정간행물등록번호”나 “정부간행물등록번호” 등의 유사명칭을 사용하지 않음

○ 전자적으로 생산된 간행물에 대해서도 인쇄본과 마찬가지로 발간등록번호를 부여받고, 앞표지 상단에 기재해야 함

- CD, DVD 등의 매체에 수록된 경우 매체 표면과 케이스 겉면 좌측 상단에도 발간등록번호 표기

3. 발간 간행물 송부

○ 각급기관은 처리과에서 생산한 간행물을 발간 후 15일 이내, 관할 기록관, 관할 영구기록물관리기관 및 중앙기록물관리기관(국가기록원)에 각각3부씩 송부해야 함(공공기록물법 제22조, 같은 법 시행령 제55조)

4. 송부시 유의사항

○ 전자적 형태로 생산되지 아니한 간행물(책자)의 경우, 전자파일이 있는 때에는 이를 CD, DVD 등 이동식 저장장치에 수록하여 송부(책자 3부, 전자매체 1점)

○ 전자적 형태(e-book, 전자파일 등)로만 생산된 간행물은 CD, DVD 등 이동식 저장장치에 수록하여 송부(전자매체 2점)

○ 전자파일은 모든 형식(Hwp, Word, PDF 등) 제출 가능하나, PDF/A-1 형식을 권장함

☞ PDF/A-1이란?

- 국가기록원이 문서의 장기보존포맷으로 정의한 형식으로, ISO 국제 표준임

- PDF 1.4를 기반으로 하여 장기간 안전하게 컨텐츠를 보존할 수 있으며, 목차구성 기능이 있음

- 파일 제작, 저장, 렌더링하는 데에 이용된 도구, 시스템에 관계없이 시각적 표현물을 보존함

※『전자기록물 영구보존 기반기술 용역, 국가기록원, 2005』참고

○ 인쇄 전 발간등록번호 부여가 누락된 경우, 사후등록 후 표기하여 송부

5. 송부 및 문의처 안내

	송부처
주소 : 경기도 성남시 수정구 대왕판교로 851번길 30번(시흥동 231) 국가기록원 사회/경제/특수기록관리과 (우 461-370) 전화 : 031-750-2206/2370/2371/2392 팩스 : 031-750-2372/2381/2393

○ 국가기록원 소관부서 문의처 안내

부서명	담당기관명	전화 번호
사회기록관리과	지방자치단체(지방교육자치단체 포함)	031-750- 2206/2370
경제기록관리과	국공립대학 및 기타 각급 기관 및 학교	031-750- 2371

Ⅳ. 발간등록번호 생략 유형의 관리

1. 발간등록 생략대상

	발간등록 생략대상
법률 시행령 제20조에 따라 등록되는 기록물, 영구기록물관리기관의 장이 보존 및 활용가치가 낮다고 정한 간행물, 시행령 제3조 각 호의 어느 하나에 해당하는 각급 기관 및 학교가 발행하는 간행물에 대해서는 발간등록 생략 가능(시행령 제55조 제1항).

※ 간행물 발간등록 생략대상 유형목록 :　붙임 1 참고.

2. 발간등록 생략대상의 송부

○ 발간등록생략대상 간행물은 국가기록원에 송부되더라도 영구 보존 및 보존매체 수록, 열람 등으로 활용되지 않을 수 있으며

○ 다만, 각 기록관에서는 위의 생략대상에 해당하는 간행물일지라도 사료적 가치 등을 고려하여 기관 자체적으로 별도 등록․관리할 수 있음

[붙임1]

간행물발간등록 생략대상 유형목록

1. 발간 형태별
유형	구 분	형 태	사 례
① 소책자	수첩류	메모형 수첩, 포켓식	고혈압건강수첩, 당뇨건강수첩 등
	팜플렛, 리플렛 등	50p 미만 자료	행사안내, 소식지, 길라잡이 등
	지침서, 핸드북	특정업무에 대하여 핸드북 형태로 제작한 지침서	소방현장대응지침, 안전관리매뉴얼 등
	속보류	빠른 전달을 위한 인쇄자료	주요경제통계속보 등
② 만화	만화자료	국가정책이나 국민의 일상관련 문제를 알기 쉽게 만화로 작성	- 야호! 코리아! - 만화로 읽는 구미시정 등
③ 신문	기관신문	기관의 동향, 소식 등을 신문형식으로 발행	- 진주시보, 중구소식, 아산시정, 제주교육리뷰, 동부교육소식 등 - 청사초롱, 신문협회보, 경우신문, 한국경비협회보 등 - 2000 광주비엔날레
④ 추록	추록분	규정이나 지침의 추록분만 발행	심사지침서 가제분

2. 수록 내용별
유형	구 분	내 용	사 례
① 홍 보 자 료	일반국민 홍보용	국민의 일상과 관련해서 알기 쉽게 홍보하기 위한 자료	- 사이버정보마당 : 각종사이트, 교육정책소개 - 청소년수련시설안내서 : 만화, 삽화가 대부분 - 알기 쉬운 열린교육 - 통계바다 - 건설정보화사업 홍보자료 - 대전의 명품요리 : 요리책자 - 수자원공사 화보형 홍보물 - 남도로 떠나는 가을여행
	정책홍보용	국가정책에 대한 계획적 홍보자료	- 요즘 경제현안... - 세금정책... - 55년의 만남... : 엽서, 접히는 자료 포함 - Pictorial Korea : 영문 홍보잡지
	소식지 안내지	지역 및 기관의 동향, 행사소식 등을 안내하기 위해 작성	- 방사선보건 - 서부장학, 월드컵코리아 2002뉴스, 저작권소식 등 - 중랑의회보, 민족문화추진회보 등 - 연암도서관 이용안내
	홍보 브로셔	투자자들에게 홍보하기 위한 내용	- 진주시투자환경 등 홍보인쇄물
	지도	생활안내지도	- 서귀포시 새주소 생활안내지도 - 유성구 생활안내지도
② 교 육 자 료	장학자료	장학지도, 장학교재	교육과정에 의한 장학자료
	학습교재	색칠, 붙이기, 한자연습, 학습자료 등 학습내용을 연습 또는 일기식으로 기록하는 자료	- 신문교육활용자료 - 국어과 학습부진아 지도자료 - 유아과학 활동자료 등
	교육원 발간 교재	교육원 발간교재 및 활동자료	외국어교육교재, 직무연수 교재 등
유형	구 분	내 용	사 례
	사용자매뉴얼	시스템 사용 매뉴얼	- NEIS 사용매뉴얼 - 기타 특정 프로그램 매뉴얼
	영농교재	농어민을 상대로 농수산물을 수확하기 위한 교육교재	- 농업기술센터 교육교재 등 - 영농순회교재, 영농교육교재
	교과서	초․중․고등학교 각 과목별 교과서	초․중․고등학교 각 과목별 교과서는 매우 광범위하고 내용상 발간등록의 가치가 적음
③ 공 보 자 료	관보, 구보, 군보, 시보	정부 및 각 지자체에서 발간	- 관보 : 기록물로 이관․관리됨 - 서울시보, 대구광역시 달성군 공보
	보도자료	대부분 인터넷에도 게재하며 간단히 프린트하여 발행	서울시 소비자물가, 생산물가 동향(월간)
④ 행 사 결과물	문집, 수기집, 글모음집	독서회, 수기공모전 및 학습결과물로 참가자의 글을 모아 발간	- 느티나무독서회 정기 작품집 - 사랑의 편지 공모전 모음집
	귀국보고서	국외출장 및 연수 결과보고서	해외연수귀국보고서
	사례집	민원 등의 결과물로 만들어진 각종 사례집	- 청소년 유해음반 심의 사례집 - 해피콜 민원처리 우수 사례집 - 대학생 청렴홍보단 활동 우수 사례집 - 생활공감정책 주부모니터단 활동사례집
⑤ 일 반 문서류	인쇄물	인쇄물을 단순히 철한 것	- 주요구정추진계획(월간) - 확대간부회의 서류 - ○○○준비상황보고서 - 중구회의(임시회) 심의(안)

※ 이 외에 상급기관이나 타 기관에서 생산된 간행물을 가공하여 발간한 간행물은 생략대상에 포함됨

예) - 국가기록원에서 발간한 『각급 기관 및 학교의 기록관리실무』를 참고로 각 기관에서 발간된『○○청의 기록관리실무』

- 행정안전부에서 발간한 『정보공개운영제도 매뉴얼』을 참고로 각 기관에서 발간된『○○광역시의 정보공개운영 매뉴얼』

[붙임2]

발간주기 구분기호

발 간 주 기		기호명
단행본	단독으로 1회에 한해 발행되는 도서	01
일 간	매일 발행되는 연속간행물	02
주 간	주마다 발행되는 연속간행물	03
격주간	2주마다 발행되는 연속간행물	04
순 간	10일마다 발행되는 연속간행물	05
월 간	월마다 발행되는 연속간행물	06
격월간	격월로 발행되는 연속간행물	07
계 간	3개월마다 발행되는 연속간행물	08
반년간	1년에 2번 발행되는 연속간행물	09
연 간	1년에 한번씩 발행되는 연속간행물	10
격년간	2년에 한번씩 발행되는 연속간행물	11
3 년간	3년에 한번씩 발행되는 연속간행물	12
5 년간	5년에 한번씩 발행되는 연속간행물	13
부정기	불규칙적으로 발행되는 연속간행물	14
4 년간	4년에 한번씩 발행되는 연속간행물	15

제4절 시청각기록물 관리

□ 법적 근거

○  법률 제17조(기록물의 생산 의무) 및  제23조(시청각기록물의 관리)

○  동법 시행령 제19조(시청각기록물의 생산) 및 제56조(시청각기록물의 이관시기)

○  동법 시행규칙 제4조(기록물의 등록) 제3항, 제4항

○「특수유형 기록물 관리 - 제2부 : 시청각기록물(2.0)」(NAK/G 1-2:2009(v2.0))

□ 시청각기록물 생산의무 대상

유형	시청각기록물 생산 대상	동영상기록물 생산 대상
생산 방법	시행 전·시행 과정 및 시행 후의 주요상황을 체계적으로 파악할 수 있도록 생산	촬영 개요 및 시간별 촬영 세부사항 등을 포함한 설명문 별도 작성
1	대통령·국무총리 및 중앙행정기관의 장, 지방자치단체장 및 교육감, 교육장 등 주요 직위자의 업무 관련 활동과 인물사진	대통령 취임식
2	국가 및 지방자치단체의 주요 행사	｢국가장법｣에 따른 장의행사(葬儀行事)와 국가적 차원에서 추진이 필요하다고 인정되어 특별법으로 정한 국제행사 또는 체육행사
3	｢국가재정법 시행령｣ 제13조제1항 및 제14조에 해당되는 대규모 사업·공사	각급 기관 및 학교의 장과 중앙기록물관리기관의 장이 협의하여 정한 대규모 사업·공사
4	대규모의 토목·건축공사 등의 실시로 본래의 모습을 찾기 어렵게 되는 사항
5	철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가 높아 시청각기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항
6	다수 국민의 관심사항이 되는 주요사건 또는 사고로서 각급 기관 및 학교의 장이 시청각기록물의 작성·보존이 필요하다고 인정하는 사항
7	증명적 가치가 매우 높아 그 현장 또는 형상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항
8	국내 최초의 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항
9	그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항	그 밖에 동영상기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항

□ 등록 및 편철방법

○ 등록대상 선정

- 사진･필름류 : 촬영된 사진 및 필름 중 보존대상으로 적합한 작품 등을 선정하고, 선정된 사진을 업무관리시스템에 등록

- 녹음･동영상류 : 촬영･녹화 또는 녹음된 기록물의 편집이 완료된 시점에 편집 완성본을 업무관리시스템 에 등록

단, 편집장비가 없는 경우 편집되지 않은 원본 상태 그대로 등록가능

※ 단, 접수한 시청각기록물의 경우는, 유형에 상관없이 접수와 동시에 등록

시청각기록물의 경우 일반문서와 달리 등록이 지연될 경우 시청각기록물의 생산맥락(메타데이터 등)을 잃을 수 있으므로 반드시 생산과 동시에 등록이 되어야 함

○ 시청각기록물 등록방법

▪업무관리시스템

① 전자문서 → 문서등록대장의 메뉴 중 “비전자문서”선택

② ‘생산비전자문서등록’ 혹은 ‘접수비전자문서등록’ 선택

③ 등록화면에 세부입력 사항 등록

※ 시청각기록물 등록사항

･ 문서정보 : 제목, 과제카드명, 관련정보, 문서요지, 붙임

･ 보고경로 : 기안자, 결재자, 기안일자, 결재일자

･ 시행정보 : 생산등록번호, 등록일자, 공개여부

･ 관리정보 : 열람범위, 열람제한, 등록구분(기록물형태, 내용요약)

□ 등록구분에서 반드시 ｢사진･필름류｣, ｢녹음･동영상류｣를 선택해야만 세부 원본매체를 선택하는 ‘기록물형태’와 ’내용요약‘란이 생성됨

- 등록시 내용 요약 및 시행일자 관련

‧ 내용요약 : 시청각기록물은 관리 및 활용을 위하여 필요한 내용요약 정보를 추가하여야 함.

※ 내용 요약 정보 : 녹음 또는 촬영 일자 등의 생산일자, 주요 내용, 등장하는 주요 인물 성명 및 직위, 위치 정보 등

‧ 시행일자 : 시청각기록물의 등록일자는 보존대상을 선별하여 업무관리시스템 에 등록하는 시점으로 생산일자와 동일하지 않으므로 생산일자는 내용요약정보에 반드시 기입해야 함

○ 시청각기록물 등록번호 표기

- 사진･필름류 : 사진의 뒷면이나 포장재료의 좌측상단 여백

- 오디오, 비디오, 영화필름 : 보호케이스나 보존용기‧봉투 등에 표기

- 디지털매체

- 테이프, 디스크, 디스켓의 경우 보호케이스나 보존용기에 표기

- 전자파일로 보관하는 경우 폴더명에 등록번호 등을 기입

- 시청각기록물의 등록번호 표기방법

<생산등록번호>                      <접수등록번호>

↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓	등록	(등록번호)
		(등록일자)
	←------------ 3.5 ㎝ -------------→

↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓	접수	(접수번호)
		(접수일시)
	←----------- 3.5 ㎝ -------------→

○ 시청각기록물 편철 기준

- 공통

‧  하나의 행사･사안을 기준으로 시간발생순으로 편집하여 하나의 시청각 기록물철을 생성

- 사진･필름류

‧  하나의 철로 생성된 사진․필름류는 보존봉투나 보존용 사진첩 등에 보관하며, 좌측 상단에 제목․생산년도․종류․수량 등과 함께 기록물철 분류번호를 표기

‧  여러 사안의 필름이 연결되어 있는 경우라도 각각의 사안을  기록물철로 구분

- 오디오, 비디오 등 분리될 수 없는 매체

‧ 사안별로 편집 완료된 기록물을 보존용 매체 및 보호케이스에 넣어 관리, 테이프, 영화필름 등 분리될 수 없는 매체의 경우 하나의 기록물철로 생성

‧ 한편이 시간 관계 상 여러 개로 나누어졌을 경우 각각을 기록물철로 생성

<예시> 홍보영상2-1, 홍보영상2-2

□ 시청각기록물의 이관

○ 처리과 ➡ 기록관

- 업무관리시스템의 경우 생산 다음해 중 기록관리시스템으로 이관

※ 시청각은 일반기록물보다 보존환경에 민감함으로 1년 단위로 이관 권장

※ 업무관리시스템 에서 전자파일 형태로 등록․관리하는 시청각기록물은 전자기록물의 이관과 동일한 절차 및 방식으로 이관. 이 경우 메타데이터 누락여부, 전자파일의 오류 여부 등을 확인해야 함

※ 업무관리시스템으로 목록만을 동록․관리하고 별도의 매체에 수록하여 관리하는 시청각기록물은 목록과 해당 기록물이 담겨있는 보존상자를 이관함.

○ 기록관 ➡ 국가기록원

- 기록관의 장은 보존기간 30년 이상인 시청각기록물을 보존기간 기산일로부터 5년이 경과하기 전에 관할 영구기록물관리기관으로 이관

- 이관 시 저작권 여부, 비공개여부를 표시하여 이관

○ 이관 시 반드시 시청각기록물의 생산맥락이 포함되어야 함

- 시청각기록물의 특성상 생산맥락 데이터가 없는 경우 해당 기록물의 내용파악 곤란

○ 시청각기록물의 이관시기 연장

- 시청각기록물 보존시설 및 장비의 기준에 적합한 서고와 관리장비를 갖춘 각급기관 중에서 업무활용 등의 목적으로 이관시기의 연장이 필요하다고 인정되는 때에는 보존기간 기산일부터 10년의 범위 내에서 연장가능

[시청각기록물 보존 환경 기준]

구분	온도	습도	비 고
흑백필름	13～17℃	35～45%
칼라필름	-2～2℃	25～35%
자기매체	13～17℃	35～45%	비디오테잎, 릴테잎 등
광 매 체	13～17℃	35～45%	CD, DVD 등

□ 시청각기록물의 관리 시 주의사항

○ 시청각기록물은 이미지, 영상, 소리 등을 기록화한 것으로 사진, 필름, 오디오, 비디오, 영화필름, 멀티미디어 콘텐츠 등이 포함

○ ‘일반기록물을 촬영한 마이크로필름’ 및 ‘문서 이미지가 수록된 광디스크’ 등은 시청각기록물이 아닌 보존매체로 분류되니 관리 시 주의

○ e-Book으로 제작된 CD류는 간행물로 분류되니, 발간등록번호 부여 후 국가기록원으로 3부 납본

- 동영상으로 제작된 시청각기록물(DVD 혹은 CD)은 업무관리시스템 에 등록

○ 업무관리시스템을 쓰는 기관의 경우 기록물철 형태를 시청각기록물로 만든 후 일반기록물(건) 편철 금지

- 사안별로 해당 기록물철에 맞는 시청각기록물 건만 편철

○ 방송 녹화자료 및 라디오방송 녹음자료는 해당 기관에서 참고자료로 관리

- 국가기록원으로 이관대상 아님

※  시청각기록물의 자세한 관리방법은 기록관리 표준｢특수기록물 관리 제2부-시청각기록물｣참조

☞  국가기록원 홈페이지→기록관리란→기록관리표준→표준화현황

제5절 행정박물 관리

□ 법적 근거

○ 법률 제24조(행정박물의 관리)

○ 동법 시행령 제57조(행정박물의 관리)

○ 동법 [별표4](행정박물 관리대상)와 [별표5](행정박물 유형별 이관시기)

○ ｢공직자윤리법｣ 제15조(외국 정부 등으로부터 받은 선물의 신고)

○ 동법 시행령 제29조(선물의 관리ㆍ유지)

○ ｢행정업무의 효율적 운영에 관한 규정｣ 제37조(재등록 및 폐기)

○ ｢특수유형 기록물 관리｣ 제3부: 행정박물(NAK/G 1-3:2011(v2.0))

□ 행정박물의 정의

○  각급기관에서 업무수행과 관련하여 생산ㆍ활용한 형상기록물로서 행정적ㆍ역사적ㆍ문화적ㆍ예술적 가치를 지니는 기록물

○  각급 기관이 생산하는 모든 형상기록물이 대상이 되는 것은 아니며 기록물관리기관에서 관리대상으로 지정한 경우에만 해당

□ 행정박물 관리대상

유형	범 위
관인류	- 국새 및 기관장의 직인, 청인 등으로 활용 종료된 것
견본류	- 화폐, 우표, 훈ㆍ포장 등의 견본류 및 도안류
상징류	- 각급 기관 및 학교 및 공공업무와 관련하여 상징성을 지니는 현판, 기, 휘호, 모형, 의복, 공무용품 등의 상징물
기념류	- 각급 기관 및 학교의 주요 홍보, 행사, 활동 중에 생산된 포스터, 팸플릿, 기념엽서, 방명록, 초청장, 기념품 등의 각종 홍보물 및 기념물
상장ㆍ훈장류	- 국가를 위한 공로로 수여받은 훈장 및 포장 - 공공업무와 관련하여 기관이 수여받은 상장, 상패, 트로피, 메달 등
사무집기류	- 대통령, 국무총리 등 주요 직위자가 업무수행에 사용하였던 사무 집기류
그 밖의 유형	- 영구기록물관리기관의 장이 지정한 그 밖의 유형 ※ ｢공직자윤리법｣시행령 제29조 제2항에 해당하는 선물류 포함

○  행정박물 유형분류시 주의사항

<예시1>

- 평시 공무 수행용 의복, 액세서리, 배지 등 → 상징류

- 특정행사용 유니폼 → 기념류

<예시2>

- 업무용 사무용품 → 사무집기류

- 행사‧기념용 사무용품 → 기념류

- 선물로 받은 사무용품 → 그 밖의 유형

<예시3>

- 각급 기관 및 학교 상징 모형 → 상징류

- 선물로 받은 각급 기관 및 학교 상징 모형 → 그 밖의 유형

- 그 외 모형(예 : 전투기 모형) → 견본류

<예시4>

- 견본으로 제작한 훈장, 포장 등 → 견본류

- 수여받은 훈장, 포장, 상패, 감사패, 기념패 등  → 상장‧훈장류

- 목적‧용도에 따라 우선분류(동일 형태라도 유형분류 다를 수 있음)

○ 행정박물 불포함 대상

-  문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각기록물, 간행물 등

<예시> 협약서와 같은 일반기록물 및 시청각기록물을 생산 등록 후 액자와 같은 형태로 보존하였을 경우에도 해당 기록물건 및 시청각기록물에 해당

- 형태를 갖지 않는 소프트웨어와 같은 물품류

- 동물, 식물, 음식 등과 같이 영구보존할 수 없는 대상

- 공공업무와 관련된 기록물로서의 속성을 가지지 않는 순수박물

□ 행정박물의 관리

○  현재 업무관리시스템은 행정박물을 등록ㆍ관리할 수 있는 체계가 반영되어 있지 않으므로, 관리대상으로 선별된 행정박물은 관리대장에 등록하여 관리함

	【행정박물의 선별】
○ 유형별 가치(중요 행사 및 사업 관련, 주요 인물 행적 관련, 상징성, 예술성, 유일성 또는 희소성, 활용성) 및 보존타당성(보존가능성, 훼손도)을 종합적으로 판단하여 행정박물 관리대상 선별

○ 행정박물 등록시기

- 생산(입수) 당시 : 견본류, 공무상징류, 기념류, 상ㆍ훈장류, 선물류

- 활용 종료시 : 관인류, 기관상징류, 사무집기류

○ 행정박물관리대장은 등록번호, 유형분류 등의 식별정보와 제목, 생산부서 및 생산일자 등의 관리정보로 구분하여 기재함

①	행정박물 등록시 부여하는 일련번호. 처리과코드-등록연도별 일련번호
②	행정박물의 생산과 직접 관련된 기록물의 문서등록번호나 행정박물의 등록번호 기입
③	유형별분류 대․중․소분류의 유형명 기입
④	재질별 분류 중 대표재질명 기입
⑤	되도록 간략하게 기입하되 생산맥락이 드러나도록 기입
⑥	행정박물을 직접 생산하거나 입수한 부서를 기입
	생산일자 : 행정박물이 생산된 일자를 기입
⑧	종료일자 : 활용이 종료되어 행정박물로 확정된 일자를 기입(관인류등)
⑨	입수일자 : 행정박물이 기관에 입수(기증)된 일자를 기입. ⑦,⑧,⑨번 일자는 'yyyy.mm.dd'형식(예: 2012.08.08) 형식으로 기입하되, 일자가 불분명한 경우에는 월까지만 표기(예: 2012.08.)
⑩	입수경위 : 행정박물의 입수방법을 기입. 생산, 증정, 위탁, 구매, 활용종료 후 입수 등으로 기입하되, 입수경위를 파악할 수 있도록 비교적 상세하게 기입(수령인, 증정인 등 표기)
⑪	수량 : 점단위로 기입, 동일한 박물(예: 우표)이 여러 점일 경우에는 하나의 관리번호를 부여하고 해당수량 기입
⑫	크기 : 기본으로 세로×가로×높이(단위 : cm)를 사용, 둥근형태의 경우 최대지름을 표시
⑬	이미지 : 행정박물의 이미지파일 등록
⑭	주기 : 행정박물에 관해 특별히 기재할 사항을 기입
⑮	비고 : 구입시 가격, 행정박물과 관련된 인사명, 관련 행정박물과의 연계 등 기타 위의 항목에 없는 사항을 기입.
⑯	보존장소 : 행정박물이 실제 위치해 있는 수장고 번호, 활용(비치)중인 부서명 등 기입
⑰	서가위치 : 행정박물이 보존되고 있는 서가의 번호 기입

행정박물 관리대장
<식별정보>
등록번호	①				관련번호	②
유형분류	③				재질분류	④
<관리정보>
이미지 ⑬		제 목		⑤
		생산(입수)부서		⑥
		생산일자	생산일자
			종료일자	⑧
			입수일자	⑨
		생산(입수)경위		⑩
		수량		⑪
		크기		⑫
주기	⑭
비고	⑮
보존(보관)장소	⑯				서가위치	⑰

□ 행정박물 이관시기

유형	이관시기
관인류	- 신규관인 제작, 명칭 변경, 기관 폐지 등으로 관인 폐기 시
견본류	- 생산 후 60일 이내
상징류	- 명칭 변경 등으로 신규 상징물 제작 시, 기관 폐지 시
기념류	- 행사, 사업 종료 시
상장ㆍ훈장류	- 수상 후 1년 이내
사무집기류	- 해당 사무집기류 활용 종료 시
그 밖의 유형	- 영구기록물관리기관의 장이 지정한 시기

□ 행정박물의 이관

○  매년 생산현황 보고된 행정박물 중 국가적 차원에서 보존가치가 높다고 판단되는 중요 행정박물은 영구기록물관리기관의 장이 이관대상으로 지정ㆍ관리할 수 있음

	【행정박물의 폐기】
○ 이관대상으로 지정되지 않은 행정박물은 다음 사유에 해당할 때 제43조 제1항에 따른 절차를 거쳐 폐기 가능함 - 행정적·역사적·문화적·예술적 가치의 변동으로 인하여 영구보존의 필요성이 상실된 것으로 인정되는 경우 - 심각한 물리적 훼손으로 복원이 불가능한 경우 ※ 관련근거 : 법률 시행령 제57조

○  이관을 통보받은 기록관은 해당 행정박물을 영구기록물관리기관으로 이관해야 함

○  이관 시에는 이관목록, 등록정보, 배경정보를 반드시 첨부하여 해당 행정박물에 대한 상세사항을 파악할 수 있도록 조치해야 하며, 이관과정에서 물리적 훼손이 발생하지 않도록 포장 및 안전장치를 철저히 하여야 함

○  이관시기 및 절차는 영구기록물관리기관과 협의하여 결정

○  관인류, 견본류 등 이관시기가 정해진 필수이관대상은 별도의 통보가 없더라도 사유 발생시 관할 기록관을 경유하여 소관 영구기록물관리기관으로 이관

○  업무활용, 전시 등의 목적으로 이관시기 도래 이후에도 해당 행정박물을 관리하고자 하는 경우에는 소관 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 이관시기 연장 가능하며, 영구기록물관리기관에서 보존 중인 행정박물을 대여 받아 사용 가능

○  폐지기관의 행정박물은 지체 없이 소관 영구기록물관리기관으로 이관하여야 함

	【관인류 이관시 주의사항】
• 기록관을 경유하여 영구기록물관리기관으로 이관 - [처리과 ⇒ 기록관 ⇒ 영구기록물관리기관] 의 기록물 이관절차 준수 - 처리과에서 영구기록물관리기관으로 직접 이관하지 않도록 주의 • 반드시 폐기공고문을 첨부하되, 우편별송을 지양하고 공문에 붙임파일로 첨부 - 공고문도 공문과 함께 전자기록물로 관리될 수 있도록 우편별송을 지양하고, 스캔 등의 방법을 이용하여 공문에 파일로 첨부

	【관인류 이관 보류사항】
○ 지방자치단체 및 교육청(각급학교 포함)의 경우, 지방기록물관리기관 설치 시까지 해당기관 또는 기록관에서 자체 관리 - 관련근거 : 법률 제11조 행정업무의 효율적 운영에 관한 규정 제37조 제2항

□ 생산현황 통보

○  행정박물 보유목록 [서식12]와 [서식13]에 따라 기록물생산현황통보시스템(http://sora.archives.go.kr/)에 접속하여 제출

제6절 비밀기록물 관리

□ 관련근거

○ 법률 및 같은법 시행령 제7장 비밀기록물의 관리

○ 보안업무규정 및 보안업무규정 시행규칙

○ 비밀기록물 관리 (NAK/S 20:2012(v1.1))

○ 비밀기록물 관리 실무지침 (2012.5.15, 국가기록원)

□ 비밀기록물 관리대상

○  “비밀”이라 함은 그 내용이 누설되는 경우 국가안전보장에 유해로운 결과를 초래할 우려가 있는 국가 기밀로서 비밀로 분류된 것을 말함(｢보안업무규정｣ 제2조)

- 비밀은 중요성과 가치의 정도에 따라 Ⅰ·Ⅱ·Ⅲ급으로 구분

▪Ⅰ급비밀  :  누설되는 경우 대한민국과 외교관계가 단절되고 전쟁을 유발하며, 국가의 방위계획ㆍ정보활동 및 국가방위상 필요 불가결한 과학과 기술의 개발을 위태롭게 하는 등의 우려가 있는 비밀

▪Ⅱ급비밀  :  누설되는 경우 국가안전보장에 막대한 지장을 초래할 우려가 있는 비밀

▪Ⅲ급비밀  :  누설되는 경우 국가안전보장에 손해를 끼칠 우려가 있는 비밀

○ 비밀기록물 관리의 적용대상은 비밀기록물 원본에 한함

※ 세부사항은「비밀기록물 관리」(NAK/S 20:2012(v1.1))* 및

「비밀기록물 관리 실무지침」(2012.5.15, 국가기록원) 참조

* 국가기록원홈페이지 → 기록관리란?  → 표준화현황(http://j.mp/SvjdV8)

□ 비밀기록물 관리 절차

관리주체					역 할
공공기관		처리과 비밀취급인가자			· 비밀 생산(등급분류, 보호기간·보존기간 책정) ※ 보존기간≧보호기간 · 비밀생산현황 통보(→ 기록관, 5월) ※ 생산후 3년이 경과한 비밀기록물 원본 목록 통보 · 비밀 재분류 및 공개여부 구분 · 기록관으로 이관
		(이관)			* 일반문서로 재분류한 경우(유형1) * 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우(유형2) * 생산 후 30년이 지난 경우(유형3)
		기록관 비밀기록물 전담 관리요원			· 처리과 이관기록물 서고 입고 · 비밀생산현황 취합·통보(→ 국가기록원, 8월) ※ 보존기간 30년 이상 비밀기록물 원본 목록 통보 · 열람·대출·복사 등 활용 · 비밀해제 기록물 공개 재분류(5년 주기) · 보존기간 만료 기록물 평가 · 국가기록원으로 이관
		(이관)			* 비밀 해제 기록물(유형 1·2) 중 보존기간이 30년 이상인 기록물 * 생산 후 30년이 지난 비밀(유형3)
영구기록물관리기관		국가기록원 특수기록관리과 등			· 각급기관 이관비밀 전용서고 입고 · 비밀 전용 전산장비에 목록 등록·관리 · 각급기관 비밀생산현황 취합·관리 · 열람·대출·복사 등 활용 · 비밀 재분류(보존기간 30년 경과 등) · 비밀해제 기록물 공개 재분류(5년 주기) · 보존기간 만료 기록물 평가

제 4 장 전자기록물 관리

제4장 전자기록물 관리

제1절 전자기록물의 관리

□ 법적 근거

○ 법률 제6조(기록물의 전자적) 및 제20조(전자기록물의 관리)

○ 동법 시행령 제5조(전자기록물의 보안관리) 및 제34조(업무관리시스템 의 등록정보 관리) 내지 제37조(기록관 및 의 보존기록물중 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 전자적 관리)

○ 처리과 기록관리 업무처리 절차(NAK/S 3:2013(v2.1))

□ 전자기록물의 관리

○ 기록물관리기관의 장은 기록물이 전자적으로 생산ㆍ관리되도록 필요한 조치를 마련하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물도 전자적으로 관리되도록 노력해야 함.

○ 전자기록물의 보안관리

- 기록물관리기관의 장은 전자정부법 제56조 제3항의 규정에 따라 국가정보원장이 안정성을 확인한 보안조치를 취하여 전자기록물의 생산, 이관, 보존 및 폐기 등 기록물관리 과정에서 전자기록물을 안전하게 관리

- 국가정보원장은 전자기록물의 보안관리에 대한 이행여부 확인

○ 업무관리시스템의 등록관리

- 업무관리시스템은 기록물 및 기록물철의 등록ㆍ분류정보에 대한 검색ㆍ활용 기능을 제공해야 함

‧  전자문서/비전자문서의 종류에 관계없이 처리과는 생산 또는 접수한 기록물을 문서등록대장에 등록ㆍ관리

‧  전자문서의 붙임 목록에 첨부되지 않은 모든 기록물(문서, 도면, 매체 등 첨부물)의 첨부물은 반드시 분리등록하여 관리

- 기록물의 생산현황 통보 및 이관은 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라 목록 및 전자기록물 파일에 대한 전송정보 파일 생성 및 전송

- 업무관리시스템 : 비전자문서, 메모보고, 지시사항 등도 단위과제별 단위과제카드에 등록

○  업무관리시스템 (행정정보시스템 등)의 출력물은 업무 참고용이므로 비전자기록물 원본과 합철하여 관리하지 말 것

○  업무관리시스템 기록물 인수 및 보존 관리

- 전자기록물 인수시 진본확인 및 품질검사 등을 실시하여야 함

- 인수 종료 시 그 결과를 해당 처리과에 통보해야 하고, 인수완료 결과를 통보 받은 처리과는 해당 전자기록물을 물리적으로 복구가 불가능하도록 삭제 또는 파기하여야 함

- 단, 처리과에서 업무상 필요시 사본임을 확인할 수 있는 조치를 취한 후에 삭제 또는 파기하지 않고 활용 가능

○ 전자기록물 보존포맷의 변환

- 기록관에서는 업무관리시스템으로부터 인수한 보존기간 10년 이상의 전자기록물은 문서 및 장기보존포맷으로 변환해야 함

< 문서보존포맷 변환 >

‧  문서보존포맷은 전자기록물건에 포함된 전자파일(본문, 첨부)을 대상으로 변환

‧  문서형식이 아닌 시청각 유형(동영상, 음성 파일 등)이나,  PDF‧압축파일 등은 변환 대상에서 제외

‧  손상된 파일, 해독 불가한 비밀번호 포함 등 가독(可讀)이 불가능한 파일은 변환 대상에서 제외

< 장기보존포맷 변환 >

‧  장기보존포맷은 기록물 철과 건을 각각 변환

○ 전자기록물철, 비전자기록물 철·건 : 메타데이터 + 전자서명

○ 전자기록물건 : 원문 + 문서보존포맷 + 메타데이터 + 전자서명

‧  문서보존포맷 변환 제외대상 파일을 포함하고 있는 건의 경우 해당 파일의 문서보존포맷을 제외하고 장기보존포맷으로 변환

- 기록관에서는 전자기록물을 접수하여 품질검사와 검수 등 인수처리 완료 후 아카이빙 스토리지 등 저장매체에 보관하기 전에 문서 및 장기보존포맷으로 변환

- 영구기록물관리기관으로 전자기록물을 이관하는 경우에는 이관 전 기록관 업무처리 과정에서 변경된 메타데이터를 추가하여 장기보존포맷으로 재변환해야 함

※ 기록관리 메타데이터 표준 개정에 따른 장기보존포맷 규격(스키마) 변경으로, 관련 프로그램 업그레이드 후 장기보존포맷 변환(업그레이드 프로그램은 2014. 2월경 공지 및 배포 예정)

○ ‘15년 전자기록물 이관대비를 위한 준비사항

- 업무관리시스템에서 인수한 기록물의 데이터 규격(바이러스 포함) 검사 및 본문‧첨부 파일의 내용 정보 오류여부 확인

- 전자문서의 ‘붙임’으로 있는 비전자 형태(책자, OD 등)의 첨부 기록물이 이관대상에서 누락되지 않도록 주의

- 전자파일의 파일명에 특수문자 미포함토록 선 조치(파일명에 특수문자 포함된 경우 윈도우 환경에서 열리지 않는 문제 발생)

- 비공개‧부분공개 기록물에 대한 비공개 유형 및 사유를 정확히 입력

- 이관대상 기록물에 대한 재변환 및 이관파일 생성에 필요한 RMS의 스토리지 용량 추가 확보

※ 재변환을 위해서는 문서보존포맷과 장기보존포맷 변환이 선행되어야 함

- 온라인 이관처리를 위한 대용량송수신 S/W 정상연계 여부 확인

※ 전자기록물 온라인 전송을 위한 기술규격(V1.1, 2013.12.30)이 반영된 S/W로 업그레이드

- 이관대상 기록물 목록에 포함된 비전자기록물에 대한 편철‧정리 및 상태점검으로 기록물 이관시 누락되지 않도록 조치

제2절 전자기록물 보존포맷 변환․관리

1. 보존포맷변환 개요

□ 법적 근거

○ 법률 시행령 제36조(기록관 및 의 전자기록물 보존)

○ 법률 시행령 제40조(기록관 및 의 소관 기록물 이관)

□ 보존포맷변환 유형

○ 문서보존포맷

- 문서가 생산된 당시의 어플리케이션이 없어도 해당 문서의 내용과 외형을 그대로 재현하여 내용보기가 가능하게 하는 포맷

※ 공공표준 NAK/TS 2:2008(v1.0) 전자기록물 문서보존포맷 기술규격 참조

(국가기록원홈페이지 →  기록관리란? → 기록관리표준 → 표준화현황)

○ 장기보존포맷

- 전자기록물의 진본성과 무결성을 보장하고 장기간 안전하게 보존하기 위해 전자기록물의 원문, 문서보존포맷, 메타데이터, 전자서명을 하나의 패키지로 구성한 포맷

※ 공공표준 NAK/TS 3:2013(v2.0) 전자기록물 장기보존포맷 기술규격 참조

(국가기록원홈페이지 → 기록관리안내 → 기록관리표준 → 표준화현황)

□ 보존포맷변환 대상

○ 보존포맷 변환 대상 기록물 : 기록관이 업무관리시스템으로부터 인수한 보존기간 10년 이상의 기록물

○ 문서보존포맷 변환대상

- 전자기록물건에 포함된 본문문서 파일과 첨부문서 파일

- 문서형식이 아닌 시청각 유형(동영상, 음성 파일 등)이나, 압축파일, PDF 등은 변환 대상에서 제외

※ 참조 :“3. 보존포맷변환시 오류처리절차”의「문서보존포맷으로 변환 가능한 전자파일 유형」

○ 장기보존포맷변환 대상 기록물

- 모든 기록물의 철과 건

○ 전자기록물철, 비전자기록물 철․건 : 메타데이터 + 전자서명

○ 전자기록물건 : 메타데이터 + 원문 + 문서보존포맷 + 전자서명

- 문서보존포맷 변환 제외대상 파일을 포함하고 있는 전자기록물건의 경우, 해당 파일의 문서보존포맷을 제외하고 변환됨

※ 기록관리 메타데이터 표준 개정에 따른 장기보존포맷 규격(스키마) 변경으로, 관련 프로그램 업그레이드 후 장기보존포맷 변환

(업그레이드 프로그램은 2014. 1분기 중 공지 및 배포 예정)

□ 보존포맷변환시스템 업무 구성

○ 기록관리시스템의 변환대상 기록물을 문서보존포맷 및 장기보존포맷으로 변환

○ 장기보존포맷 기록물의 경우 변환에 사용된 전자서명의 유효기간이 만료되면 국가기록원 장기검증시스템을 통해 해당 기록물의 유효성을 인증 가능

2. 보존포맷변환 실시

□ 변환 전 점검사항

○ 시스템 운영환경 점검

- 최소 사양 이상의 시스템 준비

▪ 서버사양(최소) : NT장비, 2CPU 이상(Xeon 3.0GHz), 메모리 4GB

※ 변환대상 전자기록물 규모에 따라, 성능 추가 및 여러 대의 병렬설치 가능

▪ 운영체제 : Window2003 이상

※ 전자문서를 생산하는 프로그램이 윈도우 환경에서 구동

▪ 스토리지 : 문서보존포맷 및 장기보존포맷 최초변환시 대상 파일용량의 약 3.5배 이상 필요

- 문서보존포맷 변환에 필요한 문서 프로그램을 서버에 설치

※ 각 기관 전자기록물 작성 프로그램 버전에 맞는 정품 프로그램

○ 네트워크 환경 점검 : 장기보존포맷 변환을 위해 인증서 검증 등을 위해 각 기관과 국가기록원간 네트워크 구간의 방화벽 포트 허용 필요

연계 시스템	IP/PORT	조건
- 국가기록원 장기검증시스템 (만료된 인증서 검증)	- IP : 10.×.×.× - PORT : 50012	양방향
- GPKI LDAP서버(중앙행정, 지자체) (유효한 인증서 검증)	- IP : 10.×.×.× - PORT : 389	양방향
- EPKI LDAP서버(교육청, 교육기관) (유효한 인증서 검증)	- IP : 61.×.×.× - PORT : 389	양방향
- TSA 서버 (타임스탬프토큰 요청)	- IP : 10.×.×.× - PORT : 80	양방향

※ 연계 IP 정보는 표준기록관리시스템 설치 요청시 별도 안내

○ 인증서 발급 및 설치 : 장기보존포맷 변환 및 장기검증 시 필요한 전자서명인증서(기관용, 서버용)를 발급기관으로부터 발급받아 설치

< 인증서 발급 기관 >

∙본청 및 지역교육지원청 : 교육기관인증센터(www.epki.go.kr)

○ 변환에 필요한 라이선스 발급 및 설치

- 장기검증 연계 API 라이선스 발급 필요

※ 장기검증 연계API 라이선스 발급 및 설치 방법 문의 :

국가기록원 기록정보화과 김현숙(042-481-6341,sotsog@korea.kr)

□ 변환시기

○ 각급 기록관은 전자기록물을 접수하여 품질검사와 검수 등 인수처리 완료 후 문서 및 장기보존포맷으로 변환

○ 영구기록물관리기관으로 전자기록물을 이관하는 경우에는 이관 전 기록관의 업무처리 과정에서 변경된 메타데이터를 추가하여 장기보존포맷으로 재변환

□ 변환절차

○ 표준기록관리시스템(기록물보존>포맷관리>문서보존포맷변환/장기보존포맷변환)에서 포맷변환 ⇒ 포맷변환 모니터링 ⇒ 변환실패 시 사유 확인 후 오류 조치 ⇒ 변환실패 후속조치로 재변환 및 조치 불가능한 오류는 불가 사유 입력 후 변환 불가 처리

○【문서보존포맷 변환상세절차】변환요청 ⇒ 변환요청 작업저장(공유 데이터베이스) ⇒ 변환작업과 대상파일 획득 ⇒ 파일변환 ⇒ 변환파일 저장 ⇒ 변환결과 전송

○【장기보존포맷 변환상세절차】변환요청 ⇒ 변환요청 작업․메타데이터 저장(공유 데이터베이스) ⇒ 변환작업과 대상파일 획득 ⇒ 파일변환 ⇒ 변환파일 저장 ⇒ 변환결과 전송

※ 변환절차는 시스템에서 자동적으로 이루어지며, 사용자화면에는 표시되지 않음

□ 문서보존포맷 변환 소요시간 산정(예시)

○ 변환소요시간 산정시 고려사항

① 변환 불가한 파일 유형은 변환 제외

② 변환대상 파일 크기, 문서 페이지 수에 따라 변환소요시간 비례

③ 통합형/공동형 표준기록관리시스템의 경우 서버 자원을 공유하므로 변환시간이 더 소요 가능

④ 시스템 환경에 따른 적절한 프로세스 수 설정

< 시스템 환경별 문서보존포맷 변환소요시간 >

변환 시스템 테스트 환경			파일 건당 평균변환시간 * 전체 파일수: 1,382 개 (기록물건수: 870건)
시스템사양	대수	서버당 변환 프로세스수
저사양 CPU(Intel Xeon 4core 2Ghz) MEM(2G) OS(win2003 enterprise)	1대	1	9.06초
		4	2.10초
고사양 CPU(Intel Xeon 32core 2.4Ghz) MEM(32G) OS(window2012 enterprise)	1대	1	4.37초
		8	0.92초

3. 보존포맷변환시 오류처리절차

□ 오류유형에 따른 처리절차

○ 보존포맷변환시 변환 오류 원인을 확인하여 유형별로 조치 가능한 경우 조치 후 변환하되, 조치 불가능한 기록물은 문서보존포맷 변환은 제외하고 장기보존포맷으로 변환

○ 영구기록물관리기관으로 이관하는 기록물철은 변환 오류 파일을 포함하고 있어도 이관함. 다만, 철 전체 파일이 장기보존포맷 오류인 경우에는 이관 대상에서 제외

※ 원칙적으로 진본성이 훼손되거나 가독(可讀)이 불가능한 전자파일은 이관 대상이 아니나, 이관은 철단위로 이루어지므로 오류 파일이 포함된 건만 제외할 수 없음

○ 오류유형별 조치방법

구분	오류유형		원인	조치 방법
문서 보존 포맷	조치 불가능	파일 자체 문제	∙해독 불가능한 암호 포함 ∙손상된 파일 등	∙문서보존포맷 제외하고 장기보존포맷 변환
	조치 가능	프로그램 설치 오류	∙변환대상파일 프로그램 미설치	∙해당 프로그램 설치
			∙프로그램 버전 상이	∙해당 문서에 맞는 버전의 프로그램 설치 ※ 오류 최소화를 위해 □글 오피스, MS 오피스는 2007 버전 이상 설치
장기 보존 포맷	조치 가능	인증서 오류	∙인증서 만료 ∙인증서 미설치	∙유효한 인증서 발급 및 설치
		방화벽 포트 미허용	∙연계시스템 방화벽 미허용	∙해당 방화벽 포트 허용
		API 라이선스 오류	∙GPKI 표준API, 장기검증API 라이선스 미설치 ∙변환서버 IP 변경	∙유효한 라이선스 발급 및 설치 ∙IP 변경될 경우 라이선스 재발급 필요
		장기보존포맷 규격 불일치	∙메타데이터 (파라미터 XML) 규격 불일치	∙규격에 맞게 메타 데이터 수정

□ 문서보존포맷으로 변환가능한 전자파일 유형

구분	S/W 명	버전	확장자	비고
1	□글 오피스	□글 97 기능강화판	.hwp, .hml	e-nala 편집기 버전 포함
		□글 2002
		□글 2002 SE
		□글 2004
		□글 2005
		□글 2007
		□글 2010
		□글 슬라이드 2004	.hpt
		□글 슬라이드 2005
		□글 슬라이드 2007
		□글 넥셀 2003	.nxl
		□글 넥셀 2004
		□글 넥셀 2005
		□글 넥셀 2007
2	MS 오피스	MS 워드 97	.doc, .rtf
		MS 워드 2000
		MS 워드 XP
		MS 워드 2003
		MS 워드 2007	.docx
		MS 워드 2010
		MS 엑셀 97	.xls
		MS 엑셀 2000
		MS 엑셀 XP
		MS 엑셀 2003
		MS 엑셀 2007	.xlsx
		MS 엑셀 2010
		MS 파워포인트 97	.ppt
		MS 파워포인트 2000
		MS 파워포인트 XP
		MS 파워포인트 2003
		MS 파워포인트 2007	.pptx
		MS 파워포인트 2010
3	훈민정음	훈민 2000/I/xp	.gul	삼성전자
4	핸디오피스	아리랑 2.0	.hwd	핸디소프트
		핸디오피스	.hgn
5	그룹웨어 문서	핸디 그룹웨어 문서	.hwn, .hwx
6	이미지	BMP, JPG, GIF, TIFF	.bmp, .jpg, .jpeg, .gif, .tif, .tiff
7	텍스트	메모장	.txt
8	기타	HTML, XML, log, ini	.htm, .html, .xml, .log, .ini

※ 지원 폰트 : 트루타입, 비트맵, 한글전용폰트

제4장 전자기록물 관리

제3절 RMS를 이용한 기록물 이관

1. 목적

○ 표준기록관리시스템에서 영구기록관리시스템으로 기록물을 이관할 때에 수행하는 절차 안내

2. 근거

○ 기록물 이관(공공기록물법 시행령 제40조)

- 기록관의 장은 보존기간 30년 이상의 기록물을 보존기간의 기산일부터 10년이 경과한 다음 연도 중에 관한 영구기록물관리기관이 제시한 일정에 따라 영구기록물관리기관으로 이관

- 기록관은 전자기록물을 이관하고자 하는 경우에는 진본성·무결성·신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 이관대상 기록물을 검수

- 오류가 없는 전자기록물에 대하여 진본임을 확인하는 행정전자서명 및 시점확인 정보를 첨부한 후 이관

2014년도 기록물 관리지침

3. 기록물 이관 업무 흐름도

4. 단계별 주요 기능설명

4.1 기록물 보존 단계

가. 문서보존포맷 변환

- 보존기간 10년 이상 전자기록물의 전자파일을 대상으로 문서보존포맷변환

- 문서보존포맷 변환이 실패한 전자파일은 해당 전자파일의 상태를 확인한 후 조치 가능한 경우와 불가능한 경우를 구분하여 각각 “재요청” 또는 “변환불가” 처리

※ 문서보존포맷 변환 작업 시 2015년 이관대상 전자기록물을 우선적으로 변환

나. 장기보존포맷 변환

- 문서보존포맷 변환이 완료된 기록물철 중 보존기간 10년 이상 기록물철을 철 단위로 장기보존포맷으로 변환

※ 장기보존포맷 변환 작업 이전에 문서보존포맷변환 작업 선행 필요

4.2 기록물 이관 단계

기록물 이관목록 확정

① 이관요청목록 통보(영구기록물관리기관)

- 기록물 생산현황보고 목록을 기반으로 영구기록물관리기관에서 이관대상목록을 작성하여 기록관에 통보

② 이관목록 접수 및 선정

- 영구기록물관리기관으로부터 접수 받은 이관요청 목록에 대하여 기록물철 단위로 이관연기대상 등 선별

③ 조기이관 대상 선정

- 영구기록물관리기관으로부터 접수 받은 이관요청 목록 이외에 조기 이관이 필요한 기록물을 선정하여 이관 대상에 추가

④ 이관목록 통보

- 영구기록물관리기관으로부터 접수 받은 이관요청 목록에 대한 검토(이관연기대상 선별 및 조기 이관대상 선정 등) 후 이관대상 목록을 영구기록물관리기관으로 통보

※ 기록관 및 영구기록물관리기관의 사정에 따라 ①번 절차를 거치지 않고, 이관목록(이관연기대상 및 조기이관대상 포함)을 작성하여 통보할 수 있음

⑤ 이관목록 검토 및 확정(영구기록물관리기관)

- 영구기록물관리기관은 기록관으로부터 접수 받은 이관대상기록물목록을 검토하고 이관목록을 최종 확정한 후 기록관에 통보

이관대상 기록물 검수 및 이관파일 생성

① 이관확정목록 접수

- 기록관은 영구기록물관리기관에서 확정한 최종 이관목록 접수

② 이관대상 기록물 공개재분류

- 이관확정 기록물에 대하여 비공개 또는 부분공개 기록물에 대하여 공개재분류 작업 수행

※ 최근 5년 이내에 공개재분류한 기록물은 공개재분류 절차 생략 가능(법제35조1항)

③ 이관대상 검수

- 이관대상 기록물의 품질검사(바이러스 검사 등) 시행

※ 품질검사 시, 바이러스에 감염된 전자파일을 치료하고, 내용 변경(손실)이 없는 경우 치료된 파일을 장기보존포맷 재변환 파일에 포함

- 기록물 보존 단계에서 변환한 장기보존포맷에 보존 중 변경된 관리정보 메타데이터를 추가하여 장기보존포맷으로 재변환 수행

※ 시스템 부하를 고려하여 야간 시간을 활용하여 재변환 수행 필요

④ 이관처리(이관데이터 생성)

- 장기보존포맷으로 재변환이 완료된 이관대상 기록물을 ‘기록관리시스템과 영구기록관리시스템간 데이터 연계 규격’에 따라 ‘이관파일’ 생성

※ 시스템 부하를 고려하여 야간 시간을 활용하여 데이터 생성 필요

⑤ 이관처리(이관데이터 전송)

- 생성한 이관파일을 온라인 또는 오프라인 방식으로 영구기록관리시스템으로 전송

※ 시스템 부하를 고려하여 야간 시간을 활용하여 전송 필요

기록물 이관(기록관리시스템)

① 오류 접수 및 조치

- 이관 기록물에 오류가 존재하는 경우 영구기록물관리기관으로부터 오류 목록 및 내역을 기록물철 단위로 접수하여 확인

- 오류 사항에 대한 수정·보완 후 ‘이관대상 검수’ 및 ‘이관처리 절차’ 재수행

② 인수완료 결과 접수

- 이관 기록물에 오류가 없는 경우 영구기록물관리기관으로부터 인수완료 통보 결과 접수

※ 온라인 또는 오프라인 방식 모두 가능

③ 기록물 이관완료 처리

- 영구기록물관리기관으로부터 통보 받은 인수완료 결과를 기록관리시스템에 반영

④ 이관완료 전자기록물 삭제

- 이관완료 처리된 전자기록물(원문, 문서보존포맷, 장기보존포맷 등 전자파일)은 기록관리시스템에서 삭제 처리

기록물 인수(영구기록관리시스템)

① 이관 기록물 접수

- 기록관으로부터 접수한 기록물에 대하여 품질검사(메타오류 검사, 바이러스 검사 등) 수행

② 이관 기록물 검수

- 접수한 기록물 자체에 오류가 있는지 여부를 기록물별로 검수

③ 접수·검수 오류 목록 발송

- 접수한 기록물에 오류가 존재하는 경우 오류 목록 및 내역을 기록관에 통보

※ 온라인 또는 오프라인 방식 모두 가능

④ 기록물 인수완료 결과 통보

- 기록관으로부터 인수한 기록물에 오류가 없는 경우 영구기록관리시스템에서 ‘인수완료’ 처리하고, 그 결과를 해당 기록관에 통보

▣ 참고사항1 ▣

참고사항

【광주광역시교육청 연간 기록관리 업무】

1월			2월				3월
▪ 기록물 정리(전기관) ▪ 기록관리 협의회 개최 (본청, 지원청, 전임자) ▪ 기록관리기본계획 수립 ▪ 기록관리지침 수립 시달			▪ 기록물 정리(전기관) ▪ 전자기록물 이관 ▪ 기록관리 담당자 교육 ▪ 과거사기록물 조사 통보 ▪ 재난대비계획 수립				▪ 중요기록물 등록(전기관) ▪ 기록관리 평가 자료 제출 ▪ 기록물 평가 폐기 준비
4월			5월				6월
▪ 기록물 평가 폐기 의견 조 회(기록관 ➠ 전기관) ▪ 기록물관리 지도점검 실시 (기록관 ➠ 전기관) ▪ 생활기록부 데이터 갱신			▪ 기록물 생산 현황 조사보고 (전기관 ➠ 기록관) ▪ 기록물관리 지도점검 실시 (기록관 ➠ 전기관) ▪ 생활기록부 데이터 갱신				▪ 기록물 기록관 이관 (본청 실과 ➠ 기록관) ▪ 평가 대상 기록물 심사
7월			8월				9월
▪ 기록물 평가 폐기 심의 (평가심의회 개최) ▪ 비전자기록물 이관 연장 (기록관 ➠ 직속 및 학교)			▪ 기록물 생산 현황 통보 (기록관 ➠ 국가기록원) ▪ 기록물 생산 현황 취합				▪ 기록물 보존기간 재책정 (평가 심의회 결과 통보) ▪ 폐기 대상 기록물 수합 (전기관 ➠ 기록관) ▪ 폐기 대상 기록물 파쇄
10월			11월				12월
▪ 비공개기록물 재분류 (기록관 ➠ 본청 실과) ▪ 비전자기록물 이관 (본청 실과 ➠ 기록관) ▪ 기록관리기준표 협의 (기록관, 기록원)			▪ 문서고 기록물 정수 점검 ▪ 미등록기록물 확인 점검 ▪ 기록관리 평가 결과 통지				▪ 기록물 보유 목록집 발간 (기록관 ➠ 본청 실과) ▪ 평가결과에 대한 후속 조치 ▪ 업무관리시스템 정리 및 종결

▣ 참고사항2 ▣

【 기록관리 업무담당자 연락처 】

기 관 명	부 서 명	담당자	연 락 처	비고
광주광역시교육청	총무과	권도균	062-380-4514
광주동부교육지원청	학교운영지원과	정현우	062-650-5619
광주서부교육지원청	학교운영지원과	김명숙	062-600-9736
국가기록원	사회기록관리과	양혜정	031-750-2368
교육부	운영지원과	유재상	044-203-6116
광주광역시청	총무과	박헤진	062-613-2841

2014년도 기록물 관리지침

발행인 : 박승재⃒  광주광역시서부교육지원청교육장

총  괄 : 송왕근⃒  학교운영지원과장

편  집 : 이은진⃒  기록·정보담당
김명숙⃒  기록·정보팀

김미미⃒  기록·정보팀
유홍염⃒  기록·정보팀

발행일 : 2014년 2월

발행처 : 광주광역시서부교육지원청 학교운영지원과

주  소 : 광주광역시 서구 상무 번영로 98 (치평동 1206)

연락처 : Tel. 062)600-9736

Fax.062)600-97309