– 기록물관리 -

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기록물 업무의 단계별 개요 - 분류

업무과정에 기반한 효율적인 기록관리를 위하여 현행 분류체계에서는 단위과제에 업무설명, 보존기간 및 보존기간 책정사유, 비치기록물 해당 여부와 공개여부, 접근권한 등의 기록관리 기준정보를 부여하고 있습니다.

* 공공기록물관리에관한법률 제9조, 영 제2조, 제22조, 제28조~제31조, 규칙 제7조, 제16조

가. 분류의 의미

1) 어떤 대상을 그 대상이나 유사성에 따라 종류별로 나누거나 배열하는 행위

2) 기록물의 분류는 개별 기록물에서 기록

물 그룹에 이르는 기록물의 형성과정을 논리적인 연관성에 따라 서로 구분 짓고 통합시키는 기초적인 기록물 관리행위

나. 분류의 필요성

1) 행정정보에 대한 종합적이고 과학적인 관리기반을 확립

2) 기록물에 대한 접근방법을 쉽고 체계적으로 만들어 기록물에 대한 이용효과를 높임

3) 구체적인 정보 없이 기록물을 검색할 때 해당 업무나 부서로 분류된 기록물을 검색 할 수 있도록 해줌

다. 기록관리기준표의 이해

1) 공공기관의 업무 과정을 범정부 차원에서 분류한 정부기능분체계를 6단계로 구분하고, 여기에서 최하위 단계인 ‘단위과제’별로 업무설명, 보존기간, 보존기간 책정사유 등의 기록관리 기준 정보를 부여하는 제도

2) 기록관리기준표는 2010.12.31.까지 사용해온 기록물분류기준표를 대체하는 새로운 분류로, 공공기록물관리에 관한 법률의 전면 개정(2007.4.5.)으로 사용하였으며, 16개 시□도교육청과 각급학교에서는 2011.1.1.부터 업무관리시스템을 사용하게 되면서 기록관리기준표로 전환

3) 관리의 기본단계 : 단위과제

□ 단위과제 : 업무간 유사성 및 독자성을 고려하여 업무절차 관점에서 소기능을 세분화한 업무영역을 정의

□ 단위과제 하위에 단위과제카드를 생성하여 기록물을 분류하되, 기록물의보존기간은 단위과제에 책정되므로, 단위과제카드는 단위과제의 보존기간을 승계

□ 보존기간 : 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년 ,1년

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기록물 업무의 단계별 개요 - 등록

기록물을 생산□접수 또는 배부한 때에 업무관리시스템에 등록하여 공식적 관리대상으로 확정합니다.

*관련법령 : 법 제8조, 영 제20조, 규칙 제4조

가. 등록의 의미

1) 업무수행 과정에서 생산 또는 접수한 모든 기록물을 업무관리시스템에 등록하여 등록번호를 부여함으로서 공식적인 관리대상으로 확정하는 기록관리의 실질적인 시작

나. 등록대상 기록물

1) 업무수행 과정에서 생산 또는 접수된 모든 문서

2) 조사□연구□검토서, 회의록

3) 교육감, 교육장, 학교장 등 공공기관의 장 등 주요 직위자의 업무노트, 일정표, 방명록 및 대화록

4) 결재□검토 과정에서 반려 또는 수정된 원본 문서

5) 업무와 관련하여 발간한 간행물

6) 공공기관의 주요행사, 사건 및 주요 직위자의 인물□업무 활동과 관련된 시청각 기록물

7) 업무수행과 관련하여 생산□활용한 형상기록물인 행정박물

다. 등록시기

1) 일반문서 : 결재 또는 보고가 끝난 후, 그리고 접수와 동시에 바로 등록

2) 시청각 기록물 : 적합한 대상을 선정한 후 등록, 녹음□동영상류는 편집이 완료된 직후에 등록

※ 주요 미등록되고 있는 비전자기록물 종류

- 대면 결재 문서

- 민원신청서

- 회의록 : 각 위원회 또는 협의회의 회의록

- 조사□연구□검토서 : 연구용역 결과물 등

- 각종 회계기록(장부) : 지출증빙서, 일상경비지급내역서 등

- 복무관련 대장 : 출장신청서, 근무상황부 등

- 업무관련 대장류 : 보안점검부, 당직근무일지 등

- 학적기록물 : 생활기록부, 졸업대장, 입퇴학처리부, 봉사활동기록부,                     출석부 등

라. 등록방법

1) 전자문서 : 결재 또는 접수가 끝난 후 자동으로 등록되므로 별도의 등록절차가 필요 없음.

2) 비전자문서

□ 업무관리시스템의 ‘비전자문서등록’ 기능을 이용하여 등록

□ 비전자로 생산□접수된 기록물은 반드시 업무관리시스템에 등록하여 관리대상에서 누락되지 않도록 해야 함.

□ 문서편철은 100매 단위가 원칙이나, 대장종류는 년 단위로 편철하고 년말에 비전자기록물로 등록

□ 다년도 계속하여 연결되는 대장류는 종료년도를 생산년도로 등록

마. 첨부물 분리등록

1) 본문과 형태나 규격 등이 달라 문서와 같이 등록할 수 없는 비디오테이프, CD-ROM, 녹음테이프, 종이도면 등과 파일이 커서 첨부가 안되는 첨부물은 분리등록

2) 이때 분리 등록된 기록물은 [본문의 등록번호 - 1]로 등록

바. 비전자기록물 등록번호 표시방법

1) 생산기록물의 등록번호 표시방법

□ 기안문□시행문 등 생산등록번호 또는 문서번호란이 설치되어 있는 기록물은 생산등록번호란 또는 문서번호란에 생산등록번호 표기

□ 생산등록번호란 또는 문서번호란이 없는 문서카드류□도면류 등의 기록물안 당해 기록물의 좌측 상단의 여백에 생산등록번호표기

□ 사진 또는 필름류의 기록물은 사진 뒷면이나, 사진□필름 등을 넣은 봉투 또는 사진□필름 등을 부착한 종이의 좌측상단 여백에 표기

□ 테이프□디스크□디스켓류의 기록물은 당해 기록물과 그 보존용기에 생산등록번호를 표기

□ 기록물의 재질 또는 규격상 기록물 자체에 생산등록번호를 표기하기 곤란한 기록물은 당해 기록물을 넣은 봉투 또는 보존용기에 생산등록번호를 표기

문서□카드류□도면류 등 보통규격 이상의 기록물							사진□필름□테이프□디스켓 등 소형규격의 기록물
등록번호					3.5cm		1.5 cm	등록	(등록번호)
등록일자									(등록일자)
처 리 과								3.5cm
공개여부
5cm

2) 접수기록물의 등록번호 표시방법

□ 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물은 접수번호란에 접수등록번호 표기

□ 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물외의 접수기록물은 생산등록번호의 표기와 동일한 방법으로 우측상단 여백에 접수등록번호 표기

문서□카드류□도면류 등 보통규격 이상의 기록물							사진□필름□테이프□디스켓 등 소형규격의 기록물
접수번호					3.5cm		1.5 cm	접수	(접수번호)
접수일자									(접수일자)
처 리 과								3.5cm
공개여부
5cm

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기록물 업무의 단계별 개요 - 편철 및 정리

기록물 편철은 직접적인 연관성을 지닌 기록물을 순서대로 함께 묶어 관리함으로써, 기록관리 및 정보의 단위를 구성하고 기록물에 대하여 물리적인 보호를 수행하는 기록관리 행위입니다.

*관련법령 : 법 제8조, 영 제23조

기록물 정리는 전년도 생산이 완결된 기록물에 대하여 공개여부□접근권한 재분류, 분류□편철 확정 등을 하고 그 결과를 기록물 및 기록물철 등록정보에 반영하여 일치하도록 합니다.

*관련법령 : 법 제19조, 영 제24조, 규칙 제14조

가. 기록물 편철의 의의

1) 기록물을 관련된 사안(업무)별로 논리적, 물리적인 결합을 하는 관리 행위

2) 직접적인 연관성을 지닌 기록물들을 단위 문서철에 편철하여 관리함으로써, 기록물에 원질서를 부여하고 검색, 활용 및 관리의 편의를 도모

3) 편철확정된 기록물은 해당 기록물의 종류별, 형태별로 적절한 보존방법에 따라 물리적으로 보호

나. 기록물 종류별 편철방법

1) 일반문서의 편철방법

① 업무진행 중에는 진행문서파일에 발생순 또는 논리적 순서에 따라 관리

② 사안이 종결되면 진행문서파일의 기록물을 꺼내어 기록물철 표지 및 색인목록을 출력하여 놓은 다음 문서를 순서대로 배열하여 편철한 후, 보존용 표지를 씌워 편철용 클립으로 고정

③ 기록물철 표지는 업무관리시스템을 이용하여 출력

기록물철 표지의 연도표시는 시작년도-종료년도로 하며, 기록물 이관시의 기준은 종료년도가 됨

④ 기록물철 등록 후 전산출력한 표지와 색인목록을 놓고 순서대로 편철

⑤ 기록물철당 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로 하며, 편철하여야 할 기록물의 양이 과다한 경우에는 2권 이상으로 나누어 편철하되, 각 기록물철에는 동일한 제목과 분류번호를 부여하고 괄호안에 권호수를 다르게 표기

예시) 같은 기록물이 2권인 경우 : 기록물관리업무(2-1), 기록물관리업무(2-2)

⑥ 문서의 면 표시는 기록물건별 페이지 수는 중앙 하단에, 기록물철별 페이지 수는 우측 하단에 위에서 아래의 순으로 부여하되 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 면수를 부여

문서철 : 우측 하단에 첫 번째 면부터 일련번호를 표지(1,2,3,4…)

전후관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 기록물의 건(件)은 당해 기록물의 전체면수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 중앙하단에 건별로 예시와 같이 표시

(예시) 3면으로 처리된 1건 기록의 경우 : 3-1, 3-2, 3-3으로 면표시

동일한 문서철을 2권 이상으로 나누어 편철한 경우 2권 이하의 문서철별 면수는 전권(1권) 마지막 면수에 이어서 일련번호를 부여

접혀있는 기록물은 펼친 상태에서 우측하단에 면 표시표지 및 색인목록을 제외한 본문부터 면표시

기록물 철단위의 면표시는 최초에는 연필로 표기하고 기록물정리가 완결되면 잉크 또는 넘버링기로 확정표기

⑦ 보존용표지를 씌운 기록물은 단위과제별로 보존상자에 넣어 관리하다가 이관합니다.

⑧ 진행문서파일은 다른 사안의 진행문서파일로 재활용합니다.

■ 일반문서 편철방법 ■

2) 카드류의 편철방법

3) 도면류의 편철방법

4) 시청각기록물의 편철방법

물리적으로 생산되는 시청각기록물은 사안별로 기록물철을 만들어 편철․정리.

하나의 주제․과제․행사․회의관련 기록물을 편철하고, 테이프․디스크․디스켓․ 영화필름 등 분리가 곤란한 것은 매체단위로 편철함. 예를들어 광복절 기념식 행사내용을 사진과 비디오테이프 2종으로 생산한 경우, 사진철과 비디오테이프철 2종의 기록물철로 구분.

다. 기록물 정리의 의의

1) 기록물 정리란?

- 기록물 정리는 해당 사안의 전년도에 생산이 완결된 기록물을 대상으로 생산현황통보 및 이관에 앞서 등록사항과 기록물 실물의 일치여부를 종합적으로 확인하고 물리적 정리를 완료하는 행위.

- 기록물 정리는 매년 2월 말까지 완결조치 해야 하며 정리기간 중에는 기록물 편철 및 재편철, 편철확정, 공개여부․접근권한 재분류 등을 해야 함.

- 전년도 생산 기록물 중 누락 기록물에 대한 추가 등록의 경우, 12월 31일 이후에는 추가등록이 불가하므로 반드시 해당년도 12월 31일까지 등록해야 함.

- 기록물은 회계연도를 적용하여 1년 단위로 종결하는 것을 원칙으로 함. 다만 다년도 사업의 경우 사업 완료시점에 해당기록물철 종결 가능

정리대상은 전년도에 사안별 업무처리가 완료된 기록물이며, 업무처리가 완결되지 않은 기록물의 경우, 업무처리가 완결된 년도의 다음해에 기록물정리 수행

※ 누락기록물에 대하여 생산년도 12월 31일 이후에 추가등록은 할 수 없는 것이 원칙이나 다음 연도에 등록 시 문서제목 앞에 생산년도를 표시하고 등록 가능

2) 기록물 정리 절차

순서	작업내용	세부내용	구분
1	미등록 기록물 등록	･ 회의록, 조사□연구□검토서 □ 대면결재문서, 복무관련대장등	비전자
2	등록정보수정	･ 접근권한, 공개여부, 보안여부 ･ 미비사항보완	공통
3	전자문서 정리	･ 재편철 및 단위과제카드 삭제 ･ 임시단위업무 재편철 및 삭제	전자
4	기록물편철	･ 철침제거, 면표기, 색인삽입 ･ 보존상자 편성	비전자
5	단위과제카드 종료처리	･ 업무관리시스템 정리 완료된 단위과제카드 종료처리	전자

3) 기록물 정리 내용

① 업무관리시스템에 미등록된 기록물이 있는지 여부를 확인하여, 누락기록물에 대해서는 추가등록 실시

② 생산□접수등록번호가 표시되지 않은 기록물이 있는지 여부를 확인하여, 누락된 기록물에 대해서는 생산□접수등록번호 표기

③ 분리등록하지 않는 첨부물이 있는지 확인, 누락된 첨부물에 대해서는 등록실시

④ 기록물이 해당 기록물철에 편철되어 있는지 여부확인

⑤ 등록정보와 실제 기록물 상태의 일치여부를 확인하여 미비사항 보완

⑥ 접근권한, 공개여부, 비밀여부를 확인하여 해당 항목의 변경이 필요한 경우에는 등록 정보를 수정

⑦ 비전자기록물은 등록 정보상의 쪽수와 실제기록물의 쪽수 일치여부를 확인한 후, 기록물철단위의 면 표시를 최종적으로 확정하여 표기

⑧ 기록물철을 생산연도별□보존기간별로 구분하여 보존상자에 편성

4) 업무관리시스템에서 비전자기록물 색인목록 및 표지 출력 방법

□ 업무관리시스템의 상단 「과제관리」클릭

□ 비전자기록물을 등록한 「과제카드명」클릭

□ 클릭한 과제카드 정보창에서 「표지색인」클릭

□ 등록된 비전자기록물이 있을 경우 아래와 같이 표지화면이 나타남

단, 비전자기록물이 등록되어 있지 않다면 “조회된 결과가 없습니다” 라고 표시됨

□ 프린트 버튼으로 출력하여 활용함

□ 「색인목록」체크하고 조회버튼을 클릭하면 아래와 같이 등록된 비전자기록물 목록 나타남

□ 100페이지가 넘을 경우 ※표시된 부분의 위아래 화살표를 이용하여 다음권의 색인목록을 확인할 수 있음.

□ 프린트 버튼으로 출력하여 활용함

※ □번 화면과 같이 하나의 과제카드에 과제담당자가 여러명일 경우

- 색인목록 출력시 하나의 과제카드에 여러 과제담당자들이 등록한 비전자기록물 전체목록이 등록일시 순으로 표시되므로, 과제담당자 중 1명이 취합하여 편철하여야 함.

- 가급적 표시가 되어 있는 과제 관리자가 취합하여 편철되어야 향후관리가 용이함

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기록물 업무의 단계별 개요 - 이관

기록물은 처리과에서 보존기간의 기산일로부터 2년의 범위 내에서 보관한 후, 기록물철 단위로 기록관으로 이관해야 합니다.

*관련볍령 : 법 제9조, 영 제32조, 규칙 제9조 ~ 20조

가. 기록물 이관의 개념

1) 기록물 이관이란 지적 통제과정의 하나로 업무수행이 종료된 후 처리과에서 보관하던 기록물을 기록물 관리기관으로 옮겨 집중 관리하는 절차

2) 활용의 필요성이 줄어든 기록물을 이관하여 보존에 따르는 비용을 최소화 시켜줌

3) 이관된 기록물은 관련 기록물들간의 연계활용이 가능하도록 관리하여 기록물 이용을 위한 효율성을 증대

나. 기록물 이관의 목적

1) 행정효율화 추구 및 행정의 투명성 보장

□ 기록물의 집중관리로 처리과의 관리대상 기록물의 양을 축소하고 보존비용을 절감

□ 기록물의 사후변조□유출□은폐방지를 위해 제3의 기관에서 관리필요

2) 기록정보의 공유

□ 기록물은 공공기관의 자산이자, 국민의 재산

□ 타 업무부서 및 타기관의 기록물도 기록정보의 공유대상이며, 공동활용 대상임

□ 국민의 알권리 충족 및 출판, 전시 등 다양한 기록정보서비스를 위한 자료

3) 중요 기록물의 선별 및 전문적 관리

□ 영구적으로 보존할 가치를 지닌 기록물을 선별하여 전문 시설장비□인력을 갖춘 기관에서 안전한 보존을 하도록 함

다. 이관시기

1) 처리과 → 기록관

□ 처리과는 기산일로부터 2년의 범위 내에서 기록관으로 이관

□ 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물은 10년 범위 내에서 단위과제카드 단위로 이관시기를 연장할 수 있음.

□ 업무관리시스템으로 생산된 기록물은 매1년 단위로 전년도 생산 기록물을 이관

- 각급 학교의 경우, 행정실에서 기록관리 업무를 주관하므로,  교무부에서         생산하고 보관중인 문서에 대하여 이관 업무를 수행하여야 함.

- 비전자문서의 이관 시 문서등록여부와 색인목록 작성 여부를 확인하시어         이관하여야 차 후 학교에서 우리지원청으로 문서이관 또는 폐기진행 시          행정실의 업무진행이 원활할 수 있음.

2) 기록관 → 영구기록물관리기관

□ 기록관은 기산일로부터 10년이 지난 다음해에 관할 영구기록물관리기관으로 이관

□ 현재 지방 영구기록물기록관이 없어 문서 이관작업이 어려운 실정으로 학교로부터 이관 연장신청을 받고 있음