2014년 기록관리

기본 운영 계획

2014. 2.

	광주광역시서부교육지원청
	(학교운영지원과 기록･정보팀)

차

례

Ⅰ. 기록관리 현황	1

1. 기록관리 전담조직 운영

2. 보존기록물 현황

3. 기록관 시설․장비 현황

Ⅱ. 기록관리방향 및 세부 추진계획	2

1. 기록관리 업무추진 방향

2. 기록관리 주요업무 월별 세부 추진계획

Ⅲ. 주요업무 세부 추진계획	3

제 1 분야 : 기록관리 제도 개선	3

1. 기록관리 업무지침 수립 및 운영

2. 생산의무 기록물 관리지침 수립 및 운영

3. 재난대비 기록관리 계획 수립

제 2 분야 : 기록관 운영 활성화	6

1. 기록관리 평가

2. 기록관리 기관 우수사례 도입 및 선진화 노력

제 3 분야 : 기록관리 역량강화 및 기록문화 제고	7

1. 상․하반기 지역교육청 기록관리 담당자 간담회

2. 업무수행에 따른 처리과 기록물 담당자 연수

3. 현장으로 찾아가는 맞춤형 컨설팅 교육

4. 기록관 및 처리과 담당자교육

5. 기록관리 업무 지침

제 4 분야 : 기록관리 업무프로세스 개선	9

1. 기록물 정리 및 생산현황 보고

2. 소장기록물 재정비

3. 기록물 정수점검 및 관리 강화

4. 기록물 평가 및 폐기

5. 기록물 이관

6. 비공개기록물 공개재분류

제 5 분야 : 기록물 보존 및 활용	14

1. 기록물 검색시스템 강화, 열람대출 및 활용지원

2. 특수유형 기록물 수집 강화

3. 기록물 보존서고 시설환경 개선

Ⅰ	기록관리 현황

1. 기록관리 전담조직 운영

가. 소 속 : 학교운영지원과 기록․정보팀

나. 현 원 : 기록정보담당 1명, 연구사 1명, 주무관3명

2. 보존기록물 현황

<2014.1.현재>

구 분	보존기간별 수량
	계	영구	준영구	30년	10년	5년	3년	1년
종이기록물(권)	10227	4213	311	453	1589	1844	1816	1
1시청각 -사진류(매)	18	18	-	-	-	-	-	-

3. 기록관 시설․장비현황

가. 시 설

구 분	명 칭	면 적	비 고
문서고	서고	101(m2)
	열람실	52.2(m2)

나. 장 비

구 분	장비명	규 격	수량	비고
보존장비	모빌렉(이동식서가)	6단 3연, 6단 2연	25개
공기조화설비	항온항습기	HT-A050SU	2대
온․습도계	디지털온습도기록계	내장형메모리	1대	2012확보
소화설비	자동소화설비		6대	서고 내
	HCFC 수동식소화기		1대	서고 내
	수동식 분말소화기기		1대	열람실 내
보안장비	이중잠금장치	도어락, 자물쇠	1식
	움직임 감지센서		1식

Ⅱ	기록관리 방향 및 세부 추진계획

1. 기록관리 업무추진 방향

가. 기록관리 변화 요구

기록관리 제도의 안정적 정착을 위한 지속적인 관심과 업무능력 향상 필요

기록물의 철저한 등록․보존․활용 등 기록관리 제반절차의 충실한 이행필요

각급 기관․부서 기록관리 담당자의 실무 역량강화 및 조직 전체의 기록문화 쇄신 요구

현대적 기록보존․관리 시설 및 장비 구축이 완료됨에 따라 기록물 재정비로 기초 데이터를 확보하여 기록관리 프로세스 기반 강화 필요

나. 우리청 2014년 기록관리 방향

교육지원청 소속 직원의 기록관리 업무역량 강화

처리과 기록관리 담당자의 실무역량강화 및 조직전체의 기록문화 쇄신

처리과 기록관리 실태 조사 및 지도․점검 강화

보존기록물 검색기능 강화시스템 구축 및 활용 지원

2. 기록관리 주요업무 월별 세부 추진계획

가. 연중 추진 업무

소장기록물 재정비(색인화 작업)

처리과 지도․감독 및 후속조치

기록물 검색시스템 강화, 열람대출 및 활용지원

행정박물 및 특수유형 기록물 수집

서고 시설환경 개선 및 유지

나. 월별 세부 추진계획

월 별	추진내용
1월	▪비전자 기록물 정비 ▪상반기 지역교육청 기록관리 담당자 간담회
2월	▪2014년 기록관리 기본 운영계획 수립 ▪기록관리 업무지침 수립 ▪재난대비 기록관리계획 수립 ▪기록물 정리(처리과) ▪학교 기록관리 담당자 교육
3월	▪기록물생산현황통보(처리과➠기록관) ▪상반기 기록관리 지도․점검실시(기록관➠처리과)
4월	▪생산의무기록물 관리지침 수립 ▪현장으로 찾아가는 맞춤형 컨설팅 교육 시작
5월	▪생산현황 통보자료 오류검사 ▪학교 및 각과 기록물 이관
6월	▪생산현황통보 자료 오류검사(계속)
7월	▪학교 및 각과 폐기대상 기록물 목록 수합 ▪하반기 지역교육청 기록관리 담당자 간담회
8월	▪학교 및 각과 폐기대상 기록물 심사(8~10월) ▪전년도 기록물 생산현황 통보완료(기록관➠국가기록원) ▪처리과 이관대상 기록물 목록추출
9월	▪하반기 기록관리 지도·점검실시(기록관➠처리과)
10월	▪기록관리기준표 협의 -매년 10월31일까지 신설․변경 단위과제에 대해 영구기록물관리기관과 협의
11월	▪기록물 평가심의회 ▪기록물 정수점검 및 관리 ▪비공개기록물 공개여부 재분류 ▪행정박물 파악·수집 ▪기록관리 지도·점검 실태 후속조치
12월	▪기록물 반출 및 폐기작업 실시 ▪2014년 기록관리 업무 추진 결과분석 및 반성

Ⅲ	주요업무 세부 추진계획

추진계획	5개 분야 20개 항목

제 1 분야	기록관리 제도 개선

1. 기록관리 업무지침 수립 및 운영

가. 목적 및 필요성

기록관리 제반 절차의 충실한 이행으로 기록물의 안전한 관리 도모

처리과의 효율적 기록관리 업무 수행 도모

나. 추진 근거 : 공공기록물 관리에 관한 법률 제13조

다. 추진 시기 : 2014.2.

라. 주요 내용

상세한 업무지침을 수립․전파하여 우리청 각과 및 학교를 포함한 모든 처리과의 효율적 기록관리 업무수행 도모

지침수록 내용

기록관리 목적

기록물 정리․분류․등록 방법

기록물 생산현황 통보 방법

기록물 이관 및 평가․폐기 절차

기록물 유형별․종류별 관리 지침

2. 생산의무 기록물 관리지침 수립 및 운영

가. 목적 및 필요성

생산의무 기록물(회의록, 조사․연구 검토서, 시청각기록물)의 생산 및 등록관리 강화

우리 지원청의 행정적․역사적 자산으로서 가치가 높은 생산의무 기록물에 대한 세부 관리 지침 필요

나. 추진 근거 : 공공기록물 관리에 관한 법률 제17조 및 동법시행령 제17조, 제18조, 제19조

다. 추진 시기 : 2014.4.

라. 주요 내용

조사․연구 검토서는 업무를 수행하기 전 계획단계에서 만들어지는 기록물로써 미등록되지 않고 기록물 생산등록이 이루어질 수 있도록 자체교육 시 안내

기관별로 회의록이 생산되는 주요회의(위원회, 협의회 등 포함) 현황파악

회의개최여부 및 회의록 생산여부 파악

생산된 회의록 등 관련기록물을 기록물등록대장에 등록유무 확인하여 미등록된 기록물 추가 정리․등록

기존 생산된 시청각 기록물의 수집 강화

회의록 및 조사연구․검토서 관리 지침, 시청각 기록물 관리지침 수립

3. 재난대비 기록관리 계획 수립

가. 목적 및 필요성

기록물의 안전한 보호와 기록정보의 외부 유출 방지

재난 대비 중요기록물의 손실 방지와 기록유산의 안전한 보존체계 마련 및 대응 방안 확립

나. 추진 근거 : 공공기록물 관리에 관한 법률 제30조 및 동법시행령 제38조

다. 추진 시기 : 2014.2.

라. 주요 내용

기록관 보안 및 재난대비 계획 수정

비상 대비 용품 관리방안 보완

기록물 구난 및 응급 세부 지침 마련

기록물대피 우선순위 지정여부를 보완하고 실제 서가에 대피순위 식별표시

기록관 보안 및 재난대비 계획에 따른 모의훈련 실시

보안사고 또는 재난 발생 상황 설정

상황 및 대응 시나리오 작성

기록관 직원을 대상으로 실제 훈련 실시

서고 내 기록물대피 우선순위 설정

등급 (보존연한)	기 준
1순위 (영구.준영구)	- 사료적 가치가 높은 기록물 - 손실될 경우 대체가 불가능한 기록물 - 복구가 불가능하거나 어려운 기록물
2등급 (10년)	- 중요하며 손실된 경우 심각한 문제가 발생할 수 있고 비용이 많이 들지만 대체가 가능한 기록물
3등급	- 상대적으로 덜 중요하며 손실된 경우 문제가 발생하지 않고 쉽게 대체가 가능한 기록물

제 2 분야	기록관 운영 활성화

1. 기록관리 평가

가. 목적 및 필요성

기록관리 인식 수준 제고 및 제도의 정착 및 문화 확산을 위해 국가기록원에서 3년주기 실시되고 있는 기록관리 현황평가에서 우수한 성적을 거두어 모범적인 기록관리 기관이미지 제고

나. 추진 근거 : 공공기록물 관리에 관한 법률 제63조

다. 주요 내용

평가기관 : 국가기록원

평가내용 : 2014년도 기록관리업무 추진실적을 기록관 운영의 적절성 및 기록관리 업무의 적법성 등 3개 분야 17개 항목으로 구분하여 평가(평가계획 평가대상기관에 설명․통보)

세부사항

1차 서면평가 자료제출(기록관리시스템에 등록)

1차 서면평가 결과

2차 실사 평가

2차 실사평가 결과(최종결과)

2014년 목표 : 우리 기관 비대상

2. 기록관리기관 우수사례 도입 및 선진화 노력

가. 목적 및 필요성

선진 기록관리 기관의 우수사례를 도입

나. 주요 내용

기록관리 업무 프로세스 우수사례 도입

기록 보존시설 및 장비구축 현황 조사

기록관리 교육 과정별 내용 및 실시 현황 조사

기록관리 정책 관련 공동협력 체계 마련

제 3 분야	기록관리 역량강화 및 기록문화 제고

1. 상․하반기 지역교육청 기록관리 담당자 간담회

가. 목적 및 필요성

기록관리 중요성에 대한 인식 제고 및 실무역량 강화

기록관리 현황 평가 대비

효율적인 기록관리 업무 프로세스 공유 및 개선 방안 논의

나. 추진 근거 : 공공기록물 관리에 관한 법률 제13조

다. 추진 시기 : 2014.1.(상반기), 2014.7.(하반기)

라. 장소 : 우리청 2층 학부모상담실

마. 대상 : 동․서부 지역교육지원청 기록관리 담당자 6명

바. 간담회 내용

기록관리 현황평가 대비 전년도 추진실적 점검

기록관리 현황평가 관련 대응 방안 협의

기록관리 업무 지침 안내

2014년 생산현황 통보 업무 추진 계획 안내 등

기타 기록관리 관련 개선 방안 토의

기록관 단계의 기록관리 실무

2. 업무수행에 따른 처리과 기록물 담당자 연수

가. 목적 및 필요성

기록관리 중요성에 대한 인식제고 및 실무역량 강화

처리과 협조가 필요한 업무 추진에 따른 적시 교육

나. 추진 근거 : 공공기록물 관리에 관한 법률 제13조

다. 추진 시기 : 기록물 이관․생산현황보고․폐기 진행시

라. 대상 : 처리과 기록물 업무담당자

마. 교육 내용

기록관리 전반

기록물의 편철 및 관리요령

기록물 이관 및 폐기 진행시 유의사항

3. 현장으로 찾아가는 맞춤형 컨설팅 교육

가. 목적 및 필요성

기록관리 중요성에 대한 인식제고 및 실무역량 강화

기록물 평가 및 폐기 업무의 정확도 제고

나. 추진 근거 : 공공기록물 관리에 관한 법률 제13조

다. 현황 : 2013년도 26개교 실시

라. 대상 : 초·중학교중 신청학교

마. 추진 시기 : 세부계획 수립 후 2014년 연중

바. 방법 : 해당기관 방문 교육

사. 교육 내용

기록관리 인식

기록관리 책임자 지정, 기록관리 교육 및 이수실적

기록물 생산 및 등록

회의록, 연간․월간․주간업무계획, 비전자기록물의 등록 여부

기록물 정리

기관(학교) 내 부서기록물의 이관 실시 여부

서고 관리

문서고 확보, 관리대장 비치, 정리상태 등

4. 기록관 및 처리과 담당자교육 실시

가. 목적 및 필요성

기록관 직원 및 처리과 기록관리 업무 담당자 업무능력향상

담당자 교육을 통한 기관의 기록관리 업무능력 고취

기록관담당자 교육 연 20시간 이상 필요

처리과 담당자 연 3회 이상 교육 필요

나. 추진 근거 : 공공기록물 관리에 관한 법률 제13조, 제14조

다. 추진 시기 : 2014년 연중 국가기록원 온․오프라인 교육 진행 시

라. 대상 : 기록관 및 처리과 담당자

마. 교육 내용

기록관리 전반

기록물의 편철 및 관리요령

정보공개제도의 이해 등

5. 기록관리 업무지침 보급

가. 목적 및 필요성

기록관리 중요성에 대한 인식제고 및 실무역량 강화

기록관리 업무를 위한 지침서 필요

나. 추진 근거 : 공공기록물 관리에 관한 법률 제13조

다. 추진 시기 : 2014.11.

라. 배포처 : 간행물 제공 및 우리청 홈페이지 게시

마. 주요 내용

기록물 정리·생산·이관·평가 및 폐기

기록물의 종류·형태별 관리

전자기록물 관리

제 4 분야	기록관리 업무 프로세스 개선

1. 기록물 정리 및 생산현황 보고

가. 목적 및 필요성

전년도 생산이 완결된 기록물을 대상으로 등록사항과 실제 기록물 상태의 일치여부 확인 및 물리적인 정리 완료

생산기록물의 통계작성 및 정책 수립 활용

나. 추진 근거 : 공공기록물 관리에 관한 법률 제19조 및 동법시행령 제33조, 제42조

다. 추진 시기

기록물 정리 : 2014.2.28.까지

처리과 생산현황 보고 : 2014.5.31.

(법적기한이 5.31.까지이나 기록물 정리와 연계하여 그 안에 처리예정)

기록관 생산현황 보고 : 2014.8.31.까지

라. 추진대상

대상기관 : 우리청 산하 공립 유치원, 초․중등학교

대상기록물 : 2013년 생산․접수된 종이기록물 전체

주요내용

단위업무에 따른 사안별 기록 재편철

미등록 주요 기록물 등록 정리 안내

처리과별 기록관리 책임자 주도로 충실한 기록물정리 실시

에러사항 사전 점검을 거쳐 생산현황 취합

마. 추진절차

기록물철 정리완료	-	생산현황 통보 (처리과➡기록관) 5.31.까지	-	생산현황 통보자료 취합 및 오류검사		생산현황통보(기록관➡국가기록원) 8.31.까지
처리과		처리과		기록관		국가기록원

2. 소장기록물 재정비

가. 목적 및 필요성

기록관에 소장중인 기록물의 안전한 장기보존

기록물 목록 건별 색인화 작업을 실시하여 쉽고 간편한 검색으로 그 활용도를 높이기 위함

나. 추진 근거 : 공공기록물 관리에 관한 법률 제19조 및 동법시행령 제38조

다. 추진 시기 : 연중

라. 정비 대상 : 서고 소장 기록물 및 2014년 이관 기록물

마. 정비 내용

1차 정비내용

소장기록물에 대한 건별 세부 색인화작업 실시

색인화 대상 : 문서고 소장 2014년 비전자 이관 기록물

2차 정비내용

배열이 완료된 후 중요기록물에서 일반 기록물 순으로 건목록 작성

보존기록대장 건목록 반영

3. 기록물 정수점검 및 관리 강화

가. 목적 및 필요성

처리과 및 학교 소장 기록물에 대한 정수 및 상태, 위치정보 등 정확한 정보 파악

인사이동 및 문서이관 작업의 정확도 제고를 위한 사전조사 필요

나. 추진 근거 : 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제38조

다. 추진 시기 : 2014. 11.～12.

라. 추진대상 : 우리청 내 처리과 및 산하학교

마. 주요내용

기록물 정수점검의 정확성 제고를 위한 사전교육 및 점검 실시

4. 기록물 평가 및 폐기

가. 목적 및 필요성

보존기간이 만료된 기록물의 가치를 재평가하여 보존 또는 폐기를 결정함으로서, 가치가 높은 기록물을 안정적으로 보존하고, 한정된 서고 공간의 효율적인 관리 도모

기록물 평가 및 폐기 업무의 정확도 제고를 위한 사전조사 필요

나. 추진 근거 : 공공기록물 관리에 관한 법률 제27조 및 동법시행령 제43조

다. 추진 시기 : 2014. 7.～12

7월말 : 폐기목록 수합(문서색인 포함)

10-11월 : 기록물전문요원 기록물심사

11월 : 평가 및 폐기심의

12월 : 폐기집행

라. 추진대상 : 우리청 각과 및 산하학교

마. 주요내용

대상 기록물에 대한 처리과 의견조회-기록연구사 심사 - 기록물평가심의회 심의절차 반드시 이행

2014년 평가 및 폐기 처리결과 심의대상 기록물 중 재분류 및 보류를 제외한 기록물 폐기 실시

심의 결과 재분류, 보류, 폐기로 판정하여, 재분류․보류 판정 기록물은 계속 보존․관리하고 폐기 판정 기록물은 폐기 절차에 따라 폐기 처리함

바. 추진절차

평가․폐기 계획 수립 및 기록물 조사		처리과 의견 제출		기록물전문요원의 심사		평가심의회 구성 및 심의 - 폐기, 보류, 재책정 심의		심의결과 집행
기록관		처리과		기록관		기록관		기록관

5. 기록물 이관

가. 목적 및 필요성

이관시기 도래 기록물을 안전한 보존시설을 갖춘 기록관 서고에 모아 기록물의 유출 및 분실, 훼손을 방지

처리과 내 관리 문서량 축소 및 기록보존 비용의 절감 효과 기대

영구적 보존가치가 있는 기록물을 선별하여 전문적 시설․장비, 인력을 갖춘 기관에서의 안전한 보존을 실현

나. 추진 근거 : 공공기록물 관리에 관한 법률 제19조 및 동법시행령 제32조

다. 추진 시기 : 2014. 5.

라. 추진대상

처리과 및 산하기관(학교)

2011.12.31.까지 생산․접수된 비전자기록물 전체

마. 주요내용

이관시기 도래 기록물과 과거 미이관되어 각부서에서 소장중인 기록물을 서고로 이관받아 안전하게 관리

지원청 각 처리과 보관 비전자기록물

처리과에서는 모든 이관대상 기록물을 이관하여야 함

기록물은 처리과에서 작성한 이관목록과 보관상자에 편성한 실제 기록물이 일치하는 경우에만 인수

이관 시기의 조정이 필요한 경우에는 사전에 이관시기 연장 조치

바. 추진절차

이관목록작성	-	이관목록 or 이관연기목록 공문통보 (➡기록관)	-	이관일정 통보 (➡처리과)		기록물 이관 (처리과➡문서고)		검수, 정리 및 서가배열
처리과		처리과		기록관		처리과-기록관		기록관

이관 시 주의사항

전자문서시스템에 등록된 비전자기록물만이 이관대상이 됨.

미등록된 비전자기록물은 색인목록 및 표지를 수기작성 해야 함.

6. 비공개기록물 공개재분류

가. 목적 및 필요성

기록정보의 민감성이나 이익침해 등의 소멸여부를 주기적으로 신속하게 검토하여 기록물을 공개하고 자원화하여 활용하기 위함

공공기관은 기록물의 공개여부를 분류하여 관리해야 하며 소속 기록관은 비공개기록물에 대하여 재분류된 시점부터 매5년마다 공개여부를 재분류해야 함

나. 추진 근거 : 공공기록물 관리에 관한 법률 제35조 및 동법시행령 제72조

다. 추진 시기 : 2014. 11.

라. 추진대상 : 문서고 소장 기록물 중 비공개기록물

마. 주요내용

공개재분류 원칙

비공개대상 정보를 제외하고 공개 가능한 부분은 모두 공개

비공개기록물은 생산종료 후 30년 경과하면 모두 공개하는 것이 원칙

개인정보를 포함한 경우, 개인의 프라이버시를 침해하지 않는 범위 내에서 최대한 공개

기록물의 공개․비공개 값은 기록물건 단위로 책정되어야 하나 현재 우리 기록관 보유 기록물은 철별 공개․비공개 값이 책정되어 있거나, 해당 정보가 없어 건목록 작업이 선행되어야 함

최초 재분류 시점 : 기록물 이관 시

공공기관은 기록물을 이관하는 때에는 당해 기록물의 공개여부를 재분류하여 이관

바. 추진절차

비공개기록물 목록 추출 (처리과별, 기록물 유형별 분류)		공개재분류 기준 수립		기록관 공개여부 검토 및 기준서 및 검토서 작성		처리과 의견조회

협의/조정 -기록관과 처리과 의견 상이 시		결과보고 및 공개여부 확정		재분류 결과 기록관 홈페이지 게시

제 5 분야	기록물 보존 및 활용

1. 기록물 검색시스템 강화, 열람대출 및 활용지원

가. 목적 및 필요성

직원들의 업무상 활용을 위해 소장 기록물의 열람 및 대출 서비스 실시

건별 색인목록을 데이터화하여 기록물 보존․관리를 용이하게 하고, 효율적인 열람․대출서비스 제공

나. 추진 근거 : 공공기록물 관리에 관한 법률 제13조

다. 추진 시기 : 연중

라. 추진 대상 : 문서고 소장 기록물

마. 주요 내용

기록물 열람 및 대출 시 문서고 출입대장 및 대출대장 구비

비전자기록물의 열람 및 대출

서고 출입자 통제 : 서고관리 책임자 허락- 출입대장 등재

비전자 기록물 열람 : 서고관리 책임자 입회하에 열람

비전자 기록물 대출 : 서고관리 책임자 허락 - 대출대장 등재(타부처 공무원과 민간인의 경우 기록관 내에서 열람만 가능)

2. 특수유형 기록물 수집 강화

가. 목적 및 필요성

역사적 가치가 매우 높은 특수유형 기록물 수집으로 생생한 역사기록의 후대 전승

교육행정 기록의 역사적 가치 제고

나. 추진 근거 : 공공기록물 관리에 관한 법률 제24조 및 동법시행령 제57조

다. 추진 시기 : 2014.11.

라. 주요내용

시청각 기록물 수집․등록 및 전자화

교육 박물류 수집․등록․보존

수집․등록 대상

교육장 행사․활동관련 사진 및 동영상 기록물

우리청 주요행사 관련 사진 기록물

폐지학교 관련 시청각 기록물 및 교육박물류

기타 우리청 교육과 관련된 역사적 가치가 있는 시청각기록물 및 교육박물류

2014.1. 현재 문서고 소장 특수유형 기록물 현황

구분	유형	수량	비고
시청각	인화사진 및 앨범	18권	교육청 행사 및 졸업사진․앨범 등

행정박물류 및 영상기록물 등 수집계획 마련필요

3. 기록물 보존 서고시설 환경 개선

가. 목적 및 필요성

보존환경 개선으로 기록물의 안전한 보존

보안사고 및 재난예방 활동 강화

나. 추진 근거 : 공공기록물 관리에 관한 법률 제28조 및 동법시행령 제 38조

다. 추진 시기 : 연중

라. 주요내용

기록물 통계의 유지 및 보존상태 점검

보존을 위한 설비의 정상가동 유지 및 점검

항온항습기 점검

온․습도계 사용하여 시간대별 온․습도 측정 및 기록

자동소화설비 점검

이중잠금장치 점검

에어커튼 가동 상태 확인

가스식 소화기 점검

긴급사태시 재난대책에 따른 조치

자동소화설비 점검

누수 점검

비상대비용품 상태 점검

보안점검 실시

서고 출입통제 및 기록물의 반출관리 등